Fique no controle de seu email com estas quatro dicas

Você começa a suar frio só de pensar no excesso de emails? Sua caixa de correio é uma confusão de tarefas e mensagens não lidas salvas para mais tarde? 

Não precisa ser assim. O sonho da caixa de entrada organizada pode parecer distante, mas está mais perto do que você pensa. 

Como qualquer outra ferramenta, o email agrega valor à sua vida quando usado da forma certa. Com um plano inteligente, você pode transformar sua caixa de entrada em um de seus maiores aliados na comunicação.  

Seu email é parte de sua identidade: proteja-o com cuidado 

Esse princípio pode ser considerado a regra de ouro do gerenciamento de email. Para pessoas ocupadas, é imperativo que seu endereço de email seja direcionado apenas àqueles que precisam dele. Se o endereço estiver disponível em muitos lugares, sua caixa de entrada ficará cheia.  

Um método para proteger sua identidade é usar alguns endereços. Você tem seu endereço de email ‘real’, aquele que usa todos os dias. O endereço alternativo é aquele que você pode usar ao preencher formulários, fazer compras online etc. Esse endereço eliminará todas as mensagens promocionais e outro lixo eletrônico, para que seu endereço principal não seja sobrecarregado.  

Em um mundo em que muitas pessoas lutam para alcançar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, endereços de email separados são um ótimo ponto de partida. Basta usar um aplicativo que possa facilmente manter suas contas em um só lugar, mas gerenciadas separadamente.  

Não deixe a poeira assentar 

A procrastinação pode levar a problemas em muitas áreas de sua vida. Isso certamente é verdade quando se trata de emails. Se você não lidar com os emails logo após eles chegarem, logo enfrentará a desordem.  

Tente estabelecer uma agenda para acessar sua caixa de entrada. Por exemplo, você pode planejar gerenciar emails três vezes por dia. Faça essa tarefa de manhã, depois do almoço e antes de ir para casa. Com três verificações, você manterá o controle, sem que isso tome o dia inteiro.  

Usar a tecnologia a seu favor é útil para conseguir isso. Experimente o recurso Reproduzir Meus Emails no Outlook para iOS. Esse recurso reproduz emails em voz alta e oferece um resumo útil de sua caixa de entrada e calendário

Se usá-lo para ver o que há de novo em sua caixa de entrada no trabalho ou para uma conta pessoal, você poderá ouvir e agir em relação às mensagens com comandos de voz simples ou passando o dedo para fazer a triagem rapidamente. Para responder a um email, basta ditar uma mensagem curta e enviá-la. É ótimo para conferir os emails durante seu trajeto de manhã ou durante o almoço, quando suas mãos podem estar ocupadas.  

Exclusão do que não é necessário 

Pode ser difícil excluir um email. Mesmo que você não ache que precisará da mensagem no futuro, ainda é difícil pressionar o botão. Porém, você precisa fazer isso.  

É essencial excluir emails irrelevantes, caso contrário, eles podem causar problemas. A confusão na caixa de entrada pode fazer com que você se sinta sobrecarregado, mesmo que as mensagens não sejam necessárias. Excluir emails de trabalho regularmente é um pequeno passo para reduzir os níveis de estresse.  

Ainda não tem certeza de que você conseguirá adquirir esse hábito? Experimente uma etapa intermediária. Em vez de excluir emails imediatamente, deslize o dedo e agende-os para voltarem à sua caixa de entrada em um momento mais conveniente. Caso contrário, remova o restante e aproveite seu fim de semana.   

Não é preciso escrever um testamento 

Todos nós já escrevemos palavras demais alguma vez. É fácil se deixar levar pelo entusiasmo, mesmo quando uma mensagem mais curta seria suficiente. 

Aprenda a redigir mensagens mais curtas ao escrever para colegas e clientes, além de amigos e parentes. Você economizará tempo escrevendo emails mais curtos, e sua mensagem também será mais clara.  

Escrever emails curtos e informativos é uma arte. Você pode achar difícil no começo, mas será mais fácil com a prática. Em breve, você perceberá que a maioria de suas mensagens contém apenas algumas frases.  

Além disso, você pode usar marcadores para apresentar algumas ideias de forma rápida e concisa. Os destinatários de suas mensagens vão adorar a brevidade, e você se tornará mais produtivo a cada dia. 

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