Os cinco aplicativos para trabalho à distância de que você precisa para transformar sua pequena empresa

Nossa nova cultura de trabalho à distância abriu oportunidades para a sua empresa. Você pode procurar talentos e clientes em uma região geográfica mais ampla. Deixe seus funcionários escolherem horários mais flexíveis que se adequem a vida pessoal e profissional deles. Ou ofereça novos serviços ou produtos que atendam melhor às necessidades dos clientes em um novo mundo. 

Administrar uma empresa com uma equipe trabalhando remotamente também pode ser difícil, especialmente se sua equipe está acostumada a trabalhar em conjunto em um mesmo local. Você não pode mais contar com um espaço de trabalho físico para promover a colaboração, o trabalho em equipe eficaz e uma cultura compartilhada. Conforme você reinventa seu negócio para um novo normal, as cinco ferramentas de trabalho à distância a seguir podem ajudá-lo a manter sua equipe conectada e produtiva.

1. Reúna as equipes com uma plataforma de colaboração

Quando equipes com diferentes habilidades e experiências trabalham bem juntas, elas produzem um trabalho de maior qualidade e geram um maior crescimento da receita. Mas é difícil colocar todos na mesma página quando estão trabalhando à distância.  

Como uma plataforma de colaboração pode ajudar 

Para melhorar o trabalho em equipe na sua empresa, comece construindo uma cultura colaborativa. As pessoas são mais propensas a compartilhar e se desafiar de forma respeitosa quando há um alto grau de confiança. Ao mesmo tempo, facilite para que as pessoas se conectem, obtenham ajuda e construam relacionamentos com uma plataforma de colaboração abrangente.  

Uma boa plataforma de colaboração apoiará as equipes que trabalham à distância, facilitará para: 

  • Obter uma resposta rápida para uma pergunta via chat.
  • Usar o compartilhamento de tela para demonstrar uma ideia ou compartilhar o progresso.
  • Agendar e participar de reuniões da empresa e da equipe.  
  • Fazer uma chamada.
  • Usar a videoconferência.

Para muitos, trabalhar à distância pode ser solitário. Ajude sua equipe a se manter envolvida com um bom software de colaboração.

2. Mantenha sua cultura única com um aplicativo de vídeo 

É muito mais fácil construir uma comunidade em uma empresa menor. Sua equipe pode se conhecer e fazer amizades. Os clientes e funcionários podem construir relacionamentos com o CEO e com outros diretores. Eles podem até influenciar decisões importantes. Sua cultura única floresce por meio de conexões como essas. Mas como você mantém a mesma proximidade quando as pessoas não estão juntas no mesmo escritório? 

Como o vídeo pode ajudar  

As pessoas se comunicam por meio de palavras, tom de voz, expressões faciais e gestos. O uso de pistas verbais e não-verbais ajuda a construir relacionamentos de confiança. Crie mais oportunidades para seus funcionários e clientes desenvolverem esses relacionamentos críticos à distância com uma solução de videoconferência. 

O vídeo pode ajudar você e sua equipe a manter contato entre si e com seus clientes ao simplificar o seguinte: 

  • Ler a sala durante as reuniões.
  • Manter as pessoas engajadas – é mais difícil realizar várias tarefas ao mesmo tempo quando você está diante da câmera.
  • Relacionar um nome a um rosto.
  • Organizar um happy hour virtual ou clube do livro.
  • Dar aulas semanais de ioga ou meditação.
  • Convidar os funcionários a compartilharem suas personalidades por meio de encontros temáticos, como “dia do suéter natalino mais feio” ou “sexta-feira do chapéu divertido”.

Você não precisa perder a sensação de comunidade em seu local de trabalho quando as pessoas não estão no escritório. O vídeo é uma ótima ferramenta para trabalhar à distância que pode ajudar a aproximar sua equipe.

3. Trabalhe em conjunto de forma mais eficaz com o compartilhamento de arquivos 

A colaboração é mais do que reuniões e comunicação. Sua equipe também precisa construir soluções em conjunto. Desde os produtos até os contratos legais e publicidade, seus funcionários precisam trabalhar juntos para criar um trabalho de qualidade. Mas se você já enviou e recebeu um arquivo por email, sabe como é fácil perder o controle da versão em que está trabalhando ou esquecer de um comentário importante.  

