Como pequeno empresário da Create & Cultivate, uma plataforma online com uma série de eventos offline para mulheres que pretendem criar e cultivar a carreira dos seus sonhos, orgulho-me de criar uma cultura de escritório de proximidade e colaborativa. Como equipa pequena, dada a natureza do nosso trabalho, estávamos habituados a viajar juntos, a trabalhar aos fins de semana e a organizar eventos em grande escala.
Quando mudámos para o trabalho a partir de casa a tempo inteiro, a nossa equipa teve de fazer grandes ajustes e encontrar novas formas de manter as linhas de comunicação abertas em toda a organização, ao mesmo tempo que tentamos manter em alta o moral dos colaboradores. Manter a produtividade já é um desafio quando não há circunstâncias especiais, mas mais ainda no atual ambiente.
Nos últimos meses, encontrei alguns truques que conseguimos implementar como equipa para impulsionar a nossa produtividade empresarial.
Aproveite ao máximo as suas horas de “trabalho” com intervalos regulares e reduzindo as distrações
Inicialmente, depois de a nossa equipa fazer a transição integral para o trabalho a partir de casa, estávamos a tentar funcionar tal como se ainda estivéssemos no escritório. A diferença é que um contacto rápido de cinco minutos no corredor para tratar de um assunto foi substituído por uma reunião por videoconferência completa de trinta minutos ou uma série de mensagens e chats. Estas sessões alargadas acabaram por gerar uma inundação de comunicações, para além de dias inteiros repletos de reuniões.
Rapidamente constatei que não sobrava tempo para reflexões profundas ou para tempo de “trabalho”, e a minha produtividade começou a ressentir-se. Tornou-se claro que precisa de reorganizar o meu dia, inclusivamente os momentos para “preparar o almoço”. Caso contrário, era muito fácil ficar presa ao meu computador das 7:00 às 19:00 sem intervalos.
Para os pequenos empresários, o nosso negócio é o nosso meio de subsistência e, agora mais do que nunca, existe uma enorme pressão para trabalhar e funcionar à velocidade normal, mas primeiro temos de cuidar de nós próprios.
- Reserve tempo pessoal na sua agenda. Quando já não estávamos a trabalhar no escritório, era como se não existissem horários e as fronteiras tivessem desaparecido. Para voltar a impô-las, dividimos o nosso calendário em blocos. Durante esse período, eu podia passear, almoçar e reservar um momento para mim mesma, o que se revelou essencial para desanuviar antes de voltar a mergulhar no trabalho. Ao agendar horários para NÃO INCOMODAR, consegui um equilíbrio mais eficiente entre a família, a vida pessoal e o trabalho. Se eu não planeasse intencionalmente, perderia a motivação e as tarefas demorariam mais do que deveriam. Estes blocos permitem à nossa equipa manter a sanidade e são uma oportunidade para nos afastarmos do computador para voltarmos renovados e prontos para recomeçar.
- Minimize as distrações enquanto trabalha. Incentivo a minha equipa a definir o estado do chat como Não Incomodar para reservar tempo para o trabalho produtivo. Com o aumento das videochamadas e as conversações de MI, uma parte importante do nosso dia é dedicada à comunicação, em vez de ao trabalho. Num escritório, conseguimos ver que a porta do gabinete está fechada, mas em casa não existe uma porta virtual para o mesmo efeito. Por isso, quando tenho propostas ou projetos importantes em mãos, definido o meu estado como Não Incomodar para não receber notificações que distraem ou pedidos ad hoc que podem surgir enquanto estou a tentar concentrar-me. Descobri que isto me ajuda a terminar as tarefas mais depressa, bem como a manter-me concentrada e motivada.
Maximize a cloud
O design é uma parte muito importante da Create & Cultivate. Criamos diariamente novas peças criativas que exigem uma grande troca de comentários e colaborações entre departamentos. Lembro-me dos primeiros tempos em que não estávamos na cloud e o caminho até à aprovação criativa era esgotante. Recebia um ficheiro, enviava um e-mail com todas as minhas notas e assim sucessivamente, até os tópicos de e-mail serem extensos e complexos, e o controlo de versões se tornar um problema.
Com os documentos num só lugar, poupamos muito tempo ao eliminarmos a necessidade de passar o e-mail a tempo fino, desde o princípio até ao fim do dia, para encontrar um comentário antigo específico e assegurar que estamos a trabalhar com a versão mais recente. Trabalhar a partir de casa mostrou o valor de uma solução baseada na cloud, sobretudo a capacidade de criar documentos em coautoria.
