7 truques simples de calendário que irão aumentar a produtividade da sua equipa

Qual o segredo da maximização da produtividade e da eficiência? Não há uma solução milagrosa, mas os truques de calendário são uma forma infalível de obter resultados e de se manter organizado e focado. Do agendamento de blocos de tempo “sem reuniões” à integração móvel, para que não perca uma reunião, a arte da otimização do calendário é essencial.

Seguem-se sete truques de calendário simples que pode utilizar para levar mais longe a sua produtividade:

  1. Agende blocos de tempo “sem reuniões”: em vez de executar várias tarefas ao mesmo tempo, reserve algum tempo sem interrupções. “Quando as pessoas executam várias tarefas em simultâneo, normalmente executam-nas mal”, afirma David Sanbonmatsu, professor de Psicologia da Universidade de Utah. “Muitas vezes, as pessoas que mais tarefas executam em simultâneo são as piores a fazê-lo… São pessoas que não controlam os impulsos.” (In Forbes.)
  2. Reserve tempo fora do escritório: indique blocos de tempo no seu calendário como “Indisponível”, “Não estou a trabalhar” ou “Fora do escritório” se não trabalhar num determinado dia ou estiver em viagem.

    • Dica útil: se tiver um compromisso não profissional regular ou viagens diárias que justifiquem a sua indisponibilidade, agende esses momentos como tempo fora do escritório periódico. Para o fazer no Outlook, basta abrir a reunião que pretende definir como periódica e, no separador Reunião (no grupo Opções), clicar em Periodicidade. Selecione a frequência pretendida, defina as opções para a frequência e clique em OK.
  3. Ligue o seu calendário ao telemóvel: acontece a todos um dia não ter o portátil consigo e uma reunião atrasar-se, esquecer-se de quando e onde será a reunião seguinte e acabar por se atrapalhar com mil desculpas cinco minutos após a reunião seguinte começar. Integre o calendário no seu dispositivo móvel e mantenha-se atualizado sobre todas as reuniões.

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  1. Estabeleça um tempo de tolerância: sempre que possível, agende 10 minutos adicionais antes ou depois de cada reunião, para que tenha tempo suficiente para terminar a reunião atual e preparar-se e definir a reunião seguinte. Isto irá também ajudá-lo a evitar a sensação de “correr” de uma reunião para outra.
  2. Agende intervalos: se estiver a concluir tarefas à pressa, é fácil afundar-se e trabalhar até não poder mais. De acordo com a equipa Healthy Living do Huffington Post, “levantar-se durante alguns minutos para deixar o sangue fluir e oxigenar a mente é uma parte essencial do dia de trabalho”. Agende intervalos no seu calendário para evitar a exaustão e estimular a criatividade, e deixe que os lembretes do calendário ditem as responsabilidades.
  3. Defina lembretes de ações: à medida que prazos importantes se aproximam, agende ações com lembretes para que tenha pontos de referência ao longo do caminho. Isto evita o stress no fim dos projetos e assegura que conclui tarefas antes do fim do prazo das mesmas. Inclua membros da equipa nos lembretes do calendário para incentivar também as ações em equipa.
  4. Integre contactos empresariais: simplifique os convites a contactos empresariais ao integrar a sua lista de contactos no calendário.

Dica útil: pode adicionar um contacto a partir de uma mensagem de e-mail no Office 365. Abra a mensagem para que o nome da pessoa seja apresentado numa das seguintes linhas: De, Para, Cc ou Bcc. Clique com o botão direito do rato no nome pretendido e clique em Adicionar aos Contactos do Outlook. É aberta uma nova janela onde pode introduzir os detalhes que pretende e, em seguida, clique em OK quando terminar.

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