Dicas para realizar reuniões eficazes com sua equipe

As reuniões geralmente são uma perda de tempo e não produzem resultados mensuráveis. Os altos executivos participam de reuniões com ceticismo e uma estratégia preparada para se ausentarem. 

Você pode achar que os riscos de suas reuniões de pequena empresa  não são tão altos. A empresa é sua; você decide se uma reunião é importante. No entanto, se você estiver pagando aos membros da equipe para comparecer, considere os custos. 

Se sua reunião de 90 minutos custa US$ 750 em folha de pagamento e US$ 75 em lanches, enquanto todo o trabalho fica parado, vale a pena? Os resultados justificam o custo e a perda de 90 minutos de produtividade? 

Veja como realizar reuniões de qualidade em sua pequena empresa.  

Como coordenar uma reunião? 

As reuniões eficazes exigem: 

  • Planejamento 
  • Gerenciamento de tempo e pessoas durante a reunião 
  • Acompanhamento após a reunião 

Planejamento 

Pautas típicas de reuniões: 

  • Trocar ideias para encontrar soluções aos desafios e abordagens para novas oportunidades. Sua empresa identificou um problema ou uma oportunidade. No momento, você não sabe como prosseguir. Você precisa trocar ideias com sua equipe. 
  • Projetar ou atualizar um produto ou serviço. Sua equipe tem uma ideia. Agora ela precisa se reunir para planejar a execução. 
  • Comunicar informações importantes. A empresa está crescendo, e novos desenvolvimentos afetarão sua equipe. Você deseja comunicar essas alterações a toda a equipe de uma só vez. 
  • Oferecer um fórum para receber comentários. Você quer saber o que um grupo está pensando ou quais são suas preocupações atuais. Uma reunião é uma oportunidade para compartilhar ideias. 

Agora as reuniões são realizadas com todos fisicamente na mesma sala ou com alguns participantes virtuais. Participantes de diferentes locais do mundo e fusos horários podem participar de reuniões com soluções de reuniões online. Agora uma reunião muitas vezes é definida apenas pelo horário, não pelo local. É mais fácil participar de reuniões marcadas apenas de acordo com o horário, mas isso não significa que devam ser realizadas mais reuniões. 

Você precisa realizar uma reunião? 

Essa é a pergunta mais crucial na etapa de pré-planejamento da reunião: você precisa realizá-la? Uma reunião de grupo (digital ou física) é a melhor maneira de resolver o problema? Você já esgotou outras formas de gerenciar a situação, sem sucesso? 

Se você usa outras ferramentas de comunicação em grupo, como email, plataformas de gerenciamento de projetos e CRM (gerenciamento de relacionamento com clientes) ou software de vendas, há algo que uma reunião pode fazer e essas opções não podem? Suas equipes trabalham bem em conjunto com essas ferramentas? 

Sua equipe terá êxito se você distribuir perguntas, tarefas ou comunicados a ela via software de gerenciamento de projetos

Só realize uma reunião de grupo se achar que ela fornecerá a melhor solução para seu problema atual. 

Qual é o tópico de sua reunião e o resultado desejado? 

Após decidir realizar uma reunião, defina o tópico dela e determine qual seria um resultado bem-sucedido. 

Exemplo de um tópico de reunião: sua empresa de fabricação tem um conflito de recursos 

Sua empresa tem dois pedidos de fabricação personalizados para dispositivos. Infelizmente, eles têm datas de entrega conflitantes porque os dois pedidos têm um tipo específico de widget personalizado (Tipo Z) em seus núcleos. O dilema é que você só tem uma máquina que cria widgets Z personalizados.  

Resultado desejado para a reunião: descobrir uma maneira de entregar os dois pedidos no prazo 

Crie uma pauta para a reunião 

Após definir o tópico e o resultado da reunião, é hora de criar uma pauta detalhada para ela. 

Muitos modelos de pauta de reunião estão disponíveis online. Por exemplo, esta Pauta de Reunião Clássica para o Microsoft Word pode satisfazer às necessidades de muitas pequenas empresas. 

Cada reunião é diferente. Descreva as etapas específicas dos desafios de cada reunião para atingir sua meta. Defina cada parte da reunião e divida-a em seções cronometradas. Dessa forma, as reuniões podem durar de alguns minutos a vários dias. 

Aqui está um exemplo de esquema de pauta para uma reunião de uma hora: 

  • Apresentações dos participantes: 10 minutos 
  • Explicação do tópico: 10 minutos 
  • Troca de ideias: 20 minutos 
  • Seleção da melhor solução: 10 minutos 
  • Documentação da solução e atribuição de tarefas: 10 minutos

Durante a reunião 

Na reunião real, um cronômetro pode ajudar a manter a equipe no rumo certo. Isso motiva os participantes a seguirem em frente e não se distraírem com detalhes não essenciais. 

Peça aos participantes que guardem ideias e perguntas fora do tópico para outra ocasião. 

Lembre-se de que todos aprendem e processam informações de maneira diferente. Se alguém está tendo dificuldade com um conceito, pergunte à pessoa do que ela precisa. 

Seria útil desenhar o conceito? Organizá-lo em notas autoadesivas? Examiná-lo novamente mais tarde, por escrito? Se você tiver uma equipe pequena, com o tempo, entenderá melhor como as pessoas processam ideias. 

Desafie todos em suas reuniões a compartilhar ideias. Um membro mais calado da equipe pode ter as melhores sugestões, embora não goste de conversar com grupos ou na frente do chefe. 

Quem precisa estar na reunião? 

Inclua o menor número possível de pessoas. Um grupo mais restrito manterá a reunião concentrada no tópico. Se necessário, você pode convidar mais colaboradores para uma reunião futura. 

No exemplo de fabricação, a equipe mínima deve incluir: 

  • Um membro da equipe que entende o processo de fabricação como um todo 
  • Um membro da equipe que trabalha com a máquina que cria widgets Z 
  • Um membro da equipe que entende os clientes. 

Membros da equipe com experiência teórica e prática geralmente encontram as melhores soluções juntos.  

Por exemplo, um operador de máquina do Tipo Z conhece os limites da máquina e quanto tempo leva para limpá-la e restaurá-la. Um engenheiro, analisando o panorama geral, pode encontrar uma maneira de variar a ordem de criação do dispositivo.  

A solução: para a Empresa A, o widget Z será a primeira parte do processo de montagem. Para a Empresa B, o widget Z será a última parte. As equipes poderão começar a montar um conjunto de dispositivos sem um widget Z. As Empresas A e B receberão seus pedidos no prazo. 

Após uma reunião:

  • Acompanhamento com os participantes da reunião 
  • Descubra se as ideias e soluções propostas estão progredindo 
  • Determine as próximas etapas 
  • Esteja aberto a comentários para melhorar futuras reuniões

Comece com estas dicas. Impressione sua equipe e possíveis parceiros de negócios com suas reuniões produtivas e bem planejadas. 

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