5 ferramentas de gestão de projetos para economizar tempo e dinheiro

Orientar um projeto pelos caminhos tortuosos e cansativos de uma organização em constante movimento pode ser uma proposta desanimadora. Atualmente, o funcionário de escritório comum é sobrecarregado por vários prazos, reuniões, emails e tarefas, e isso significa que ele provavelmente não tem tempo ou paciência para se dedicar totalmente a você e ao seu projeto. Mas, felizmente, você pode ajudar a tornar as coisas mais fáceis para ele. Para melhor assegurar o sucesso do projeto, quer seja para um cliente ou para uma parte interessada interna, confira essas cinco ferramentas de gestão de projetos que economizam tempo, dinheiro e energia.

Gráficos de Gantt e quadros Scrum

Em uma era de conteúdos inesgotáveis, em que somos constantemente bombardeados por palavras que disputam nossa atenção limitada, um visual simples pode ser algo estimulante e altamente eficaz. Os gráficos de Gantt usam barras horizontais básicas para exibir as fases e o progresso do projeto. Basta uma rápida olhada, e seus colegas de equipe podem ver que o trabalho está sendo feito (ou, pelo menos, qual trabalho deve ser feito) e quando as contribuições deles serão necessárias. Também é possível ver quanto tempo cada fase deverá durar.

As placas Scrum funcionam de forma semelhante e atendem muito bem aos projetos que estão em um cronograma menos rígido e que envolvem várias equipes. O quadro exibe diferentes fases do projeto (planejamento, execução, etc.) e marcadores para cada equipe. À medida que concluem fases e progridem, as equipes podem mover os marcadores pelo quadro. Isso permite que todos os envolvidos tenham uma ideia mais ampla da situação e do lugar em que estão nela.

Atribuições das tarefas

É fácil concordar em fazer algo, mas é bem mais difícil se lembrar de fazê-lo. Especialmente quando toda mensagem perdida parece vir com uma nova solicitação. É por isso que uma ferramenta online para atribuições de tarefas é um item tão valioso. As pessoas responsáveis por concluir uma parte do projeto, quer isso signifique desenhar um logotipo ou calcular os resultados finais, podem entrar e facilmente ver exatamente o que precisam fazer. Dependendo das configurações da conta, elas também receberão notificações por email sobre prazos finais.

Por outro lado, os gerentes de projeto podem acompanhar a equipe e garantir que todas as tarefas sejam concluídas a tempo, sem precisar percorrer longas cadeias de email. Isso ajuda a evitar atrasos dispendiosos e frustrações desnecessárias.

Alocação de recursos

A alocação de recursos é fundamental no ambiente de uma agência. Os gerentes de projeto precisam de uma ferramenta eficaz para agendar e acompanhar as horas de cada membro da equipe para evitar overbooking, prazos perdidos e clientes insatisfeitos. Mas esse tipo de organização não precisa se limitar ao mundo "criativo". Não seria útil, mesmo em um escritório corporativo, ter uma visão clara da disponibilidade dos membros da equipe?

Peça antecipadamente à sua equipe para estimar, na medida do possível, a disponibilidade dos membros ao longo do projeto. Peça que marquem todos os dias em que estarão de férias, dias em que não conseguirão se concentrar e trabalhar devido a reuniões e dias em que têm outros prazos. Se você tiver uma percepção de sua disponibilidade por hora, crie linhas de tempo realistas. Uma ferramenta de alocação de recursos online ajuda você e seus colegas de equipe a acompanhar as horas reais em relação às estimativas e ajustá-las adequadamente, proporcionando fluxos de trabalho futuros mais regulares.

Ferramentas de feedback

Os comentários significam coisas diferentes para pessoas diferentes. Alguns oferecem solicitações rígidas e prescritivas de edição, enquanto outros apresentam reações e sentimentos vagos. Às vezes, partes interessadas diferentes apresentarão opiniões conflitantes. Tudo isso dificulta a ação da pessoa que recebe o comentário. A quem ela deve ouvir?

As ferramentas de feedback permitem que as partes interessadas votem e classifiquem diferentes versões de resultados, ajudando grupos a fornecer adequadamente uma direção coesa. Se a opinião de uma determinada pessoa tem uma importância maior, talvez por possuir uma experiência mais significativa e relevante, você pode ajustar o voto dela para contar como dois.

Relatórios prontos para uso

Relatórios de progresso e pós-comercialização são partes cruciais de qualquer projeto e não precisam tomar muito tempo. Em vez de passar horas valiosas criando um relatório personalizado, escolha uma opção pronta para uso. É possível inserir números relevantes e deixar que o programa gere formatações e visualizações de dados adequadas.

Assim você começa a planejar seu próximo projeto com bem mais antecedência.

Introdução ao Microsoft 365

É o Office que você já conhece, com as ferramentas para trabalhar melhor em equipe e produzir mais, a qualquer momento e em praticamente qualquer lugar.

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