Não importa se você não trabalha no mundo corporativo, provavelmente você envia e recebe vários emails todos os dias. É uma maneira rápida e prática de se comunicar com colegas de trabalho, clientes, amigos e familiares. Obviamente, o email é uma ferramenta de comunicação extremamente popular para empresas, em parte devido à sua habilidade de documentar conversas e servir como repositório de informações para pesquisa.
Na verdade, estudos sugerem que 3/4 da propriedade intelectual de uma organização estão dentro de emails e sistemas de mensagem. Isso significa que é importante proteger esses dados e não apenas mandá-los para a lixeira. Mas guardar tanta informação pode sobrecarregar os servidores de armazenamento da empresa.
Então, qual é a melhor solução?
O arquivamento de emails não é novidade. Essa ferramenta já existe há anos, então por que mais empresas não a utilizam? Confira cinco benefícios de usar uma solução de arquivamento de email:
- Armazenamento. Quando os dados de email são armazenados em servidores ativos, o desempenho é bastante prejudicado à medida que o servidor fica mais cheio. As únicas opções que restam são excluir todos os emails, o que não é uma opção inteligente, já que você pode perder definitivamente dados importantes, ou armazená-los em outro lugar. O arquivamento de email segue essa última opção e transfere os dados para um servidor externo seguro ou ambiente de nuvem. Algumas soluções usam compactação e/ou eliminação de duplicação avançada a fim de reduzir o espaço em disco necessário no arquivo, às vezes em 50 por cento ou mais.
- Restauração. Dependendo das soluções de backup atuais, o arquivamento de email pode acelerar o processo sempre que é necessário restaurar seus dados. Isso porque os dados arquivados ocupam menos espaço. Além disso, a restauração de emails não arquivados fica mais rápida e simples, pois a carga de dados do servidor de email é reduzida.
- Segurança. Só porque seus emails antigos estão “fora de vista” e armazenados em outro lugar, não significa que não estejam protegidos como os emails em seu ambiente de caixa de entrada ativo. Se você tiver a solução de arquivamento de email certa, seus dados serão preservados e protegidos invariavelmente com backup contínuo de dados e recursos especiais de recuperação de desastre. Para conseguir o melhor serviço, procure um provedor que ofereça confiabilidade, disponibilidade e desempenho com um tempo de atividade garantido de 99,9 por cento e um contrato de nível de serviço apoiado financeiramente.
- Produtividade. Quando seus servidores de email ficam entulhados com toneladas de dados de email, a pesquisa por um email ou assunto específico pode ser lenta e extenuante. Além disso, ao livrar-se de cotas de caixa de email e configurar o arquivamento de email automático, os funcionários não precisam mais gastar um tempo precioso excluindo emails ou transferindo-os para arquivos PST, como antigamente. Por fim, ao permitir que seus funcionários acessem facilmente dados de email arquivados ou armazenados em backup, você coloca o poder na mão deles, ou seja, não será necessário envolver o departamento de TI para fazer isso por eles.
- Conformidade. A maioria das indústrias precisa de organizações para guardar seus registros comerciais, e como os emails normalmente contêm esses registros, excluí-los não é nada bom. Certos setores, por exemplo, saúde, serviços financeiros, farmacêutico e energia possuem regras ainda mais rígidas sobre os registros comerciais que precisam ser guardados.
Ao considerar uma solução de arquivamento de email, pesquise os provedores e escolha um que ofereça uma solução simples que mantenha você no controle e que atenda a padrões elevados de segurança e confiabilidade.
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