5 formas de tornar os chats de grupo nos melhores locais de trabalho

Quer tenha equipas a trabalhar, a colaborar à distância ou simplesmente a trabalhar no escritório, as aplicações e o software de chat empresarial são os elementos essenciais de área de trabalho mais recentes. Com a vantagem de poder integrar várias ferramentas de colaboração diferentes numa única Web, ambiente de trabalho e aplicação para dispositivos móveis, não admira que a sua popularidade esteja a aumentar. A adoção de aplicações de chat de equipa aumentou significativamente no ano passado, passando de 2,4% para 33,3%, de acordo com um inquérito recente. Quer tenha uma pequena, média ou grande organização, o chat de equipa é uma ferramenta que não deve ser ignorada. Seguem-se cinco formas de tornar os chats de grupo nos melhores locais de trabalho, com várias soluções para poupar tempo e dinheiro, incluindo:

  1. Filtrar e-mails desnecessários: se receber e-mails numa caixa de entrada que ultrapassa os limites, certamente saberá que são um grande problema para os trabalhadores da atualidade. Portanto, não admira que 22% (mais de um quinto) dos colaboradores inquiridos considerem que metade ou mais de metade dos e-mails de trabalho que recebem são irrelevantes para eles. Num cenário pior, 11% (mais de um décimo) afirmam que 75% ou mais da sua caixa de entrada é composta por e-mails desnecessários. Isto revela-se numa grande perda de tempo e recursos. As soluções adequadas de chat para empresas permitem-lhe criar diferentes canais de chat para cada equipa com base em tópicos e fluxos de trabalho. São ideais para chats privados direcionados, troca de mensagens e conversações ad hoc.
  1. Criar um centro de referência para o trabalho em equipa: a capacidade de criar áreas de trabalho de equipa funcionais não só reduz o tamanho de caixas de entrada sobrecarregadas, como também permite que as pessoas certas acedam a documentos e ferramentas importantes, explorem dados e obtenham as atualizações das aplicações que as suas equipas utilizam todos os dias. Também pode personalizar as notificações para garantir que não perde informações e atividades importantes. Agora, todos os seus conteúdos, ferramentas, conversações e pessoas estão disponíveis na devida área de trabalho de equipa. Certifique-se de que escolhe uma solução de chat de equipa que lhe proporcione acesso incorporado a ferramentas populares como o SharePoint, OneNote e Skype para Empresas, que permitem transformar instantaneamente um chat rápido numa conversação cara a cara.
  2. A capacidade dar alguma personalidade ao seu dia de trabalho: sabia que quando vemos uma cara sorridente online, estimulamos as mesmas partes do cérebro que são ativadas quando vemos uma cara sorridente de uma pessoa real? O Teams permite adicionar alguma diversão e personalidade às conversações digitais no chat de grupo, não apenas com emojis, mas também com autocolantes, GIFs e muito mais. Para dar um toque mais pessoal, selecione um meme/construtor de macros que lhe permita escolher uma imagem e personalizá-la com texto sobreposto para torná-lo realmente seu.
  3. Colaboração sem sacrificar a segurança: ao escolher uma solução de chat empresarial, certifique-se de que escolhe uma que tenha as melhores funcionalidades de conformidade e segurança empresariais, incluindo Deteção de Dados Eletrónicos e suspensão legal para canais, chats e ficheiros, encriptação constante dos dados (inativos e em trânsito) e autenticação multifator para aumentar o nível de proteção de identidades.
  4. Encontrar um centro de chat integrado sem custos adicionais: encontrar uma solução que já esteja incluída na sua experiência do Microsoft Office é uma forma inteligente e económica de experimentar o chat empresarial. Por exemplo, o Microsoft Teams é uma área de trabalho baseada em chat no Office 365 que reúne todos os seus conteúdos, ferramentas, conversações e pessoas num só local. O melhor de tudo é que está incluído sem custos adicionais nos planos do Office 365 Empresas – Versão Essentials, Empresas – Versão Premium, Enterprise E1, E3 e E5, o que acaba por ser um incentivo a experimentar. O Microsoft Teams está disponível para Windows, Mac, Android, iOS e as plataformas Web. O Teams suporta o cliente Web no Microsoft Edge 12, Internet Explorer 11, Firefox 47.0, no Chrome 51.0 e nas versões posteriores destes browsers.

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