Eu e a minha subdiretora criativa analisamos apresentações criativas ao mesmo tempo. Posso colocar imagens que ela precisa para diapositivos específicos e ela pode formatá-los em tempo real. Ao mesmo tempo, eu posso continuar a trabalhar e a colocar notas para ela no diapositivo 9, enquanto ela está no diapositivo 7 a concluir a redação, etc. Ao trabalhar em conjunto neste processo, maximizamos a eficiência do nosso tempo juntas, uma vez que ambas podemos trabalhar no mesmo documento em simultâneo.
Guarde as reuniões para poupar tempo aos outros
Neste novo ambiente de trabalho a partir de casa, as pessoas assumem várias responsabilidades. Muitas vezes, esta situação impede-as de participarem no mesmo número de reuniões que podiam quando estavam no escritório. Os pais têm de acompanhar as aulas dos filhos em casa, os casais têm de partilhar o espaço de trabalho e poderá haver reuniões sobrepostas, além de muitos outros fatores ao longo de cada dia. A necessidade de gerir todas estas responsabilidades, novas e antigas, dificulta a presença em algumas chamadas.
Por tudo isto, a minha equipa começou a gravar as reuniões. Agora já não entramos em pânico se perdermos uma chamada, ou parte de uma chamada, uma vez que podemos ficar rapidamente atualizados ao nosso ritmo.
Não dependemos de uma recapitulação de alguém na equipa. Podemos retroceder e ver a gravação daquilo que perdemos durante os cinco minutos em que o nosso filho fez uma birra ou quando o condutor do Uber Eats bateu à porta.
Implemente uma reunião diária
Quando estávamos todos no escritório, o nosso ritmo de reunião habitual era baixo, uma vez que podíamos gritar para o outro lado do escritório ou falar rapidamente com o nosso vizinho caso tivéssemos uma dúvida. Constatámos rapidamente que, com a transição para o trabalho remoto, este ritmo não estava a funcionar, estavam a acontecer demasiadas coisas todos os dias. Além disso, faltavam-nos os debates de ideias informais que ocorrem num ambiente de trabalho cara a cara.
Com todas as variáveis desconhecidas, implementámos um encontro ao final do dia de seguimento das entregas pendentes da equipa. Também descobrimos que estes encontros não tinham de durar uma hora! Com encontros regulares mais curtos, a nossa equipa não precisa de reservar uma grande fatia do dia para reuniões.
No entanto, todos estão a par do que está a acontecer. Os contactos diários ajudam-nos a manter a concentração e a sermos mais produtivos, ao mesmo tempo que oferecem uma forma rápida de resolver os problemas e antecipar os possíveis obstáculos, o que evita os atrasos.
Mantenha viva a cultura do seu escritório e o moral da equipa em alta
As equipas felizes são mais produtivas e a Create & Cultivate tem como prioridade nestes tempos de incerteza manter o moral elevado. Quando estávamos fisicamente no escritório, era muito mais fácil manter a animação porque tínhamos eventos presenciais, como a “happy hour” das quintas-feiras, com convidados especiais, boa comida e boas conversas.
Nestas “happy hours” tivemos algumas das nossas melhores ideias para eventos. Queríamos encontrar uma forma de manter esta ligação social e manter o contacto, pelo que mudámos para a organização de duas “happy hours” virtuais por semana para um debate de ideias informal por chat de vídeo. Descobrimos que, sobretudo nestes difíceis, estes momentos descontraídos com a nossa equipa ajudaram-nos a compensar a falta de contacto presencial, ao mesmo tempo que aferimos como os colaboradores se estão a adaptar ao novo ambiente.
Outra técnica que utilizámos para elevar o moral são os e-mails semanais, com sugestões e conselhos para a equipa, que vão desde recomendações de séries de televisão para ver de seguida no fim de semana a ideias de exercícios em casa. A comunicação ajuda a lembrar que estamos juntos nestes momentos e a reforçar o sentimento de camaradagem.
Durante estes tempos sem precedentes, é mais importante do que nunca reavaliar e adaptar os nossos fluxos de trabalho para se ajustarem à realidade atual do trabalho em casa. Aquilo que melhora a produtividade e eleva o moral no ambiente de escritório tradicional poderá não funcionar necessariamente da mesmo forma nos dias que correm. No entanto, é possível fazer alguns ajustes simples. Como pequeno empresário, descobri que estes truques ajudaram-me a maximizar o meu tempo, e permitiram manter a eficiência do meu trabalho e da minha equipa sem sacrificar o tempo pessoal tão necessário para relaxar e recarregar energias.