Descubra as soluções de ECM & Gerenciador de conteúdo corporativo

Materiais de marketing, contratos, mensagens de email, apresentações para clientes, planilhas, arquivos de texto, PDFs, fotos, vídeos, formulários, faturas, currículos de candidatos a cargos. As organizações pequenas e grandes são verdadeiras máquinas de criação de conteúdo. Embora a criação desses conteúdos possa ocorre facilmente, mantê-los organizados não é tão simples.

É aí que entram as soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM). Elas permitem organizar e gerenciar conteúdos em todo o ciclo de vida deles, desde a criação até o arquivamento. Porém, como é de se esperar, nem todos os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo são criados da mesma forma. Sendo assim, vejamos alguns dos recursos que podem ajudar a manter seu conteúdo organizado (e acessível), ajudando sua equipe a atuar de modo mais eficaz.

• Um único repositório para uma variedade diversificada de tipos de conteúdo: ao escolher um serviço de ECM que permita armazenar vídeos, planilhas, imagens, documentos de texto e outros itens em um único local, é possível manter todos os seus arquivos de um projeto ou iniciativa juntos.
• Crie pastas principais com um número praticamente infinito de subpastas: dessa forma, se você tiver um projeto ou iniciativa que esteja em andamento ou que ocorra anualmente, poderá criar uma pasta principal para, por exemplo, Limpeza de trilhas, e criar subpastas para cada ano em que você trabalhe na iniciativa. Dentro de cada uma dessas subpastas, seria possível criar subpastas adicionais para itens como contratos, formulários de divulgação voluntária, materiais de marketing, entre outros.

• Edite facilmente as propriedades do documento ou os metadados: com o capacidade de localizar e editar os metadados de um arquivo dentro de um documento, é possível economizar tempo e garantir que os arquivos sejam rotulados corretamente para futuras pesquisas.
• Controle o acesso às informações: nem todos em uma organização precisam acessar todos os documentos, e com um ECM que permita a aplicação de permissões definidas a documentos, grupos de arquivos, seções inteiras do sistema ou ao próprio sistema, é possível controlar de perto quem vê o quê.
• Trabalhe em colaboração: algumas soluções de ECM permitem criar fluxos de trabalho em documentos que possibilitem acompanhar e colaborar com outras pessoas em processos orientados a documentos usando os programas em que você já confia.
• Reproduza conteúdo de mídia dentro do seu sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo: em organizações que usam arquivos de vídeo e áudio, a capacidade de reproduzir mídia pelo ECM pode economizar o tempo da equipe, reduzindo o número de etapas necessárias para ver ou ouvir esses arquivos.
• Armazene e proteja registros comerciais e arquivos legais importantes: com um repositório seguro, é possível garantir que seus registros não sejam apenas armazenados de um modo bloqueado e final, mas que sejam fáceis de localizar e recuperar caso sejam necessários em alguma descoberta legal. Além disso, o acesso conveniente a todos os seus documentos pode ajudar a reduzir seus custos gerais de descoberta.
• Pesquisa por palavra-chave: um serviço de EMC que permite aos usuários buscar documentos e informações por palavra-chave pode ajudar a equipe a localizar arquivos dos quais talvez ela não esteja ciente, mas que podem ser relevantes para um projeto em que ela esteja trabalhando, o que pode ajudar a economizar tempo e a trabalhar de modo mais eficaz. As áreas para pesquisa devem incluir o texto do documento, metadados, anotações, entre outros. Além disso, os documentos também devem ser pesquisados por data de criação.
• Acessível em uma variedade de dispositivos: ao escolherem uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo desenvolvida para uso em desktops, laptops, tablets e telefones, os usuários podem acessar os arquivos de que precisam, quando precisarem, estejam eles no escritório, executando um trabalho remotamente, em viagem ou em uma reunião externa.

Com a capacidade de armazenar, proteger, localizar, manipular e criar arquivos e documentos em um único local, os serviços de gerenciamento de conteúdo corporativo permitem agilizar a comunicação da equipe, o trabalho do projeto e até mesmo a descoberta legal. Se sua organização tiver apenas alguns funcionários em um único escritório ou se for constituída por milhares de pessoas em todo o mundo, um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo poderá ajudar você a manter-se organizado.