7 truques de calendário online para melhorar a sua produtividade

Qual o segredo para maximizar a produtividade e a eficiência? Não existe uma única bala de prata, mas uma maneira certeira de obter ganhos é com truques de calendário que o manterão organizado e focado. Do agendamento dos blocos de tempo “sem reunião” à integração móvel para que nunca perca uma reunião, a arte da otimização do calendário é crucial.

Vejamos sete truques simples de calendário que você pode usar para elevar sua produtividade:

  1. Programe blocos de tempo “sem reunião”: em vez de executar várias tarefas, reserve um tempo sem interrupções. “Quando as pessoas fazem várias tarefas, muito frequentemente as coisas saem mal feitas”, diz David Sanbonmatsu, professor de psicologia da Universidade de Utah. “Muitas vezes, as pessoas que realizam várias tarefas são as que menos têm aptidão para isso… são indivíduos que não controlam impulsos.” (Fonte: Forbes.)
  2. Defina períodos de ausência do escritório: identifique blocos de tempo no seu calendário como “indisponível”, “não está trabalhando” ou “fora do escritório” se você não estiver trabalhando no dia ou estiver viajando.

    • Ciberataque profissional: se você tiver um compromisso regular não profissional ou um tempo de viagem durante o qual não está disponível, programe esses períodos como um tempo de ausência do escritório recorrente. Para fazer isso no Outlook, basta abrir a reunião que deseja definir como recorrente e, na guia Reunião (no grupo Opções), clique em Recorrência. Selecione a frequência desejada, defina as opções para a frequência e clique em OK.
  3. Conecte o calendário ao celular: acontece com todos, você não está no laptop e uma reunião está atrasada, você esquece quando e onde é a próxima reunião e acaba chegando às pressas com uma enxurrada de desculpas cinco minutos após o início da próxima reunião. Integre seu calendário ao seu dispositivo móvel para se manter atualizado de todas as reuniões.
  1. Marque um intervalo entra as reuniões: sempre que possível, programe 10 minutos extras antes e após cada reunião, para ter tempo suficiente para sair da reunião atual e se preparar para a próxima. Isso também evita a sensação de "estar sempre correndo" de reunião em reunião.
  2. Programe pausas: quando você está fazendo tarefas querendo terminar de uma vez, é comum não parar e trabalhar até se esgotar. "Levantar-se por alguns minutos para deixar o sangue fluir e levar um pouco mais de oxigênio para o cérebro é parte necessária do dia de trabalho", de acordo com a Equipe de Vida Saudável do Huffington Post. Programe pausas no calendário para evitar o esgotamento e aumentar a criatividade e deixe que seus lembretes façam a parte deles.
  3. Defina lembretes de verificação: à medida que os principais prazos se aproximam, programe verificações de benchmarks com lembretes. Isso evita o estresse no fim do projeto e garante que você esteja checando as tarefas antes de passarem. Inclua membros da equipe nos lembretes do calendário para incentivar também as verificações da equipe.
  4. Integre os contatos comerciais: simplifique o convite de contatos comerciais, integrando o calendário à lista de contatos.

Ciberataque profissional: você pode adicionar um contato de uma mensagem de email no Office 365. Abra a mensagem para que o nome da pessoa seja exibido em uma dessas linhas: De, Para, Cc ou Cco. Clique com o botão direito do mouse no nome apropriado e clique em Adicionar aos contatos do Outlook. Uma nova janela é aberta, onde você pode preencher os detalhes desejados clicar em OK ao terminar.

Sobre o autor

O foco da equipe do Centro de Crescimento é ajudar você a iniciar, gerenciar e administrar sua empresa.

Introdução ao Microsoft 365

É o Office que você já conhece, com as ferramentas para trabalhar melhor em equipe e produzir mais, a qualquer momento e em praticamente qualquer lugar.

Compre agora
Conteúdo relacionado
Business Tips

Trabalhe de casa e preserve o meio ambiente

Leia mais
Business Tips

Seis maneiras de tornar as pautas de reunião online notáveis

Leia mais
Business Tips

Como criar fluxogramas para aperfeiçoar a colaboração empresarial

Leia mais

O Centro de Crescimento não constitui consultoria tributária ou financeira profissional. Entre em contato com um profissional financeiro ou tributário para discutir sua situação.