Como planejar a base perfeita para uma reunião online

Por Diana Booher, autora convidada da Microsoft

Planejar e liderar uma reunião online produtiva é muito parecido com planejar e construir um prédio. Com a diferença de que a reunião é mais rápida e mais barata, e pode ir mais longe.

Para garantir que o prédio e a reunião online sejam um sucesso, é preciso seguir estas quatro etapas:

Fazer planos detalhados

Os construtores têm plantas. Cada detalhe é mostrado em alguma parte dos desenhos: na silhueta da base, na elevação frontal, na elevação lateral, na elevação traseira, no telhado, na parte elétrica ou no encanamento. Da mesma forma, líderes de reunião precisam de pautas detalhadas: perguntas sobre o tópico, facilitador responsável, controle de tempo, formato.

Além dos planos, certifique-se de se familiarizar com a tecnologia da plataforma. Se necessário, pratique o uso das ferramentas para garantir que não perderá tempo durante a reunião com pequenos contratempos que podem ser evitados. E se a tecnologia falhar, apesar dos esforços de prevenção e da prática, ter um plano B livrará você do constrangimento.

Envolver as pessoas certas

Os construtores contratam empreiteiros renomados com os quais contam quando precisam para projetar e construir edificações espetaculares. Os líderes de reunião também sabem que os resultados dependem de ter as pessoas certas na sala, e de envolvê-las para gerar ideias inovadoras.

O número ideal de pessoas na reunião depende do seu objetivo. Mas as pesquisas indicam que esse número é sete, se você quer debater ideias, e não só pedir que as pessoas “deem um retorno no chat”. Com um número muito pequeno de participantes, o grupo não gera ideias suficientes. Quando há muita gente, os participantes hesitam em falar.

Mas é claro que, se você estiver simplesmente apresentando informações, e toda a comunicação for unilateral, o tamanho do público será irrelevante. Pense nessa organização mais como uma apresentação do que como uma reunião.

Estabeleça um sistema de cancelamento, de modo que se um integrante importante não puder participar, você possa cancelar rapidamente a reunião e não desperdice o tempo de ninguém.

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Prestar atenção na segurança

Os construtores concordam que um dos grandes problemas durante a construção é o roubo de equipamentos do local de trabalho. Por isso, eles cuidam da segurança com muros, guardas, placas e trancas.

Como líder de reunião online, cuide das questões de segurança com logons e uploads/downloads de documentos confidenciais. Marque dados sensíveis para serem compartilhados como tal. Certifique-se de que os funcionários internos entendam os controles e as políticas de confidencialidade.

Considerar o “zoneamento”

Os construtores devem cumprir todos os tipos de regulamentação de zoneamento, desde o espaço para estacionamento obrigatório, à composição do telhado, aos códigos elétricos e à altura das sinalizações.

Como líder de reunião, você também tem que considerar o zoneamento: qual é o momento ideal de agendar uma reunião com seu público global, com aqueles que viajam com frequência e com os clientes? A plataforma que você escolheu é conhecida por todos e acessível a todos?

Definir cronogramas, permitindo flexibilidade

Para os construtores, os cronogramas são essenciais no agendamento das tarefas dos diversos empreiteiros. O Empreiteiro C deve ter acabado o serviço para que o Empreiteiro D possa começar. E o mau tempo pode bagunçar qualquer cronograma, o que torna a flexibilidade um item essencial.

Da mesma forma, como líder de reunião, você deve estar bastante familiarizado com a pauta para que possa ajustar a discussão dinamicamente, resumindo eficazmente, avançando onde for necessário, reorganizando para se adequar à finalidade, por exemplo, para acomodar os que chegam mais tarde ou os que saem mais cedo.

Assim como um prédio depende de uma base para se manter de pé, sua reunião online terá êxito ou fracassará com base no planejamento.

Diana Booher é uma escritora de sucesso, com 47 livros publicados em 60 idiomas. Ela ajuda as organizações a se comunicar com clareza e os líderes a expandir a influência com uma forte presença executiva. Ela escreve regularmente em blogs para a Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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