Conheça os recursos de serviços de email adequados para o seu negócio

Os serviços de email são usados em quase todas as atividades online, desde manter contato com clientes e colegas até a configuração de contas de redes sociais e compras online. Além disso, em praticamente todos os países do mundo, as pessoas estão conectadas a um cliente de email que torna a vida moderna possível. Na verdade, de acordo com um estudo do The Radicati Group, Inc., em 2017, cerca de metade da população mundial usou o email e, “até o final de 2021, o número de usuários de email em todo o mundo será superior a 4,1 bilhões”. Isso é incrível e mostra como as plataformas de email se tornaram importantes.

Porém, o email não é mais apenas uma maneira de enviar e receber mensagens simples. Por meio de inovações feitas para ajudar pessoas e organizações a se comunicar com mais eficiência e eficácia, o email cresceu para englobar uma ampla gama de ferramentas que podem realmente melhorar sua forma de trabalhar. Claro, nem todas as empresas precisam acessar todas as ferramentas disponíveis, portanto, veja abaixo as ferramentas divididas em soluções “básicas” e “avançadas”, o que ajuda a decidir que tipo de cliente de email é o ideal para você. Vamos dar uma olhada.

Recursos básicos

A maior parte dos serviços de email gratuitos oferece alguns recursos básicos que permitem gerenciar e organizar mensagens de email com eficiência, entre eles:

  • Respostas automáticas: por permitir a criação de uma mensagem que é enviada automaticamente para qualquer pessoa que entrar em contato com você por email, esse recurso facilita a divulgação para outras pessoas de que você está fora do escritório, quando voltará e com quem eles devem falar durante sua ausência.
  • Aplicação de regras: regras são ações que você pode aplicar automaticamente a mensagens recebidas e/ou enviadas. Elas dão a liberdade de escolher o que desencadeará uma regra e quais ações serão tomadas quando elas foram acionadas. Por exemplo, se você quiser que todas as mensagens do seu chefe sejam direcionadas para uma pasta especial, defina uma regra para que isso aconteça. Ou, se quiser excluir imediatamente as mensagens com "inscreva-se já" no assunto, crie uma regra que faça isso acontecer.
  • Pastas: a maioria dos serviços de email gratuitos oferece algum tipo de recurso organizacional, como pastas, que permitem classificar e armazenar mensagens manualmente com base no sistema que melhor funciona para você. Por exemplo, se você estiver trabalhando no "Projeto X", crie uma pasta intitulada "Projeto X" e transfira manualmente todas as mensagens que pertencem ao projeto para a pasta. Com isso, será mais fácil manter os registros de qualquer comunicação relacionada ao projeto. Ou, caso esteja pesquisando preços de um produto de que sua empresa precisa, crie uma pasta para todas as mensagens e estimativas recebidas até o momento e coloque-as em um local prático.

Recursos adicionais com serviços de email empresariais

Claro, se você precisar ir além daquilo que os recursos básicos permitem, o email corporativo poderá ser a resposta. E, embora cada cliente de email seja diferente, alguns tipos de recursos que você pode encontrar em uma solução corporativa incluem:

  • Armazenamento e comunicação segura por email: por meio da criptografia e de uma ampla gama de recursos avançados de segurança, muitos serviços de email corporativo têm a capacidade de manter todas as mensagens em segurança, em trânsito e na sua caixa de entrada.
  • Calendários compartilhados: com calendários compartilhados, você pode ver quando alguém (ou toda a equipe) está disponível para reuniões, o que facilita o agendamento e outros eventos em grupo, em horários que são convenientes para todos. Os calendários compartilhados também podem ser uma ótima maneira de mostrar às pessoas que você estará fora do escritório. Basta adicionar um item de calendário de férias e bloquear a hora adequadamente. Em seguida, todos com acesso ao calendário saberão quando você estará ausente.
  • Envie mensagens a várias pessoas usando um único alias de email: alguns serviços de email facilitam a troca de mensagens de todas as pessoas com quem você trabalha em um determinado projeto de uma só vez, usando apenas um nome. Portanto, se você trabalha com, digamos, 10 pessoas em um projeto, coloque-as em um grupo e dê o nome "Projeto X da Equipe" ao grupo. Uma mensagem será enviada para elas sempre que você enviar um email para "Projeto X da Equipe". Isso facilitará o compartilhamento de arquivos e manterá todos informados.
  • Retenção de email: o arquivamento de mensagens de email da empresa é essencial para o cumprimento das regulamentações governamentais e do setor e para satisfazer seus próprios padrões de governança corporativa. Felizmente, a maior parte dos serviços de email corporativo permite que você defina suas próprias políticas de retenção para arquivar o que for necessário e por quanto tempo precisar.

Os serviços de email gratuitos têm seu papel e, se você for a única pessoa na empresa, eles podem ser exatamente aquilo de que você precisa para começar. No entanto, se você administrar uma empresa com dezenas de funcionários ou estiver sujeito a regulamentações governamentais ou do setor, ou precisar de algo além da capacidade de enviar e receber mensagens, uma solução de email corporativo vai atendê-lo bem e fornecerá as ferramentas necessárias para trabalhar, expandir e desenvolver seu negócio da maneira certa.

Sobre o autor

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Introdução ao Microsoft 365

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