Cinco dicas para melhorar reuniões de pequenas empresas

Todas as empresas, grandes e pequenas, precisam de tempo de colaboração para realizar o trabalho. Para muitos funcionários, as reuniões às vezes podem parecer uma tarefa árdua. Sejam muitas ou poucas, se deveriam ser um e-mail ou apenas uma perda de tempo, as reuniões ruins gastam seus recursos mais valiosos: tempo e pessoas. A Secretaria de Estatísticas Trabalhistas (Bureau of Labor Statistics) dos EUA estima que as empresas americanas perdem bilhões de dólares a cada ano por causa de reuniões desnecessárias. 

Do contrário, reuniões eficientes garantem uma colaboração eficaz, que é crucial para a tomada de decisões inteligentes e o alcance das metas de empresa e receita. Em essência, é particularmente verdadeiro para pequenas empresas. Como as pequenas empresas têm menos funcionários, todos costumam vestir várias camisas. Isso significa mais multitarefa, tomada de decisão mais coletiva e muitos desafios únicos que apenas uma boa comunicação e planejamento pode resolver. 

Algumas práticas importantes podem manter suas equipes no caminho certo. Aqui estão cinco maneiras simples de melhorar as reuniões de pequenas empresas e manter a produtividade alta. 

1. Estabelecer ritmo e rotina 

Com muito o que fazer e poucas pessoas, reuniões regulares são vitais para as pequenas empresas. Podem ser reuniões semanais da equipe, reuniões mensais de brainstorm, reuniões retroativas trimestrais ou até verificações diárias. O que é importante é criar um ritmo acordado que faça sentido para sua equipe e que se alinhe aos seus objetivos de negócio. Reuniões aleatórias ou inesperadas dificultam a preparação dos funcionários; também dificulta que as pessoas tenham o tempo necessário para realizar seu trabalho real.

  • A estrutura é importante: se fica claro quando as reuniões são realizadas e o que elas tratam, é mais provável que todos gerenciem seu tempo para comparecer e participar produtivamente.
  • O estabelecimento de metas é fundamental: as reuniões cadenciadas facilitam a definição de metas para todos, fazem a medição e acompanham seu desempenho e progresso em direção a essa meta.
  • Uma reunião pode ser rápida: algumas empresas usam reuniões “diárias” ou reuniões de atualização de status, projetadas para serem tão curtas que ninguém precisa se sentar. Isso mantém todos em sincronia e reduz os gargalos sem tirar um tempo precioso da tarefa. 

2. Definir uma pauta 

 Ninguém quer comparecer a uma reunião da empresa que é vaga e desorganizada. Além disso, a ineficiência custa dinheiro. O relatório de 2019 estima que reuniões mal organizadas custaram bilhões de dólares à economia dos EUA em tempo perdido e impactaram negativamente o relacionamento com os clientes. Aqui estão algumas dicas práticas para definir a pauta: 

  • Faça um plano: redigir uma pauta específica para uma reunião pode manter todos na tarefa.
  • Mantenha o foco: ter um número limitado de itens para discutir ajuda a manter a reunião por um período razoável.
  • Tenha uma meta: escolha um número limitado de metas ou itens que precisam ser alcançados. Uma reunião com uma meta clara provavelmente parecerá mais valiosa para seus participantes.
  • Concentre-se em soluções, não em problemas: orientar-se para a solução ajuda a tornar as reuniões mais produtivas, principalmente se os membros da equipe tiverem ideias prévias sobre soluções. 

3. Gerar feedback mais rápido

 Muitas vezes, os projetos podem estagnar quando uma pessoa está esperando a outra para dar sua opinião. Você pode fazer com que o tempo da reunião seja contado como o tempo da tarefa usando ferramentas de colaboração on-line, que o ajudam a enfrentar projetos, a encontrar pessoalmente com clientes remotos ou a colaborar em documentos em tempo real. 