Como o compartilhamento de arquivos pode ajudar 

Uma solução de compartilhamento de arquivos permite armazenar documentos importantes, como planilhas de contabilidade, apresentações de negócios ou documentos de processamento de texto na nuvem. Dê acesso apenas às pessoas autorizadas e, não importa onde estejam, elas podem trabalhar juntas no mesmo arquivo ao mesmo tempo. 

Simplifique a colaboração de documentos com um aplicativo de compartilhamento de arquivos. Você pode: 

  • Compartilhar arquivos por meio do armazenamento em nuvem, para que todos tenham a versão mais atualizada. 
  • Fornecer edições e comentários imediatos. 
  • Ver em tempo real quem já editou e comentou. 
  • Ser notificado quando alguém editar ou comentar seu arquivo. 

As pessoas relatam maior satisfação no trabalho quando se sentem produtivas. Facilite o trabalho em conjunto com um aplicativo de compartilhamento de arquivos. 

4. Mantenha as iniciativas sob controle com software de gerenciamento de projetos

A conclusão bem-sucedida de um projeto geralmente requer que várias pessoas trabalhem juntas para coordenar as transferências e concluir as tarefas. Isso pode ser difícil, mesmo se todos trabalharem lado a lado no mesmo escritório. Mas quando sua equipe trabalha à distância ou mantém horários de expediente diferentes, as chances do seu projeto sair dos trilhos aumentam significativamente. 

Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar 

O software de gerenciamento de projetos pode ajudar você e sua equipe a descobrir quanto tempo um projeto levará e quais habilidades você precisa para concluí-lo no prazo. Assim que uma iniciativa começa, os membros da equipe e os gerentes de projeto podem verificar com facilidade de qualquer lugar o que falta fazer e quando a próxima tarefa está agendada para começar.    

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em nuvem pode ajudá-lo a cumprir os prazos e gerenciar com eficácia a alocação de recursos, não importa onde você e sua equipe estejam trabalhando. Também ajuda a: 

  • Ganhar visibilidade sobre o que todos estão trabalhando. 
  • Tomar decisões inteligentes sobre quem trabalha em quais projetos. 
  • Determinar rapidamente quando você precisa contratar ou terceirizar para atender às suas prioridades.
  • Manter as equipes e a gerência informadas sobre os principais marcos.
  • Ajudar os funcionários a priorizar tarefas concorrentes. 
  • Saber mais cedo quando os projetos estão saindo dos trilhos e corrigir o curso conforme necessário.

A ferramenta certa para gerenciamento de projetos facilita que você e sua equipe mantenham a consistência ao entregar projetos de alta qualidade que proporcionam suporte a objetivos mais amplos.

5. Melhore a produtividade com um aplicativo de gerenciamento de tarefas 

Não é simples administrar uma pequena empresa, especialmente durante uma pandemia. Os orçamentos podem ser apertados e pode ser que você e sua equipe precisem fazer malabarismos. Pode ser quase impossível terminar sua lista de tarefas pendentes em 24 horas, quanto mais em oito horas.  

Como uma ferramenta de gerenciamento de tarefas pode ajudar 

O software de gerenciamento de tarefas não é capaz de criar mais horas no dia, mas pode ajudá-lo a obter mais valor dos recursos de que você dispõe. Com todas as interrupções que ocorrem no trabalho à distância, saber o que e quando fazer pode economizar o seu tempo e dos seus funcionários.  

Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas eficaz permite que todos contribuam significativamente para o negócio, permitindo que você: 

  • Divida e priorize tarefas por dia e semana. 
  • Forneça prazos incrementais que evitam que os funcionários fiquem sobrecarregados. 
  • Acompanhe o progresso no nível do projeto ou do grupo. 
  • Ganhe visibilidade da produtividade geral para que você possa agir com equipes que estão enfrentando problemas. 

A forma como trabalhamos mudou. Quer você use um espaço no escritório para reunir os funcionários ou não, sua equipe continuará a trabalhar remotamente com mais frequência do que em 2019. Transforme este novo estilo de trabalho em um ativo para sua empresa com aplicativos para trabalhar à distância que permitem que as pessoas trabalhem e permaneçam conectadas.  

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