Trabalhe de casa e preserve o meio ambiente

Se você incentiva os funcionários a trabalhar de casa ou pretende desenvolver um programa para viabilizar isso com mais predominância, suas iniciativas podem elevar a motivação e a retenção, além de reduzir a poluição ambiental e ajudar a organização a alcançar as metas de sustentabilidade. O impacto disso pode ser relevante.

De acordo com um estudo de 2015 realizado pelo Fraunhofer USA Center para a Consumer Technology Association, “a telecomutação reduz as quilometragens anuais percorridas por uma média ponderada de quase 2.300 quilômetros por telecomutador”. Como parte do estudo, os pesquisadores estimaram que isso reduziu o consumo total de energia dos Estados Unidos em até 10,7 kWh, o que equivale ao consumo anual de eletricidade de cerca de 750 mil residências. Além disso, o estudo concluiu que as emissões anuais de gases de efeito estufa da telecomutação foram reduzidas em cerca de 5,9 a 8 milhões de toneladas no total.

É claro que tudo isso parece muito bom, mas como garantir que em casa os funcionários vão trabalhar com qualidade, colaborar e ser produtivos da maneira esperada? A resposta está na tecnologia. Vamos dar uma olhada em alguns dos tipos de soluções que podem ajudar a equipe a trabalhar de forma produtiva e combater a poluição ambiental.

Computadores e telefones

Antes de mais nada, para trabalhar de casa as pessoas precisam de um computador e um telefone. Enquanto algumas organizações fornecem computadores e telefones aos funcionários, um estudo de 2015 realizado pelo Pew Research Center constatou que 73% dos adultos nos EUA já têm laptops ou computadores, 45% têm um tablet e 92% têm um smartphone ou telefone celular. O que significa que você poderia simplesmente garantir que a equipe tenha o software de segurança mais recente e a capacidade de fazer o backup dos documentos na nuvem, além de dispensar o envio de computadores e outros dispositivos fornecidos pela organização.

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Serviço de Internet

Quem pretende trabalhar de casa precisa ter acesso à Internet, principalmente de banda larga. Felizmente, a maioria dos adultos nos EUA tem acesso a esse recurso em casa. Na verdade, “cerca de três quartos dos adultos nos EUA têm serviço de Internet de banda larga em casa“, de acordo com o Pew Research Center. Isso significa que sua força de trabalho provavelmente já tem esse serviço e paga por ele mensalmente. Uma ajuda de custo para compensar essa despesa poderia funcionar como um bônus para a equipe, mas isso não deve ser visto como algo obrigatório porque eles já pagam por esse serviço.

Software

Se a organização usa os mais conhecidos softwares de processamento de texto, planilha e preparação de apresentações, é fácil supor que todos os funcionários têm a versão “pessoal” desses softwares em casa. Mas não faça essas conjecturas. Quando um membro da equipe começar a trabalhar de casa, confirme se ele tem acesso aos mesmos softwares usados no escritório da empresa. Dessa forma, ele pode facilmente criar documentos profissionais e trabalhar neles em colaboração com outras pessoas. Para garantir que os funcionários tenham todos os softwares necessários, considere fornecer acesso a uma versão baseada em nuvem, que será atualizada automaticamente e permitirá que todos tenham acesso às mesmas ferramentas, em praticamente qualquer lugar.

Compartilhamento de documentos

Quando dois ou mais funcionários precisam colaborar em um único arquivo, um serviço de compartilhamento de documentos baseado em nuvem pode ser útil. Além de fornecer um repositório para arquivos, que você pode organizar por projeto, cliente etc., as ferramentas de colaboração online, como as soluções de compartilhamento de documentos, podem também melhorar a maneira de trabalhar dos funcionários. Quando os membros têm acesso a um local para conversar em equipe sobre orientações, ideias, necessidades, preocupações, linhas do tempo, expectativas etc., essas ferramentas podem garantir que todos entendem a tarefa em questão e fazem o trabalho exigido, sempre que necessário.

Chat em equipe e webconferência em tempo real

Com os membros da equipe espalhados pela cidade (ou pelo mundo), pode ser difícil encontrar uma maneira de discutir os próximos projetos, as notícias da empresa ou simplesmente fazer uma avaliação anual presencialmente, sem ter que viajar para um local de reunião. Mas com as ferramentas inovadoras de chat em equipe e webconferência, que permitem conversar em tempo real, você pode se comunicar com muito mais facilidade com outras pessoas. Com a capacidade de ler comentários em tempo real e/ou de ver e ouvir o orador, você pode facilmente compartilhar informações com uma pessoa ou um grupo. Como o recurso de webconferência permite aos participantes da reunião perceber sutilezas e ver materiais, como fariam se estivessem juntos em uma sala de conferências, você pode interagir com o público e estabelecer discussões significativas e produtivas, sem a necessidade de se deslocar.

Entre todas as iniciativas que envolvem a preservação do meio ambiente, uma das mais viáveis talvez seja dar à equipe a opção de trabalhar de casa. Com todos os softwares e as ferramentas de colaboração online disponíveis, trabalhar em equipe, mesmo que você esteja a milhares de quilômetros de distância, pode ser tão fácil quanto trabalhar com os colegas no mesmo escritório. Além disso, os dados produzidos trabalhando de casa, a redução da poluição ambiental e a capacidade de aumentar a motivação e a retenção podem ser exatamente a solução para suas necessidades.

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