Como usar video conferência para economizar tempo e dinheiro

Se você possui ou trabalha para uma corporação multinacional ou faz parte de uma pequena empresa com clientes em diferentes municípios ou estados, ou até mesmo países, é muito provável que as viagens de trabalho façam parte de sua realidade. As reuniões presenciais não apenas ajudam a melhorar a comunicação empresarial (afinal de contas, é difícil deduzir o tom de um email ou de uma menagem instantânea), como também permitem que você veja e ouça seus clientes, o que pode ajudá-lo a entendê-los melhor.

Infelizmente, as viagens de negócios podem custar caro tanto financeiramente quanto para a produtividade, e, se os voos forem cancelados, atrasados ou redirecionados, esses custos poderão aumentar ainda mais. Além do impacto que a viagem de negócios tem sobre sua empresa, as viagens também afetam seus funcionários, expondo-os a jet lags crônicos, níveis de radiação não saudáveis, enfraquecendo seus sistemas imunológicos e perturbando a vida doméstica – tudo porque você ou sua equipe precisa se encontrar com um cliente.

Sem dúvida, algumas reuniões presenciais são importantes. Porém, para os casos em que elas não sejam imprescindíveis, existem soluções de comunicação que permitem ver e ouvir os clientes mesmo à distância. De fato, a videoconferência é a chave para reduzir as viagens. Mas nem todas as soluções são criadas da mesma forma, então escolha seu software de comunicação com sabedoria e tente encontrar uma opção que inclua:

  • Videoconferencia em HD com vários participantes. Procure aplicativos de reunião de negócios que possibilitem a integração de várias pessoas na reunião e na tela, para que todos possam participar. E certifique-se de ter acesso a vídeo em HD e áudio. Dessa forma, será possível ver e ouvir todos de forma clara.
  • Compartilhamento de conteúdo. Em praticamente qualquer reunião, há compartilhamento de conteúdo, geralmente, na tela de uma sala de conferência. Sendo assim, convém procurar uma ferramenta de videoconferencia que permita que todos os participantes compartilhem documentos, aplicativos, URLs, apresentações e telas de forma consistente. Além disso, procure uma solução que permita a colaboração em documentos em tempo real, o que tornará o trabalho em conjunto ainda mais fácil.
  • Controles de produção integrados. Com ferramentas de produção integradas diretamente ao aplicativo, de comunicação da empresa, é possível gerenciar toda a reunião pelo painel de controle. Algumas ferramentas oferecem até mesmo a capacidade de escolher quais participantes verão quais conteúdos, para que você possa administrar sua reunião de forma mais segura.
  • Participação com um só toque. Quanto mais etapas os usuários tenham que seguir, menor será a probabilidade de que usem um produto, portanto, procure um software de comunicação que simplifique a participação em reuniões. Com o acesso de um toque a partir de um lembrete de reunião, calendário, entre outros, os participantes da reunião podem ingressar nela com esforço mínimo.
  • Hospedagem terceirizada. Ao usar uma solução de comunicação empresarial hospedada por um terceiro, você não terá que fazer investimentos em infraestrutura para adquirir as ferramentas e funcionalidades de que precisa. E toda a manutenção é da responsabilidade do host, o que também pode ajudar você a economizar dinheiro.

Promover a viagem de um ou dois membros da sua equipe para uma reunião pode custar milhares de dólares em voos, hotéis, refeições, táxis ou aluguel de carros, sem mencionar o tempo perdido em trânsito. E, se isso ocorrer várias vezes ao ano, os custos para você e sua equipe poderão aumentar muito. Portanto, se estiver procurando uma solução que ajude você a economizar dinheiro, reduzir o estresse dos seus funcionários e permitir que você mantenha uma comunicação comercial clara e aberta com seus clientes, veja alguns dos programas de videoconferencia disponíveis. Já se passou cerca de uma década desde que eles foram lançados, e eles podem ser um divisor de águas para sua organização e seus clientes.

Sobre o autor

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Introdução ao Microsoft 365

É o Office que você já conhece, com as ferramentas para trabalhar melhor em equipe e produzir mais, a qualquer momento e em praticamente qualquer lugar.

Compre agora
Conteúdo relacionado
Manage my business

Veja os 4 passos para ser craque na criação de um e-mail corporativo

Leia mais
Manage my business

Como melhorar a comunicação empresarial e colaboração no mundo digital

Leia mais
Manage my business

O que a sua empresa tem saber agora sobre comunicação unificada (UC)

Leia mais

O Centro de Crescimento não constitui consultoria tributária ou financeira profissional. Entre em contato com um profissional financeiro ou tributário para discutir sua situação.