Sugestões essenciais para proteger os dados dos clientes

Com o número de falhas de segurança de dados a aumentar, agora, mais do que nunca, é essencial que todas as empresas tomem medidas para protegerem os dados dos clientes. É sempre preferível adotar uma abordagem proativa do que reagir a um desastre evitável, o que poderia custar a uma empresa a sua reputação, os seus clientes e dinheiro.

Saiba como proteger as informações dos clientes com algumas sugestões úteis para manter os seus clientes satisfeitos e a sua empresa segura.

Saiba o que tem e onde está

Uma das primeiras tarefas é fazer um balanço. Que tipo de dados dos consumidores tem? Cartões de crédito, números de segurança social?

Também deve saber onde são armazenados todos estes dados confidenciais e pessoais. Podem ser telemóveis, unidades flash, tablets, computadores ou servidores. Organize tudo por tipo e localização, assegurando que atualiza tudo em conformidade.

Não se esqueça do fundamental

Antes de fazer grandes investimentos de tempo e dinheiro em software de segurança, comece pelo fundamental: instale software antivírus e de segurança em todos os computadores e dispositivos da empresa, e certifique-se de que estão sempre atualizados.

Como provavelmente recebe mensagens de e-mail de novas pessoas todos os dias, tenha cuidado antes de abri-los. Tal como se mantém a par do que se passa com as Kardashians, também deve manter-se a par dos mais recentes riscos de segurança, vírus e tendências de malware.

Envolva os seus colaboradores

Não adianta saber como proteger os dados dos seus clientes se os seus colaboradores forem a origem do risco. Transmite aos seus colaboradores aquilo que aprende para que possam dar o seu contributo e ajudar a manter as informações confidenciais em segurança.

Organize reuniões regulares para debater os passos que todos podem dar, as mais recentes medidas de segurança que está a implementar e como deve utilizá-las. Basta uma única ligação vulnerável para ocorrer uma falha de segurança.

Guarde apenas aquilo que precisa

Durante o período em que gere a sua empresa, vai certamente recolher muitas informações dos seus clientes. Analise-as para determinar quais são os dados essenciais e o que é supérfluo. Não guarda nenhuma informação que não precise e deixe de fazer a recolha deste tipo de informação.

Não se esqueça que tem a obrigação de proteger todos os dados confidenciais e privados. Certifique-se também que algumas informações, como os números da Segurança Social e de cartões de crédito, apenas com fins lícitos e necessários.

Limite o acesso aos dados por parte dos colaboradores

Não transforme a sua empresa numa cena de um filme de terror, em que a chamada tem origem no interior da própria casa. Tradução: os seus colaboradores só devem ter acesso aos dados dos clientes que precisam para desempenharem as suas funções. Se gere uma pequena empresa com poucos colaboradores, esta sugestão ganha uma importância ainda maior.

Analise as competências dos colaboradores e compare-as com as informações dos clientes que precisam para desempenharem as suas funções. Evite descobrir que um dos seus colaboradores é o criminoso que está a tentar manter afastado da sua empresa.

Pondere utilizar um servidor dedicado

Se for um pequeno empresário, poderá utilizar um servidor partilhado para poupar dinheiro. Se, por um lado, esta medida é compreensível, por outro representa um risco, porque não sabe quem tem acesso a esse servidor ou ao tipo de informação armazenado e visível no servidor.

Acima de tudo, evite que a responsabilidade ou risco de segurança de terceiros seja o seu. Um servidor dedicado reduz o seu risco e aumenta a sua tranquilidade, o que pode compensar a maior despesa.

Destrua os documentos físicos confidenciais

Poderá não saber, mas a lei em vigor exige a destruição adequada de todas as informações dos clientes e dos colaboradores utilizadas para fins comerciais. Para tal, precisa de queimar ou triturar os documentos físicos confidenciais. Saiba durante quanto tempo deve guardar os documentos profissionais necessários e certifique-se de que os destrói quando já não são necessários.

Isto também se aplica aos ficheiros digitais. Tenha em atenção que premir a tecla “Delete” não elimina totalmente os ficheiros do computador. Além da prática de esvaziar a reciclagem (Windows) ou o lixo (Mac), existem programas de software de limpeza que “trituram” digitalmente os ficheiros confidenciais dos discos rígidos e computadores da sua empresa. Certifique-se de que faz um bom uso dos mesmos.

Não descure a segurança física

Imagine o constrangimento de comprar o programa de segurança digital mais sofisticado para descobrir que um assaltante entrou por uma porta destrancada e furtou um computador ou disco rígido. Mesmo que o criminoso não consiga aceder à informação, os dados estarão nas mãos erradas, e a qualquer momento poderá acabar por ter acesso a essas informações armazenadas.

Cuide da segurança física ao comprar, por exemplo, cadeados e fechaduras de qualidade, armazenar documentos e ficheiros confidenciais numa sala fechada, e assegurar que os colaboradores terminam sessão nos respetivos computadores. Instale também controlos de acesso nas suas instalações físicas para saber quem acede a determinados locais e informações. Mesmo que trabalhe a partir de casa, reforçar a segurança nunca é uma má ideia.

Idealmente, reduza ao máximo os riscos ao aprender a proteger as informações dos clientes.