Cinco formas de colaboração para trabalhadores à distância

À medida que a adesão ao teletrabalho continua a aumentar, é essencial que os colaboradores e as equipas continuem a trabalhar em conjunto de forma coesa, independentemente da distância que os separa. Com os avanços significativos na tecnologia digital, a colaboração é mais eficaz do que nunca. As ferramentas disponíveis para os colaboradores à distância oferecem um espetro de oportunidades de colaboração inédito.  

Segundo a CNBC, existem pelo menos três tipos diferentes de \”distância\”, incluindo a distância física e operacional. As ferramentas de colaboração aqui descritas também abordam a \”distância de afinidade\”, que é referente à necessidade de \”confiança, compaixão e ligação\” de todos os seres humanos. 

Desde sessões de debate de ideias em tempo real a estratégias inovadoras de partilha de ficheiros e documentos, todas as empresas podem tirar o máximo partido da respetiva equipa de trabalhadores à distância. Eis uma descrição breve sobre como estes recursos valiosos levam a novos níveis de produtividade

Videochamadas e videoconferências 

Por vezes, as pessoas que anseiam por interações \”em pessoa\” com colegas sentem-se limitadas pelo respetivo estatuto de trabalhadores à distância. O isolamento pode afetar os respetivos hábitos de trabalho e levar à alienação da equipa. 

As videochamadas e as videoconferências melhoram significativamente o \”fator pessoal\”, enquanto aprofundam o trabalho em equipa e o desenvolvimento de relações. As videochamadas ajudam a melhorar o debate de ideias nas equipas através de conversas interativas em tempo real. Além disso, as videochamadas são uma ferramenta útil para avaliar o desempenho dos colaboradores (com trabalhadores à distância) e outras situações em que um encontro cara a cara tem mais impacto.  

A utilização de videoconferências pode reduzir ou até eliminar as despesas de viagem e os desafios de agendamento de várias reuniões presenciais. 

Chat/Mensagens Instantâneas 

As conversações em tempo real substituíram a troca presencial de ideias através da tecnologia de chat e mensagens instantâneas. Estas ferramentas permitem aos trabalhadores à distância partilharem ideias e estratégias de forma mais eficiente e focada. 

Por exemplo, se um trabalhador à distância noutra parte do país tiver uma ideia \”revolucionária\” sobre um projeto, o mesmo pode comunicar através de mensagens instantâneas e partilhar a ideia com colegas a centenas ou milhares de quilómetros de distância. Este recurso é muito mais rápido e eficiente do que os e-mails no que diz respeito às comunicações.  

  • A opção de partilha de ecrã permite aos membros da equipa tomar decisões mais rapidamente em tempo real, bem como manter o fluxo do projeto  
  • Arquivar o histórico de conversações fornece uma perspetiva aprofundada sobre como as decisões são tomadas e como novas ideias contribuem para a conclusão dos projetos 

 Partilha de documentos e colaboração em documentos em tempo real 

Embora a documentação continue a fazer parte das operações empresariais, os documentos são apresentados com menos frequência em formato de papel hoje em dia. Em vez disso, os membros da equipa em localizações diferentes podem trabalhar em conjunto através de documentos de ficheiros, folhas de cálculo, apresentações do PowerPoint, entre outros. Tudo isto online. 

As edições e o feedback ocorrem praticamente em tempo real, o que reduz significativamente potenciais falhas de comunicação ou outras falhas que acontecem quando os documentos são constantemente enviados e recebidos por e-mail. A colaboração em tempo real é especialmente útil quando é necessário gerar documentos essenciais para projetos com maior urgência.  

Tal como num cenário de trabalho no local, é muitas vezes necessário que os membros da equipa enviem, partilhem e acedam a ficheiros. A partilha de ficheiros é agora efetuada maioritariamente através do armazenamento na nuvem. Depois de armazenar dados online, pode aceder facilmente aos mesmos e as outras pessoas podem aceder, ver e editar ficheiros no Windows, no Mac ou em dispositivos móveis. 

Partilha e gestão de tarefas 

As equipas virtuais separadas por distâncias significativas e vários fusos horários necessitam de uma forma de se manter atualizadas sobre os projetos partilhados. A partilha e gestão de tarefas de projetos é facilitada e todos os membros da equipa são informados ao longo do progresso das tarefas. 

O software de gestão de tarefas permite aos trabalhadores à distância: 

  • Aceitar tarefas e permitir que outras pessoas vejam quem está encarregue de outros trabalhos 
  • Alertar um membro da equipa, de modo a saber quando um trabalho foi concluído e manter o fluxo de trabalho 
  • Armazenar e organizar ficheiros de recursos (folhas de cálculo, documentos, entre outros) e garantir que estão a utilizar informações atualizadas 

Com acesso a uma aplicação de gestão de tarefas, os colaboradores à distância (e os colegas que trabalham no escritório) podem manter-se a par das respetivas listas de tarefas. 

Armazenamento na nuvem 

Todos os recursos de colaboração mencionados acima funcionam melhor quando combinados com o armazenamento na nuvem. Os serviços de armazenamento na nuvem fazem com que seja mais fácil para qualquer pessoa na empresa em qualquer ponto no mundo aceder a um ficheiro ou uma pasta. 

O armazenamento na nuvem permite aos trabalhadores à distância colaborar ao: 

  • Sincronizar ficheiros 
  • Aceder e partilhar documentos, imagens e pastas a partir de múltiplos dispositivos 
  • Editar ficheiros em tempo real 
  • Recuperar dados com cópias de segurança em caso de perda de ficheiros 
  • Ver edições anteriores com o histórico de versões 

De forma geral, o armazenamento na nuvem é acessível até para as empresas mais pequenas. O ROI é considerável em termos de partilha de ficheiros segura, disponibilidade na maioria dos sistemas operativos e dispositivos e a capacidade de proteção contra perdas ou danos.  

As equipas de trabalhadores à distância representam o futuro do trabalho. À medida que a necessidade de uma presença física no local de trabalho diminui, os empregadores começarão a ver uma maior produtividade ao fornecerem às respetivas equipas à distância a melhor tecnologia de colaboração disponível. 

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