5 maneiras de ser mais profissional por email

Diariamente, as caixas de entrada recebem mais de um bilhão de emails. Para uma pequena empresa, é árduo o desafio de se destacar e demonstrar o que sua empresa representa em um único email, porém é mais fácil do que você pensa.

Siga estas cinco estratégias simples, porém bastante efetivas, para converter o cliente, fechar a venda, desenvolver sua marca e sua pequena empresa por meio do uso efetivo do email empresarial.

  1. Crie um endereço de email personalizado para a sua empresa – Mostre que não está de brincadeira e seja tratado com seriedade com um endereço de email formatado corretamente. Se você usar seu email pessoal, não estará comunicando todo o potencial que sua empresa tem para oferecer. Em vez disso, formate seu email como seunome@nomedasuaempresa.com.
  2. Use as linhas Para, CC, e Cco estrategicamente: elimine o risco de respostas desnecessárias ou a lotação de caixas de entrada. Questione-se para saber se é melhor usar Cco ou Cc. Os contatos se conhecem (ou há essa necessidade)? Cada destinatário precisa ler cada resposta? Respeite a privacidade dos destinatários colocando os contatos em Cco, e adicione pessoas ao campo Cco a fim de eliminar oportunidades de gafes com “responder a todos”. Aproveitando, considere esperar para preencher as linhas Para, Cc e Cco depois de redigir e revisar seu email. Isso acaba com o risco de enviar sem querer o email, e permite que você pense um pouco sobre o que escreveu antes de pressionar “enviar”.
  1. Escreva assuntos inteligentes: uma linha de assunto chamativa ou motivadora aumenta as chances da pessoa ler seu email. Crie uma linha de assunto direcionada, pessoal e mostre o valor ou urgência da leitura. Para criar linhas de assunto interessantes, combine alguns elementos de linha de assunto baseados em ação e tópicos, com um valor agregado aos leitores.
  2. Inclua uma próxima etapa clara: inclua chamadas para ação claras com as etapas seguintes bem estabelecidas. Quer seja clicar em um link, chamar um número, responder ao seu email ou outra coisa, deixe isso bem claro e facilite todo o processo. Precisa de resposta para uma pergunta? Não faça rodeios. Faça a pergunta no início do seu email, e peça a resposta de seus destinatários perto do fim.
  3. Faça uma revisão: a correção ortográfica só colabora até certo ponto. Não revise apenas a ortografia e a gramática; confira se o tom é adequado ao assunto. Cuidado com piadas e sarcasmo, pois o humor pode ser facilmente mal-interpretado. E verifique se cometeu um dos erros de email mais comuns: indicar um anexo, mas esquecer de incluí-lo.

É incrível como estratégias simples são impactantes, e você verá os resultados quando implementá-las no plano de comunicação por email de sua empresa. Depois de implementar essas estratégias (e revisar mais uma vez, por precaução), pode enviar.

Sobre o autor

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