  • Trabalhar juntos em documentos: redação e revisão de documentos em tempo real e armazenamento em nuvem de todas as versões desses documentos significa que ninguém espera por feedback ou fica confuso sobre qual versão é a mais recente. Tudo pode acontecer imediatamente, como parte da discussão.
  • Experimente videoconferências: trazer os clientes ou membros da equipe para uma reunião presencial, mesmo que eles não possam estar lá pessoalmente, pode acelerar os tempos de resposta.
  • Compartilhe recursos visuais: as ferramentas on-line ajudam a compartilhar sua tela, colaborar com cronogramas e agendas e muito mais. 

4. Usar um modelo de decisão

 Como as funções e responsabilidades dos funcionários de pequenas empresas’ estão sempre mudando para atender às necessidades do negócio, pode ser difícil identificar tomadores de decisão e gerentes de projeto. Usar uma matriz ou diagrama de decisão pode ser um salva-vidas (e uma economia de tempo). Aqui estão alguns exemplos de ferramentas que ajudam a identificar funções e responsabilidades: 

  • Gráficos RACI/DACI: essas são ferramentas que garantem que todos saibam quem é o responsável por quais aspectos de um projeto ou decisão. Idealmente, isso é feito em uma reunião antes do início do projeto. 
    • RACI: o grupo decide quem é “Responsible” (Encarregado) por trabalhar em uma ação, quem é “Accountable” (Responsável) por garantir que isso seja feito, quem é “Consulted” (Consultado) no projeto e quem é simplesmente “Informed” (Informado) sobre isso. Você pode fazer um gráfico listando tarefas no eixo Y e nomes de funcionários no eixo X e rotular cada pessoa e atribuição com uma letra RACI. 
    • DACI: nesse modelo semelhante, o “Driver” (Condutor) é responsável por um projeto, o “Approver” (Aprovador) é responsável por assinar um projeto, um “Contributor” (Colaborador) é alguém que ajuda com um projeto, e os “Informed” (Informados) se mantêm a par do projeto.
    • Tanto o RACI quanto o DACI podem ajudar a reduzir atrasos e confusão. Além disso, se uma pessoa é responsável por muitas tarefas, um gráfico RACI/DACI pode ajudar a esclarecer. 
  • Árvore de decisão: esta é umamaneira simples e visual para representar uma questão, suas opiniões e várias consequências ou fatores atenuantes. 
  • Desenvolver um processo: a chave é ter um modelo ou processo, não o que é esse processo. Quando um sistema existe e ele é praticado, a tomada de decisões e a alocação de responsabilidades ficam mais fáceis.

5. Compartilhar propriedade 

 Embora delegar tarefas e decisões seja vital para o sucesso de qualquer empresa de pequeno porte (ou reunião de pequenas empresas), colaboração verdadeiramente eficaz significa propriedade compartilhada de metas e resultados. Um senso coletivo de responsabilidade em todas as reuniões ajuda a todos a permanecer no caminho certo e a se envolver.

  • Conheça pessoalmente: às vezes, para resolver um problema, você precisa enviar um e-mail, se reunir pessoalmente e entrar em alinhamento.
  • Evite a mentalidade “”não é o meu trabalho””: mesmo que os membros da equipe assumam tarefas diferentes, a propriedade igual para as vitórias e perdas da empresa significa que todos estão mais inclinados a se apresentar no grupo.
  • Adote diversas perspectivas: permitir a propriedade compartilhada na tomada de decisões pode ajudar sua empresa a prosperar de maneiras inesperadas. 

 Acima de tudo, é imprescindível para qualquer modelo, ferramenta ou rotina que você escolher, que corresponda à estrutura e cultura da sua empresa. Mas a integração de algumas dessas dicas pode ajudar a economizar tempo, melhorar o trabalho em equipe e ajudar a gerenciar os desafios sem fim da administração de uma pequena empresa. 

Saiba mais sobre reuniões de pequenas empresas e ferramentas que podem ajudar suas equipes a colaborar melhor e a inovar. 

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