Crie uma representação visual de um processo empresarial ou diagrama de fluxo de processo definindo eventos de fluxo de trabalho futuros.
Como o mapeamento de processos ajudará sua empresa a ter sucesso
O que é o mapeamento de processo?
O mapeamento de processo pode ajudar a criar um processo empresarial ou um diagrama de fluxo de processo que define uma sequência de eventos no fluxo de trabalho antecipadamente e geralmente é uma representação visual. Depois disso, os mapas de processos permitem que líderes e gerentes de projetos unam as equipes, ajudem as pessoas a entender onde se encaixam em um projeto e como seu trabalho impacta os demais — impulsionando, em última análise, um resultado bem-sucedido.
Os mapas de processo normalmente definem um novo processo ou melhoram um existente. Com o software de mapeamento de processo, qualquer pessoa pode criar uma representação visual de um projeto.
Benefícios do mapeamento de processo
Com a capacidade de ver e entender visualmente um processo do início ao fim, as áreas para melhorar a eficiência aparecerão rapidamente. Essa transparência é fundamental, especialmente em um cenário pós-pandemia em que a agilidade é uma necessidade. Além disso, um fluxograma de processo pode ajudar você a:
- Fornecer documentação, conformidade e auditoria do processo.
- Exibir um projeto visual do início ao fim.
- Compartilhar detalhes visualmente que possam ser compreendidos imediatamente e o conteúdo seja retransmitido facilmente para a liderança.
- Destacar complexidades e redundâncias, bem como possíveis problemas e soluções.
- Reorganizar processos em etapas usando um sistema fácil de entender.
- Ver como os membros da equipe estão conectados, ajudando a facilitar interações mais significativas.
- Dar à equipe um quadro de referência para fazer e responder a perguntas mais estratégicas e tomar decisões mais informadas.
- Criar uma biblioteca de fluxogramas que você possa usar, reutilizar e adaptar conforme surgirem novos projetos.
- Fornecer produtos e serviços melhores aos clientes.
Maneiras de usar o mapeamento de processo
Se você trabalha em um ambiente industrial, em um escritório, em um depósito ou em uma unidade de saúde, o mapeamento de processos ajudará sua equipe a entender melhor como seu trabalho se conecta a outros projetos. Para qualquer pequena empresa, implementar o mapeamento de processos pode ajudar a identificar instantaneamente áreas que precisam de melhoria, bem como quando lidar com problemas de cliente, produção ou estoque. A pandemia fez com que cada vez mais pessoas migrassem para o trabalho híbrido e remoto, por isso as equipes precisam conseguir visualizar como os projetos se conectam de forma fácil, rápida e eficiente.
Há duas maneiras de usar o mapeamento de processo: fluxo de processo e processo empresarial. Dê uma olhada em ambos para que você possa decidir qual é o ideal para seu projeto.
Fluxo de processo
Um diagrama de fluxo de processo ajuda a detalhar as relações entre os componentes de um projeto ou setor. Ele ajuda você a estabelecer padrões e procedimentos ou pode ser usado como guia para tarefas. Além disso, ajuda a garantir que as equipes sigam cada etapa do fluxo de trabalho na ordem prescrita.
Os diagramas de fluxo de processo documentam ou melhoram um processo, ou simplesmente modelam um novo. Quando diagramas de fluxo de processos são criados com softwares de mapeamento de processos, é possível construir símbolos clicáveis que se expandem para fornecer detalhes adicionais de cada fase do processo. Então, antes de configurar um fluxo de trabalho ou um fluxograma empresarial com tarefas, considere delinear seu processo geral em um diagrama de fluxo.
Processo empresarial
Exemplo de fluxo de processo de imagem
Processo empresarial
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O mapeamento de processo empresarial detalha seu processo. Do início ao fim, ele mostra o que precisa acontecer para atingir o objetivo final. O procedimento inclui os participantes necessários, suas tarefas e suas datas de conclusão. Ele dá aos membros da sua equipe um motivo, uma razão para acreditar e um insight dos objetivos maiores. Ele mostra o escopo da função, por que são essenciais para o processo e como todos os membros da equipe trabalharão juntos para concluir o projeto.
Assim como todos os diagramas de mapeamento de processos, o mapeamento de processos de negócios usa símbolos com capacidade de expansão para obter mais informações e indicar os pontos de contato ao longo do caminho.
Exemplo de gráfico de processo empresarial
Tipos de mapeamento de processo
Como empresas e projetos diferentes têm necessidades próprias, usar o mesmo estilo de fluxograma de processo para todos os projetos não seria a melhor forma de usar a ferramenta. Portanto, há vários tipos de mapeamento de processo para necessidades mais especializadas. Dê uma olhada para decidir qual é o ideal para seu projeto.
