6 formas de destacar as agendas das suas reuniões online

Por Dianna Booher, Autora Convidada da Microsoft

A maioria das reuniões online difere muito de uma reunião presencial em termos de energia, interação e ideias geradas.

Muitas vezes, estas reuniões online não correm conforme os planos, devido a uma das seguintes situações: as reuniões tornam-se muito silenciosas, com uma sucessão de monólogos e pouca participação ou são constituídas por um grupo barulhento e desorganizado, com todos os membros a intervirem para acrescentarem a sua opinião sem um objetivo ou foco. Contudo, não têm de ser assim.

Para tornar as suas reuniões online tão animadas e, ainda assim, tão produtivas quanto as reuniões presenciais, tenha em mente estas diretrizes:

1. Utilize uma agenda formal.

A ausência de uma agenda dá a entender aos participantes que pretende “conversar” em vez de tratar de negócios, trocar ideias e tomar decisões. Formalize a agenda ao escrevê-la e envie-a aos participantes com pelo menos alguns dias de antecedência, para que estes possam revê-la e preparar-se para a reunião.

Continue a planear a agenda ocasionalmente à medida que a sua reunião avança. (Irá compreender a importância deste passo ao continuar a leitura do artigo.)

2. Indique os tópicos no formato de perguntas.

Evite a utilização deste formato habitual de tópicos:

– Vendas do 3.º Trimestre

– Stand da Feira de Negócios na ITH Conference (Conferência Internacional do Trabalho e História Social)

– Campanha de Marketing da Empresa Concorrente em Agosto

Em vez de utilizar esta estratégia, elabore os tópicos no formato de perguntas, para que o seu debate tenha um objetivo muito claro e não se torne longo e confuso:

– Que percentagem da sua quota do 3.º trimestre foi alcançada até este momento?

– A exibição da Feira de Negócios da ITH Conference vale os 35 000 € e 2 dias de trabalho?

– Qual será a melhor estratégia para competir com a campanha de marketing de Agosto da Logard?

3. Especifique o formato de cada tópico da agenda.

Indique o formato de cada tópico da agenda que escreveu: ("Para debate aberto"; "Apenas para relatório"; "Perguntas e Respostas"; "Participantes no inquérito"; "Para recomendações"; "Para decisão"). Os participantes saem frequentemente de uma reunião com a sensação de que esta foi um desperdício de tempo por não se ter chegado a uma decisão. Contudo, enquanto líder da reunião, o seu objetivo pode ter sido somente levantar uma questão e recolher opiniões. Informar o grupo do seu objetivo com antecedência irá gerar uma sensação de êxito, até mesmo em relação aos tópicos em que as decisões ficam por tomar.

4. Atribua um período de tempo para cada tópico.

Poderá sempre ajustar o tempo à medida que avança na reunião. No entanto, estimar o tempo ajuda todos a compreender o que esperar. Se a sua agenda indicar que um dos seus colaboradores deve elaborar um relatório sobre resultados de laboratório e o tempo atribuído for 5 minutos, este saberá que não deve perder tempo a criar uma apresentação de 30 minutos.

5. Avise as pessoas responsáveis de que devem trazer as informações necessárias.

Se espera que um colaborador apresente dados que sirvam de base de um debate, informe-o. Adicione o respetivo nome à agenda como a "parte responsável", para que este venha preparado.

6. Resuma as conclusões e atribua ações de seguimento NA AGENDA.

Lembre-se do forte impulso que os participantes de reuniões sentem para virarem as suas atenções para os telemóveis ou papelada, especialmente em reuniões online. Resuma as conclusões e decisões mais importantes e anote-as rapidamente na coluna em branco na agenda planeada. Em seguida, registe a ação de seguimento numa coluna final: quem fica responsável por realizar uma determinada ação e qual o prazo.

E já está! Agora a sua agenda preenchida serve de ata de reunião. Mais tarde, envie essa agenda final como um recurso transferível para futura referência aos seus participantes e às pessoas que não compareceram.

A sua agenda trata da parte mais difícil. E assim se prepara uma reunião online produtiva!

Dianna Booher é a autora de sucesso de 47 livros, publicados em 60 idiomas. Ajuda as organizações a comunicarem de forma clara e os líderes a expandir a respetiva influência através de uma forte presença empresarial. Escreve regularmente para a Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Começar a utilizar o Microsoft 365

É o Office que já conhece com as ferramentas que o ajudam a trabalhar melhor em equipa, para poder ser mais produtivo a qualquer altura e em qualquer lugar.

Comprar Agora
Conteúdos relacionados
Business Tips

Proteger o ambiente e trabalhar a partir de casa

Ler mais
Business Tips

7 truques simples de calendário que irão aumentar a produtividade da sua equipa

Ler mais
Business Tips

Trabalhar de novas formas: usos não convencionais de software para criar fluxogramas

Ler mais

As Informações e Ideias para Empresas não constituem aconselhamento profissional sobre impostos ou finanças. Deverá contactar o seu profissional de assuntos relacionados com impostos ou finanças para falar sobre a sua situação.