Como pequena empresária proprietária da Create & Cultivate, uma plataforma online e uma série de eventos offline para mulheres que desejam criar e cultivar a carreira de seus sonhos, eu me orgulho de construir uma cultura colaborativa de escritório. Como uma equipe pequena (devido à natureza de nosso trabalho), estávamos acostumados a viajar juntos, trabalhando nos fins de semana e organizando eventos em grande escala.
Quando passamos a trabalhar em casa em tempo integral, nossa equipe teve que fazer grandes ajustes e encontrar novas maneiras de manter as linhas de comunicação abertas em toda a organização, além de manter o moral dos funcionários. Permanecer produtivo é um desafio nos melhores momentos e, no ambiente atual, ainda mais.
Nos últimos meses, encontrei algumas dicas que, como equipe, conseguimos implementar para impulsionar a produtividade dos negócios.
Aproveite ao máximo suas horas de “trabalho” fazendo intervalos regulares e reduzindo as distrações
Inicialmente, depois que nossa equipe fez a transição completa para trabalhar em casa, tentamos operar da mesma maneira como fazíamos no escritório. A diferença foi que uma conversa rápida de cinco minutos no corredor para tratar de um problema foi substituída por uma reunião de videoconferência inteira de trinta minutos ou várias mensagens e chats. Inevitavelmente, essas sessões prolongadas levaram a uma sobrecarga de comunicação, além de dias inteiros de reuniões consecutivas.
Logo percebi que isso não deixava pausas para a reflexão profunda ou tempo de “trabalho”, e minha produtividade começou a ser prejudicada. Ficou claro que eu precisava reorganizar meu dia, até mesmo o tempo para “preparar o almoço”; caso contrário, seria fácil ficar no computador das sete da manhã às sete da noite, sem pausas.
Para os pequenos empresários, nossa empresa é nosso meio de subsistência. Agora, mais do que nunca, há uma enorme pressão para trabalhar e operar à velocidade normal, mas primeiro você precisa reservar um tempo para si mesmo.
- Reserve seu tempo pessoal na agenda. Quando não estávamos mais trabalhando no escritório, era como se as horas não significassem mais nada e os limites tivessem desaparecido. Nós os restabelecemos bloqueando períodos no calendário. Durante esse período, eu podia sair para passear, almoçar e ter tempo para mim mesma, o que era fundamental para espairecer antes de voltar ao trabalho. Agendando horários como NÃO PERTURBE, consegui equilibrar a família, a vida pessoal e o trabalho com mais eficiência. Se eu não planejasse isso especificamente e tentasse dar conta de tudo, perderia a motivação, e as tarefas levariam mais tempo do que deveriam. Com esses períodos reservados na agenda, nossa equipe mantém a sanidade e tem a oportunidade de se afastar do computador, para que possamos voltar descansados e prontos para começar.
- Minimize as distrações ao trabalhar. Incentivo minha equipe a definir seu status de chat como Não Perturbe, reservando tempo para o trabalho produtivo. Com o aumento das chamadas de vídeo e das conversas por mensagens instantâneas, grande parte do dia é dedicada à comunicação, em vez do trabalho. Em um escritório, alguém pode ver que sua porta está fechada, mas em casa, não há uma porta virtual para causar o mesmo efeito. Portanto, quando tenho projetos ou propostas importantes, defino meu status como Não Perturbe, para não receber notificações que me distraiam ou solicitações imprevistas enquanto tento me concentrar. Descobri que isso me ajuda a concluir as tarefas mais rapidamente e a manter o foco e a motivação.
Maximize a nuvem
O design é uma parte crucial da Create & Cultive. Criamos diariamente novos itens criativos que exigem muitos comentários e colaboração entre os departamentos. Lembro-me do início, quando não usávamos a nuvem e o caminho para a aprovação criativa era exaustivo. Eu recebia um arquivo, enviava um email com todas as minhas anotações e assim por diante, até que as conversas por email ficavam longas e complicadas e o controle de versão se tornava um problema.
Mantendo nossos documentos em um só lugar, economizamos muito tempo, eliminando a necessidade de procurar o email número 7 dentre 19 mensagens para encontrar comentários antigos e garantir que estamos usando a versão mais recente. O trabalho em casa mostrou o valor de usar uma solução baseada em nuvem, especialmente a coautoria de documentos.
