Seis maneiras de tornar as pautas de reunião online notáveis

Por Diana Booher, autora convidada da Microsoft

Muitas reuniões online se parecem bem pouco com uma reunião presencial em termos de energia, envolvimento ou ideias geradas.

Muito frequentemente, essas reuniões online se desviam do caminho assumindo uma destas características: ou são silenciosas, parecidas com um monólogo, em que apenas um fala e o restante apenas ouve. Ou se parecem com uma festa de celebração após o fechamento de um grande contrato, com todo mundo querendo falar, sem direção nem foco. Mas não precisa ser assim.

Para que as reuniões online sejam tão dinâmicas e ainda assim tão produtivas quanto as reuniões presenciais, siga estas diretrizes:

1. Use uma pauta formal.

Não ter uma pauta dá aos participantes a sensação de que você pretende “ter um bate-papo” em vez de tratar de negócios, trocar ideias e tomar decisões. Formalize a pauta por escrito e envie-a aos participantes alguns dias antes da data da reunião para que eles a analisem e se preparem.

Além disso, continue a desenvolvê-la de tempos em tempos à medida que a data da reunião se aproxima. Você verá por que conforme avançar na leitura.

2. Coloque os assuntos em forma de pergunta.

Evite usar este formato:

─ Vendas do 3º trimestre

─ Estande da feira na conferência da ITH

─ Campanha de marketing do concorrente em agosto

Em vez disso, escreva os tópicos como perguntas para que a discussão tenha foco e não se perca:

─ Que porcentagem da sua cota do 3º trimestre foi atingida até agora?

─ A exibição na feira da ITH vale o dinheiro e o tempo gasto: US$ 35 mil e 2 dias?

─ Qual é a melhor estratégia de venda em relação à campanha de marketing de agosto da Logard?

3. Especifique o formato de cada assunto da pauta.

Na pauta escrita, defina o formato de cada tópico: "Para discussão aberta", "Apenas para comunicar", "Perguntas e respostas", "Sondar os participantes", "Para recomendação", "Para decisão". Com frequência, os participantes saem de uma reunião com a sensação de que perderam tempo porque não se chegou a uma decisão. Mas, como líder da reunião, seu objetivo pode ser apenas levantar uma questão e coletar informações. Permitir que o grupo saiba da sua real intenção dá a sensação de objetivo alcançado.

4. Determine um tempo para cada tópico.

Você sempre pode ajustar o tempo conforme avança. Porém, a estimativa de tempo dá a cada um noção do que você espera. Se a pauta diz que Deepak deve reportar os resultados de laboratório, e o tempo é de cinco minutos, ele saberá que não deve usar o tempo colocando tudo em uma apresentação de 30 minutos.

5. Avise aos responsáveis para trazer informações necessárias.

Se você espera que Jana apareça com dados para embasar uma discussão, não a surpreenda. Coloque o nome dela na pauta como a "pessoa responsável" para que ela chegue preparada.

6. Resuma as conclusões e delegue as ações de acompanhamento – NA pauta.

Especialmente em reuniões online, lembre-se da forte tentação dos participantes de desviarem a atenção para a tela do celular ou para a papelada. Resuma as principais conclusões e decisões e anote-as na coluna em branco na pauta projetada. E, na coluna final, registre a ação de acompanhamento: Quem é responsável por fazer o que até quando.

Pronto. Sua pauta completa agora serve como a ata da sua reunião. Distribua essa pauta final aos participantes e mais tarde disponibilize aos que não compareceram (como um arquivo para download para referência)!

Sua pauta faz o trabalho pesado. A reunião online produtiva foi realizada!

Diana Booher é uma escritora de sucesso, com 47 livros publicados em 60 idiomas. Ela ajuda as organizações a se comunicar com clareza e os líderes a expandir a influência com uma forte presença executiva. Ela escreve regularmente em blogs para a Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Sobre o autor

Dianna Booher é autora de 47 livros best sellers, publicados em 60 edições em língua estrangeira. Ela ajuda organizações a se comunicarem com clareza e líderes a expandirem sua influência por meio de uma forte presença executiva. Ela escreve regularmente nos blogs da Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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