Aproveite ao máximo as videoconferências gratuitas

O mundo em que trabalhamos muda constantemente e, agora, mais do que nunca, as equipes estão espalhadas e os funcionários estão trabalhando remotamente. Nos últimos dez anos, o trabalho remoto aumentou em 91%, assim como nossa necessidade de ferramentas de produtividade que nos permitam colaborar em tempo real.  

A comunicação face a face é uma ferramenta poderosa. Aproximadamente 55% da comunicação consiste em linguagem corporal, 38% em tom e 7% em palavras faladas. Estudos recentes apontam para o fato de que 84% das pessoas preferem reuniões remotas. 

Mesmo assim, quase 100% das pessoas acreditam que reuniões face a face são essenciais para relacionamentos comerciais de longo prazo. Portanto, conectar-se por meio de videoconferência gratuita ajuda a atender às necessidades de funcionários e equipes remotas com interação face a face, além de ajudar a melhorar a comunicação e promover o entendimento entre os participantes de uma chamada em conferência.  

Por que escolher um serviço de videoconferência gratuito?

A videoconferência gratuita não é algo novo. Ela é um padrão comercial em muitos setores e, geralmente, está disponível como parte de uma plataforma de comunicações unificadas. É uma ótima ferramenta para reuniões e colaboração com colegas de trabalho. Com o aumento no número de funcionários remotos, ela está sendo mais usada. Porém, quem pode se beneficiar do uso de videoconferências gratuitas? Pequenas empresas, empreendedores e até grandes empresas.  

Ser uma pequena empresa ou empresário não é fácil. Como cada dólar importa, investir em hardware ou software caro geralmente não é uma opção. A videoconferência gratuita é uma excelente maneira para que essas empresas aproveitem as ferramentas de colaboração de topo de linha com pouco ou nenhum investimento. Para as empresas, o benefício vem do teste de vários programas gratuitos de videoconferência para saber quais produtos atendem às necessidades da empresa. 

Recursos essenciais de videoconferência a serem buscados

Os recursos de um programa de videoconferência gratuito são vitais e diferem de programa para programa, mas você está aproveitando ao máximo os seus?  

Aqui estão alguns recursos que podem ser o diferencial entre os produto:  

Compartilhamento de tela  

Está procurando uma maneira de aumentar a produtividade em suas reuniões? Se você usa videoconferências gratuitas, é provável que você ou alguém com quem trabalha esteja em um local remoto. O compartilhamento de tela aliado à videoconferência ajuda a manter as equipes conectadas, tornando a colaboração em tempo real fácil e eficaz. Ele permite que os participantes da reunião vejam os mesmos itens, garantindo que todos fiquem em sincronia. 

Compartilhamento de documentos 

Verifique se o programa de videoconferência gratuito que você escolheu tem recursos de compartilhamento de documentos. O compartilhamento de documentos elimina a necessidade de enviar documentos por email antes ou depois da reunião. Com esse recurso, você pode conceder instantaneamente aos participantes o acesso a documentos e apresentações relevantes durante a reunião. Como benefício adicional, ele ajuda a reunião a funcionar sem problemas e permite manter o foco nas tarefas. 

Controles do moderador 

As videoconferências online podem incluir duas ou cem pessoas (ou até mais). Portanto, é essencial ter controles específicos. Todos nós já participamos de ligações em que alguém esquece de ativar mudo. Isso causa distração e pode atrapalhar rapidamente o ritmo da reunião. Com os controles do moderador, o proprietário da reunião tem o poder de assumir o controle quando necessário. Procure o recurso para ativar e desativar mudo dos participantes, para remover os participantes que não deveriam estar presentes.  

Recursos de chat com texto 

Os recursos de chat com texto permitem que os participantes se envolvam, colaborem, façam perguntas e assim por diante, sem interromper o ritmo da reunião. Seja uma mensagem privada para uma pessoa, seja uma mensagem endereçada ao grupo inteiro, o chat com texto é um recurso de alto valor.  

Dicas para que as videoconferências gratuitas tenham êxito 

Esteja preparado 

  • Saiba como usar o programa e seus recursos. A proficiência no uso da ferramenta o ajudará a controlar melhor a reunião, proporcionando uma experiência melhor a todos os participantes. 
  • A baixa qualidade das chamadas de áudio e vídeo geralmente está relacionada à conectividade. Verifique se a conexão com a Internet é estável e evite erros embaraçosos.   

Garanta a segurança

  • Ocorre um hack a cada 39 segundos. As videoconferências não estão imunes a ataques de hackers. Você pode evitar esse problema garantindo que o programa que está usando ofereça criptografia.  
  • Nem sempre é uma ameaça externa que estraga tudo. Remova todas as informações confidenciais ou proprietárias da tela de fundo ou use o desfoque da tela de fundo, se o seu programa de videoconferências gratuitas oferece esse recurso.  

Trabalhe de modo mais inteligente 

  • Seja qual for a ferramenta que você usar, verifique se ela aprimora (em vez de inibir) a capacidade de suas equipes de trabalhar de maneira mais inteligente. Se a sua videoconferência gratuita não oferecer oportunidades para você se envolver e colaborar, talvez não seja a ferramenta certa.  

O valor da videoconferência gratuita 

A maneira como trabalhamos está mudando quase diariamente, mas a necessidade de se conectar face a face ainda é uma parte vital da experiência humana. A videoconferência gratuita nos ajuda a superar as barreiras e a criar conexões com colegas de trabalho de todo o mundo. 

Quando somos vistos, nos sentimos ouvidos e nos comunicamos de maneira natural, inclusive verbal e não verbal. Com cada vez mais funcionários trabalhando remotamente ou em diferentes localizações de escritórios, a videoconferência gratuita continuará sendo uma ferramenta valiosa que todos no mundo dos negócios usarão. Apenas garanta que você a aproveite ao máximo. 

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