4 formas de melhorar a colaboração com software de intranet

Todos os gestores de projetos tiveram de aprender a manter as suas equipas focadas nos respetivos objetivos em momentos em que a carga de trabalho os poderia estar a puxar para várias direções diferentes. Em alguns casos, isso poderá implicar ter de colaborar com outros gestores de projetos na priorização de projetos, ter de ajudar os membros das equipas a organizarem-se e permanecerem organizados à medida que o volume de trabalho aumenta, ou ter de fornecer aos membros das equipas (que poderão viver em diferentes cidades, distritos ou países) as ferramentas de que estes necessitam para colaborar eficazmente. Embora as competências de priorização de projetos surjam com a experiência pessoal, tem à disposição software de intranet que o ajudará a manter as suas equipas organizadas e em colaboração, e lhe permitirá comunicar eficazmente com cada pessoa e com as suas equipas.

Como é óbvio, nem todos os softwares de portal de intranet são iguais, por isso vamos agora abordar quatro ferramentas que deve procurar numa solução de intranet.

Gestão de Informações

Para manter todos no rumo certo, é importante que a sua equipa saiba quem é responsável pelo quê e quando. Além disso, terá de informar a sua equipa sobre como podem contactar outros membros e aceder a páginas Web ou documentos importantes (especialmente se estiverem protegidos por palavra-passe ou caso se encontrem em servidores de teste), terá de conseguir fazer anúncios importantes ou publicar lembretes, etc. Por conseguinte, deve procurar uma intranet empresarial que lhe permita criar facilmente páginas de equipa que possam ser personalizadas em função das suas necessidades. Assim poderá alojar e partilhar informações importantes numa localização central.

Bibliotecas

O software de colaboração deve sobretudo facilitar a colaboração entre os membros da sua equipa, pelo que deve optar por uma solução que permita que todos tenham acesso aos mesmos ficheiros, documentos, imagens, notas de reuniões, etc. O facto de poder criar bibliotecas de documentos cuja identificação faz sentido para o seu projeto e equipa permite a todos encontrar as informações mais recentes sobre o seu projeto, rever iterações anteriores de materiais a entregar, ver elementos artísticos atuais, recordar os requisitos do projeto e muito mais.

Ferramentas de Colaboração

Os portais de intranet dos colaboradores devem permitir que os membros da sua equipa criem espaços onde podem partilhar e gerir informações, bem como colaborar em ficheiros. Para tal, procure software de colaboração que inclua, por exemplo, debates por tópicos, inquéritos para ajudar a planear reuniões e/ou facilitar a tomada de decisões, calendários partilhados, listas de tarefas e áreas de reunião onde possa alojar todas as suas notas de reuniões, documentos, agendas, etc. Tal como acontece com as áreas de reunião, as soluções de intranet com ferramentas de área de trabalho podem permitir que determinados membros das equipas, tais como um designer gráfico e um redator publicitário, trabalhem simultaneamente no mesmo ficheiro sem substituir o trabalho um do outro, o que leva a uma melhoria na produtividade.

Integração com as Ferramentas Existentes

Mesmo que o software de portal de intranet prometa melhorar muito a sua produtividade e esforços de colaboração, será difícil convencer a sua equipa a utilizá-lo se o mesmo for complicado ou exigir a substituição das ferramentas que já possui (como as ferramentas de processamento de texto, folha de cálculo, design gráfico e/ou e-mail). Para alcançar o nível de produtividade e organização de que precisa, procure uma solução de intranet que se integre bem com as ferramentas que a sua equipa já utiliza. Desta forma, a sua organização não terá de comprar programas mais dispendiosos e possivelmente menos eficazes, e a sua equipa não terá de passar por um processo de aprendizagem difícil.

O software de colaboração deve ser simples, totalmente integrado e personalizável para lhe fornecer a si e à sua equipa as ferramentas de que precisam para colaborarem como um todo e em pequenos grupos. Quando optar por uma solução que lhe permite organizar os seus ficheiros à sua maneira, assim como utilizar as ferramentas que já possui, e que lhe fornece ferramentas de colaboração que tornam fácil para várias pessoas trabalharem em simultâneo nos ficheiros, partilharem documentos e informações, e acompanharem debates importantes, terá aquilo que todos os gestores de projetos querem: uma equipa organizada e produtiva.