Minha diretora assistente de criação e eu conferimos as apresentações criativas ao mesmo tempo. Posso inserir imagens de que ela precisa em slides específicos, e ela pode formatá-las em tempo real. Simultaneamente, posso continuar trabalhando e deixar anotações para ela no slide 9, enquanto ela está no slide 7 finalizando a cópia etc. Associando o processo, podemos tornar nosso tempo juntos o mais eficiente possível, pois somos capazes de trabalhar no mesmo documento simultaneamente.
Grave reuniões para economizar o tempo das outras pessoas
Nesse novo ambiente de trabalho em casa, as pessoas estão lidando com várias responsabilidades. Essa situação geralmente as impede de participar do mesmo número de reuniões que ocorriam no escritório. Os pais precisam estudar com os filhos em casa, os cônjuges precisam compartilhar um espaço de trabalho e podem ter reuniões ao mesmo tempo, além de muitos outros fatores que todos temos que enfrentar diariamente. Conciliar essas responsabilidades novas e antigas dificulta a realização de algumas ligações.
Por tudo isso, minha equipe começou a gravar as reuniões online. Agora, não precisamos entrar em pânico se perdemos uma ligação ou parte dela, pois podemos nos atualizar em nosso próprio ritmo.
Não precisamos recorrer a uma recapitulação de outra pessoa da equipe. É possível voltar e conferir o que foi perdido naqueles cinco minutos em que seu filho estava reclamando ou quando o motorista do Uber Eats bateu à porta; basta assistir à gravação.
Implemente uma verificação diária
Quando estávamos todos no escritório, nossa cadência habitual de reuniões era leve, pois podíamos gritar algo do outro lado da sala ou falar com nosso vizinho se tivéssemos dúvidas. Logo percebemos que, quando passamos a trabalhar remotamente, essa cadência não funcionava: muita coisa acontecia diariamente. Além disso, não havia as discussões informais que ocorrem em um ambiente de trabalho presencial.
Com todas as variáveis desconhecidas, implementamos uma verificação no fim do dia para ver como estamos nos saindo como equipe para dar conta de todas as nossas tarefas. Também descobrimos que essas verificações diárias não precisavam durar uma hora! Com verificações regulares mais curtas, nossa equipe não precisa perder uma parte grande do dia.
No entanto, todos permanecem atualizados sobre o que está acontecendo. Com as conexões diárias, podemos nos manter concentrados nas tarefas e ser mais produtivos, além de termos uma maneira rápida de solucionar problemas e antecipar possíveis empecilhos que possam nos atrasar.
Mantenha a cultura de seu escritório viva e o moral da equipe em alta
Equipes felizes são equipes mais produtivas, e manter o moral durante esse período de incerteza é uma prioridade na Create & Cultivate. Quando trabalhávamos juntos em pessoa, era muito mais fácil manter o ânimo, porque podíamos realizar eventos presenciais, como happy hours toda quinta-feira, com convidados especiais, boa comida e ótima conversa.
Com base nesses happy hours, tivemos algumas das nossas melhores ideias para eventos. Como queríamos encontrar uma maneira de manter essa conexão social e nos manter vinculados, passamos a realizar dois happy-hours virtuais semanais para trocar ideias toda semana, usando o chat por vídeo. Descobrimos que, especialmente neste período difícil, esses momentos mais divertidos com nossa equipe nos ajudaram a compensar a falta de tempo presencial, além de nos dar uma noção de como as pessoas estão se adaptando ao novo ambiente.
Outra técnica que usamos para melhorar o moral são os emails semanais, com dicas e conselhos para a equipe, que variam desde a programação da TV no fim de semana até ideias de exercícios em casa. A comunicação ajuda a lembrar a todos que estamos juntos e reforça a noção de camaradagem da equipe.
Durante este período sem precedentes, é mais importante do que nunca reavaliar e adaptar nossos fluxos de trabalho para atender às realidades atuais do trabalho em casa. O que impulsionava a produtividade e o moral em nosso ambiente tradicional de escritório pode não necessariamente funcionar da mesma maneira hoje. Porém, ajustes simples são possíveis. Como proprietária de uma pequena empresa, descobri que essas dicas ajudaram a maximizar meu tempo e permitiram que minha equipe e eu trabalhássemos com eficiência, sem sacrificar o tempo pessoal necessário para relaxar e descansar.