Como trabalhar remotamente durante períodos desafiadores

A COVID-19 afetou a vida de pessoas em todo o mundo. As restrições de viagens e as novas regras para grandes aglomerações públicas mudaram as rotinas diárias de milhões de indivíduos. Nas últimas semanas, muitos dos meus colegas e clientes me perguntaram o seguinte: o que podemos fazer para ajudar?

Lily Zheng é uma amiga e colega de trabalho que mora em Xangai. Já trabalhamos in loco na China, mas nos reunimos principalmente no Microsoft Teams. Lily escreveu recentemente uma carta para clientes regionais sobre o que ela e sua equipe aprenderam ao trabalhar de maneira remota durante a epidemia. Sua carta inspirou nossa equipe a disponibilizar o Microsoft Teams gratuitamente às pessoas que estão migrando para o trabalho remoto durante esse período desafiador. Quero compartilhar com as pessoas em todo o mundo que possam se beneficiar da experiência da nossa equipe de Shanghai. Espero que você ache isso tão útil quanto eu.

Agora vou passar para a Lily.

Prezados clientes,

Meu nome é Lily Zheng, sou funcionária da Microsoft e moro em Shanghai. Como o surto de COVID-19 continua a afetar milhões de pessoas aqui na China, experimentamos um enorme aumento no trabalho remoto. É como se todas as escolas, hospitais e empresas na China agora fossem uma organização distribuída, mesmo que temporariamente. Desde epidemias de vírus, como a COVID-19, até emergências climáticas inesperadas, há muitas razões pelas quais o trabalho remoto de repente pode se tornar necessário. Assim, quero compartilhar três lições aprendidas nas últimas semanas, bem como as três lições que aprendemos com os nossos clientes conforme eles se adaptam ao trabalho remoto.

Como muitos de vocês, comecei a ouvir sobre o vírus em janeiro, principalmente na mídia social. Mas não entendi que seria algo tão importante até o Ano Novo Chinês. Foi quando o número de pessoas afetadas começou a subir rapidamente devido ao fluxo de viagens para o Festival da Primavera. Em 23 de janeiro, o governo fechou a província Hubei para restringir a disseminação do vírus. No dia seguinte, véspera de Ano Novo, minha família havia planejado ir ao cinema. Quando soubemos pela imprensa que os cinemas da cidade haviam sido fechados, entendemos realmente a gravidade da epidemia. Dois dias mais tarde, o governo anunciou cancelamentos sem precedentes dos eventos do Festival da Primavera, e eu cancelei as férias em família há muito tempo planejadas. As crianças ficaram arrasadas, mas eu tinha que pensar primeiro em nossa saúde e segurança.

Funcionários da Microsoft trabalhando remotamente
Zheng e seus colegas de equipe da Microsoft na China colaboram diretamente entre si durante o trabalho remoto.

Então, o que digo quando as pessoas perguntam como é trabalhar na China agora? O trabalho remoto reduz o tempo de trânsito, e certamente não estamos mais preocupados com roupas. Além disso, com vários restaurantes fechados, estamos todos aprimorando nossas habilidades culinárias. No entanto, com as escolas das crianças fechadas, e as babás também presas em casa, permanecer produtivo pode ser um desafio.

O que eu aprendi com o trabalho remoto

Embora nossa equipe esteja acostumada a trabalhar remotamente, as últimas semanas foram muito esclarecedoras sobre o que um trabalho remoto sustentável e bem-sucedido exige. Estas são as três principais lições.

Cuide-se.

Essa mudança para o trabalho remoto tem a ver com proteger nossa saúde física, minimizando o contato com o vírus. Todo mundo entende isso. O que é menos óbvio é que trabalhar onde você mora pode criar seu próprio tipo de estresse. Dedicar tempo para se exercitar, comer bem e desfrutar de períodos de inatividade real longe das telas é essencial para manter o bem-estar mental enquanto trabalha em casa.

Dedique-se totalmente.

Pode ser tentador adiar as tarefas enquanto trabalhamos remotamente. No entanto, as equipes que prosperam no trabalho remoto encontram maneiras de fazer praticamente tudo online. Se você agendou reuniões individuais, mantenha-as. Se você planejou reuniões grandes ou até um webinar, faça-o. Se você estiver pronto para fazer um brainstorm sobre uma apresentação futura, participe dessa chamada de vídeo.

Apoie seus colegas de equipe.

Também aprendi com essa experiência que dar suporte aos outros é a melhor maneira de se manter positivo e energizado. Usamos nossas ferramentas online para fazer mais do que apenas trabalhar, compartilhando fotos da família e dos animais de estimação e verificando como os outros estão durante o dia todo ao enviar uma mensagem instantânea. Animarmos uns aos outros é bom não só para manter a motivação, mas também para manter nossa equipe unida quando trabalhamos separados.

O que eu aprendi com os clientes

No espaço de algumas semanas, vimos nossos clientes da China transformarem a maneira como trabalham. Aqui estão três coisas que aprendemos com os clientes para promover o sucesso das organizações.

Abra imediatamente as linhas de comunicação.

Quando seus funcionários estão trabalhando remotamente, é muito importante garantir que todos fiquem informados sobre os negócios. Um dos nossos clientes, uma grande empresa de seguros sediada na Ásia, começou a transmitir mensagens de vídeo aos seus funcionários para garantir que todos tivessem acesso às informações mais recentes. Com todos equilibrando o trabalho em casa com os cuidados infantis e outros desafios, os vídeos gravados permitem que as pessoas consigam se atualizar, caso não possam participar de uma videoconferência ou de um briefing.

Mantenha-se em movimento.

Embora possa ser tentador adiar planos até que todos possam se reunir, as empresas daqui estão encontrando maneiras de manter as coisas avançando. Com o incentivo do governo, muitas escolas conseguiram iniciar seus períodos no prazo, colocando tudo online. Elas fornecem suporte aos seus alunos, criando cronogramas claros, organizando eventos que elevam a moral, como desafios de culinária, e comunicando cuidadosamente as tarefas e outras informações para que os alunos não fiquem sobrecarregados.

Até mesmo as grandes reuniões podem ser feitas online.

Muitos de nós estamos acostumados a chamadas rápidas ou chat em vídeo com alguns colegas de equipe, mas reuniões grandes e formais também podem ser realizadas online com sucesso. Com tantos funcionários optando por trabalhar de forma remota, os hospitais têm reunido remotamente suas equipes. Por exemplo, um hospital em Dalian vêm realizando grande reuniões com a equipe usando o Teams. O princípio das reuniões online bem-sucedidas inclui definir uma agenda clara, praticar a inclusão ao resolver problemas de áudio no início da reunião e fazer anotações claras para compartilhar como acompanhamento posterior. Lembre-se também de que, se sua organização permitir, você poderá gravar as reuniões para as pessoas que não puderem participar.

Para mim e para várias pessoas em todo o mundo, não é assim que imaginamos o início de um novo ano. Mas aprendemos muito com isso. O Teams foi uma ferramenta incrivelmente poderosa e nos ajudou a gerenciar os desafios. Muitas pessoas não sabem, mas o Teams já está disponível gratuitamente. Acesse aqui para saber mais. Independentemente das ferramentas que você escolher, espero que essas dicas sejam úteis e desejo o melhor a você e sua família!

Lily Zheng

Diretora, Microsoft China

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