Veja os 4 passos para ser craque na criação de um e-mail corporativo

Se você não gosta de emails, fique atento! Uma pesquisa recente comprovou que o email é a principal ferramenta usada para comunicação no trabalho, e a importância dele aumentará nos próximos cinco anos. A pesquisa também mostrou que os funcionários passam 3,2 horas por dia conferindo emails de trabalho. Um estudo separado da The Radicati Group declarou que, em média, 122 emails empresariais foram enviados e recebidos por usuário a cada dia no ano passado.

O que todos esses dados significam? Isso é um bom lembrete de que o email é, e continuará a ser, um aplicativo essencial para qualquer empresa, seja ela pequena ou grande. Ao criar email empresarial, há muitos fatores a serem considerados, especialmente se sua empresa é de porte pequeno ou médio e tem o objetivo de crescer nos próximos anos.

Para encontrar o melhor serviço de email para sua empresa, considere apenas aqueles que atendem aos seguintes critérios obrigatórios:

  1. Solução de email hospedada: há duas opções principais para a configuração de um email empresarial: email interno e hospedado. Para muitas empresas, o custo total de propriedade relacionado ao email interno não faz muito sentido financeiro. Isso pode significar imposição de limites de armazenamento, o que é inconveniente para seus funcionários, além de tornar sua empresa responsável por atualizações e backups. No entanto, quando você usa uma solução de email hospedada, os serviços de hospedagem de email assumem o trabalho que ficaria a cargo da sua equipe de TI. O serviço de email hospedado para usuários corporativos também pode fornecer opções de armazenamento dinâmico e escala para atender à sua empresa no ponto em que ela está no ciclo de crescimento.
  1. Espaço adequado no servidor: dependendo do tamanho da sua empresa e da quantidade de armazenamento de email que ela precisa, você precisa escolher entre hospedagem compartilhada e dedicada. Muitas empresas pequenas começam com a hospedagem compartilhada, o que significa que o servidor físico é usado por vários locatários, porque ela é extremamente acessível e ainda oferece todos os benefícios dos serviços de hospedagem de email, inclusive segurança, confiabilidade e privacidade. Quando esse espaço de servidor compartilhado não é mais suficiente, as empresas podem recorrer a servidores de email dedicados para os negócios. Geralmente, também há mais personalização disponível com uma solução dedicada.
  2. Acesso móvel: no atual mundo de negócios em ritmo acelerado, a compatibilidade entre sua solução de email e os dispositivos móveis de seus funcionários é crucial. Além de ser necessário que seus funcionários acessem os emails empresariais quando estão longe das mesas, também é importante considerar a adoção de uma solução de email para o ambiente móvel com recursos de compartilhamento de documentos e calendário. Além disso, faça uma seleção constantemente atualizada de tecnologia móvel e permita a sincronização com outros dispositivos.
  3. Um provedor sólido: ao selecionar um serviço de email para fins comerciais, o "quem" é tão importante quanto o "o quê". Escolha uma empresa em que você possa confiar, com anos de experiência comprovada na prestação de excelentes serviços de hospedagem de email. Especificamente, procure um provedor com uma garantia sólida de tempo de atividade, alta confiabilidade e segurança excepcional. A solução de email do provedor deve facilitar o trabalho dos funcionários, inclusive recursos como a integração entre o calendário, os contatos e os arquivos, um recurso de calendário compartilhado e suporte ininterrupto de especialistas.

É evidente que o email não vai desaparecer tão cedo.

As organizações devem estar muito atentas ao configurar uma solução de email empresarial para aumentar a eficácia e ter um efeito positivo no resultado final.

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