Como escolher o fluxograma mais eficaz

O que é um fluxograma? 

Os fluxogramas oferecem às pessoas uma maneira de representar visualmente um processo ou sistema usando formas ou uma combinação de formas e palavras. Eles podem variar desde imagens rápidas e desenhadas à mão até diagramas robustos gerados por computador que dividem ideias complexas em partes mais fáceis de assimilar e entender. Além disso, pessoas com formação técnica e não técnica de praticamente qualquer área podem usar fluxogramas. 

Eles são particularmente úteis em várias situações, como:  

• Documentar e analisar processos 
• Desenvolver redes ou software para computadores 
• Comunicar ou padronizar processos 
• Identificar redundâncias, barreiras e ineficiências em processos 
• Criar um plano ou estrutura para um novo projeto , departamento ou empresa 
• Planejar o trabalho do projeto com várias partes interessadas 
• Entender como os usuários percorrem um site ou uma loja 
• Ilustrar um processo de fabricação 
• Criar um novo produto ou serviço 

 Benefícios dos fluxogramas 

Além da capacidade de funcionar em praticamente qualquer cenário, os fluxogramas oferecem uma vasta gama de benefícios, como:  

Visualização de informações 

Um fluxograma pode ser um benefício, pois fornece uma representação visual de como um produto ou serviço deve operar, como um projeto deve fluir ou como uma rede pode funcionar antes de ser criada. Como permitem que você identifique dependências, eficiências, necessidades de pessoal e outras variáveis que possam afetar seu projeto posteriormente, os fluxogramas podem ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro. 

Documentação 

Com um criador de fluxogramas, você pode salvar todos os arquivos digitalmente, distribuí-los de forma quase instantânea e até criar uma biblioteca de modelos de fluxogramas. Assim, os arquivos estarão sempre acessíveis, as equipes poderão se manter atualizadas, sua empresa permanecerá em conformidade e você não precisará recomeçar do zero na próxima vez que precisar criar um gráfico semelhante. 

Comunicação simplificada 

Os fluxogramas tornam todos os detalhes claros. Isso pode ajudar as equipes a entender rapidamente as tarefas a serem realizadas, quando e por quem. Com essas informações, é possível realizar menos reuniões, responder a menos perguntas e dar a todos mais tempo para trabalhar. Os fluxogramas também são úteis para manuais informativos ou até para integrar funcionários. Essencialmente, os fluxogramas adicionam contexto aos conjuntos de instruções e proporcionam maior eficiência às tarefas recorrentes.  

Execução fácil 

Com os modelos de fluxograma online, é mais fácil começar a trabalhar rapidamente. Com personalizações simples, colaboração agilizada e controle de versão integrado, você pode criar exatamente aquilo de que sua organização precisa, buscar orientação em todas as fases e sempre saber onde estão os arquivos mais recentes.   

Tipos de fluxogramas  

Embora os fluxogramas possam ser usados para explicar praticamente qualquer coisa, a maioria das pessoas os utiliza por um destes três motivos: embasar decisões, demonstrar processos ou visualizar dados. É por isso que a maioria dos modelos de fluxograma se enquadra em uma dessas três categorias. Vamos analisar os elementos de cada tipo de fluxograma e quando e por que usá-los.  

1. Árvore de decisão 

Você pode imaginar uma árvore de decisão como um fluxograma do tipo “se isso, então aquilo”. Permitindo que você crie um mapa de possíveis resultados com base em um conjunto específico de opções, uma árvore de decisão pode ajudá-lo a ver claramente o caminho e avaliar suas opções. 

As árvores de decisão geralmente começam com um único nó (a pergunta) e, depois, se ramificam em duas opções (decisões). Essas opções levam a nós adicionais (resultados possíveis). Devido à sua natureza, as árvores de decisão são bastante adequadas para destacar probabilidades e benefícios e podem até ser usadas para projetar algoritmos que ajudam a prever resultados. 

2. Fluxograma de processo 

Permitindo que você crie um diagrama e analise o fluxo de atividades ao fornecer um produto ou serviço, um fluxograma de processo pode ajudar a detectar lacunas e redundâncias em seu processo, identificar onde são necessários recursos, equipamentos ou pessoas específicos, revelar possíveis gargalos ou áreas problemáticas e indicar possíveis eficiências.  

Além de delinear como uma atividade deve funcionar ou quais são as disposições de um produto ou serviço, os fluxogramas de processo também podem integrar novos funcionários, treinar equipes existentes ou ajudar fornecedores ou consultores externos a entender sua empresa e saber onde eles se encaixam. 

3. Fluxograma de dados 

Quando você precisa se aprofundar nos dados, um fluxograma de dados pode ajudar. Usando símbolos e rótulos curtos de texto para mostrar entradas, saídas, pontos de armazenamento e caminhos de dados, eles podem condensar informações em uma representação gráfica de algo que pode ser difícil de verbalizar. Como as equipes de tecnologia e as partes interessadas não técnicas podem usá-los, eles são uma ótima opção quando você precisa fazer uma apresentação para um público amplo.  

Dicas sobre fluxogramas 

A criação de um fluxograma é simples, principalmente ao se usar um modelo, mas a criação de um ótimo fluxograma requer um pouco mais de atenção. Vamos conferir algumas dicas para criar um fluxograma que não apenas transmite informações, mas tem ótima aparência. 

• Torne seus diagramas fáceis de ler. Criar o fluxograma tendo o usuário final em mente significa garantir que o layout e a composição ajudem seu público a saber onde olhar primeiro e o que procurar em seguida. Ajustando o alinhamento conforme necessário, seguindo as regras gramaticais adequadas, usando títulos claros e evitando jargão, você pode garantir que o diagrama seja fácil de usar. (Dica: em caso de dúvida, teste-o com alguém não familiarizado com seu projeto.) 
• Seja consistente. Quando você usa formas, fontes, cores e convenções de nomenclatura de forma consistente em todo o fluxograma, seu público pode acompanhar com mais facilidade.  
• Use contraste. É fundamental usar as cores de forma consistente, mas você não deve usar a mesma cor ou família de cores para todas as formas. Adotando cores distintas, você pode destacar etapas ou ações. Usando cores de fonte que se destacam do plano de fundo, você tornará o diagrama mais fácil de ler. 
• Use um criador de fluxograma online. Com modelos, controle de versão integrado, colaboração fácil e a opção de editá-los a qualquer momento, eles podem ajudá-lo a testar projetos, criar e gerenciar diagramas de acordo com sua agenda.   

Integre seu fluxograma 

Se você precisa tomar uma decisão, explicar um processo ou compartilhar dados com o CEO, a incorporação de fluxogramas em outros aplicativos de negócios e ferramentas de comunicação pode aumentar ainda mais a produtividade. Usando um criador de fluxograma e ferramentas de produtividade, você pode incluir conteúdo nos diagramas de todas as suas fontes principais, como documentos, arquivos e sites de mídia social.  

Além disso, considere a integração dos fluxogramas em ferramentas de BI (business intelligence), para que você e sua equipe interajam com os dados e transmitam as informações de maneira melhor. Com ferramentas de BI e fluxogramas integrados, você pode transformar dados em elementos visuais atraentes, criar relatórios interativos, explorar dados de forma granular e obter insights que possibilitam a tomada de decisões rápidas e embasadas.  

Existem muitas maneiras novas de criar fluxogramas e proporcionar inovação à sua empresa. Para saber mais, confira este guia passo a passo para automatizar fluxogramas com base em dados estruturados em planilhas e mergulhar nas ferramentas de fluxograma modernas.