- Mapeamento de processo detalhado. Ao entregar os detalhes minuciosos de um projeto na forma de um mapa de processo, o mapeamento de processos detalhado oferece uma visão técnica das etapas exatas, incluindo as entradas, saídas, métricas e pessoas necessárias para concluir o processo. Reduza a confusão, mostre dependências e prepare sua equipe para iniciar o projeto e manter o foco. Os mapas de processo detalhados geralmente se vinculam ao mapa de processo principal, de alto nível ou primário.
- Mapeamento de processo de documento. Definir as entradas e saídas de um projeto. Ao delinear as informações necessárias em cada etapa, bem como os resultados (ou itens e serviços tangíveis) conectados ao projeto, você entenderá de forma mais clara do que sua equipe precisa e uma ideia dos resultados finais. Adicionar um mapa de processo de documento a um mapa de processo detalhado fornece transparência sobre as variáveis e decisões que podem afetar seu trabalho.
- Mapeamento de processo de alto nível. Oferecer uma visão geral dos processos e objetivos de uma organização. Para projetos, você pode especificar os departamentos e funções subsequentes dos quais precisará de representação. Por meio do software de mapeamento de processo, cada departamento ou função pode ser clicável para uma visão mais detalhada das necessidades do projeto.
- Mapeamento de processo renderizado. Ao delinear seus processos atuais e futuros, você pode obter uma visão panorâmica de como sua organização ou projeto funciona. Essa visão geral pode ajudar você a encontrar novas maneiras de simplificar o trabalho, identificar stakeholders e pontos de conexão críticos, melhorar as relações de trabalho e criar um processo que utiliza o tempo e os talentos da sua equipe.
- Raia/mapeamento de processo multifuncional. Identificar departamentos envolvidos em um projeto, dividir o processo em etapas e atribuir recursos às pessoas certas. É uma ótima maneira de ver o processo sob uma nova perspectiva, encontrar áreas para melhoria e identificar lacunas ou sobreposições reais ou potenciais no fluxo, garantindo a visão antecipada necessária para planejar.
- Mapeamento de processo de cadeia de adição de valor. Fornecer uma visão geral do seu projeto aos membros da equipe. É um mapa simples de caixas desconectadas que permitem visualizar um processo rapidamente. Ao fazer isso, você verá quais stakeholders incluir em um projeto para entender como um projeto fluirá.
- VSM (mapeamento de processo de fluxo de valor). Ilustrar, analisar e melhorar as etapas necessárias para entregar um produto ou serviço, além de identificar e eliminar desperdícios. Uma parte fundamental da metodologia lean, o VSM (mapeamento de processo de fluxo de valor) revisa o fluxo das etapas do processo e das informações desde a origem até a entrega ao cliente. Geralmente, ele é usado por empresas que produzem bens tangíveis para os consumidores.
- Mapeamento do processo de atividade. Mostrar as atividades de valor agregado e sem valor agregado dentro de um processo. Essa ferramenta de mapeamento de fluxo de valor ajuda a identificar quando e onde essas atividades ocorrem, ajudando a identificar as sinergias entre os stakeholders em que há a possibilidade de adicionar valor que não exista antes.
Mapeamento de processo de fluxo de trabalho
Quando você cria um diagrama de processo no formato "fluxo", ele não inclui símbolos UML (Unified Modeling Language). Em vez disso, ele usará anotações ou palavras informacionais. É uma ótima solução quando você precisa se comunicar com pessoas que não entendem os símbolos UML ou preferem palavras a símbolos.
O mapeamento de processo empresarial leva tempo, mas vale a pena. Ao fornecer à sua equipe uma visão, um processo e suas tarefas, ou simplesmente uma compreensão mais profunda de como sua empresa funciona, você pode estabelecer limites claros, definir funções e responsabilidades e informar a todos o que precisam saber e quando. E se você acha que o mapeamento de processos só serve para empresas que produzem entregáveis tangíveis, pense novamente.
Em 2018, a U.S. National Library of Medicine e os National Institutes of Health publicaram um artigo sobre a importância do mapeamento de processos na área da saúde. De acordo com o relatório, o mapeamento de processos beneficiou os profissionais de saúde, ajudando-os a:
- Aprender e obter uma compreensão compartilhada
- Identificar oportunidades de melhoria
- Engajar os stakeholders do projeto
- Definir os objetivos de um projeto
- Monitorar o progresso do projeto
- Obter um método simples de planejamento
Criar diagramas de mapeamento de processo que usam o estágio central
Independentemente do tipo de negócio que você gerencie, seja desenvolvimento de software, saúde, construção ou marketing, o mapeamento de processos pode ajudar você a trabalhar de forma mais inteligente e manter o foco. Para donos de pequenas empresas que estão se ajustando ao trabalho em um mundo pós-pandemia, o mapeamento de processos ajuda a otimizar cada processo, estratégia e tarefa, resultando em mais eficiência, redução de custos, melhores tomadas de decisão e crescimento. Além disso, pode ajudar sua equipe a trabalhar em conjunto sob uma visão compartilhada, para que todos possam fazer o melhor para a empresa e seus clientes.
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