A partilha de ecrã gratuita é muito fácil, mas estará a fazê-la corretamente?

Ponto de Vista do Artigo: este artigo pretende apresentar um breve enquadramento sobre o que é a partilha de ecrã gratuita e fornecer insights sobre como melhor a preparar e executar corretamente.  

Se alguma vez trabalhou com equipas remotas, trabalhou a partir de casa ou participou numa reunião virtual com todos os colaboradores, é possível que tenha visto ou mesmo participado numa partilha de ecrã gratuita. Normalmente, a partilha de ecrã é uma funcionalidade de uma ferramenta de produtividade empresarial que é executada em parceria com programas de videoconferências gratuitas ou inclusivamente quadros online gratuitos. No entanto, isoladamente não são capazes de acompanhar as exigências do trabalho remoto de hoje em dia.  

A partilha de ecrã gratuita é uma ferramenta versátil que permite a uma pessoa partilhar o ecrã do respetivo computador com outras pessoas em tempo real para todos os participantes numa reunião poderem ver ao mesmo tempo os mesmos conteúdos, eliminando a necessidade de enviar conteúdos relevantes por email, tais como documentos ou imagens. Veio facilitar a colaboração virtual em tempo real, ao mesmo tempo que ajuda a manter as reuniões produtivas e bem-sucedidas.  

A partilha de ecrã gratuita é muito fácil, mas há formas certas e erradas de o fazer. Por isso, vamos assegurar que está a tirar o máximo partido da partilha de ecrã gratuita.  

Corpo 

O tempo é um recurso finito e a partilha de ecrã pode ajudar a reduzir o tempo que normalmente dedicaria a explicar ideias durante reunião. Tem muitas utilizações, incluindo o suporte e a formação online, demonstrações aos potenciais clientes, análise de documentos, etc. Os melhores programas oferecem várias opções, tais como partilhar janelas específicas ou todo o ambiente de trabalho durante uma reunião.  

Quer precise de partilhar ideias ou revelar insights e dados rapidamente, a partilha de ecrã é a solução ideal. Tornou-se uma prática comum no mundo empresarial, porque permite colaborar em tempo real e avançar na reunião sem os contratempos de ter de enviar algo por e-mail.  

Uma vez que a maioria das pessoas aprende visualmente, é mais provável que a sua audiência compreenda e retenha as informações que partilha se conseguir vê-la. Seguem-se algumas sugestões para assegurar que está a tirar o máximo partido da sua partilha de ecrã gratuita: 

Conheça o software 

É provável que tenha acesso a vários programas de partilha de ecrã gratuita, pelo que é fundamental conhecer os controlos daquele que está a utilizar. Apesar de a maioria ser muito semelhante, têm diferentes controlos e interfaces de utilizador. Certifique-se de que se sente confortável com o funcionamento do software e as capacidades de apresentação necessárias. A partilha de ecrã gratuita não é uma apresentação de diapositivos tradicional, mas é uma forma de apresentar, pelo que é necessário dominar a tecnologia. 

Defina as ferramentas de comunicação para “não incomodar” 

Receber notificações a meio da sessão de partilha de ecrã gratuita pode quebrar a dinâmica da apresentação, distraí-lo e causar embaraços. Defina as ferramentas de comunicação como “não incomodar” ajuda a assegurar que não aparecem mensagens indesejadas no ecrã a meio da apresentação. 

Limpe o ambiente de trabalho ou partilhe uma janela 

Tal como quando convida pessoas para a sua casa, não quer que a primeira impressão seja a desarrumação e o caos no ambiente de trabalho. Um ambiente de trabalho desarrumado pode dificultar a localização dos ficheiros que precisa de partilhar, mas também pode distrair as pessoas que estão a assistir à apresentação, o que o faz parecer pouco profissional e desorganizado. Se não tiver tempo para limpar o ambiente de trabalho, poderá contornar esta situação ao partilhar uma janela, e não todo o ambiente de trabalho.  

Feche todos os programas e aplicações desnecessários 

É especialmente importante encerrar as aplicações desnecessárias para não partilhar informações pessoais, como uma conta bancária ou qualquer informação confidencial da empresa ou dos clientes. Seja proativo e prepare-se antes da reunião. Pergunte-se a si mesmo: preciso de partilhar todo o ecrã ou basta uma janela específica? Uma limpeza rápida ajuda a assegurar que não há surpresas imprevistas no ecrã do computador para si e para os outros participantes. 

Certifique-se de que é segura 

Com ciberataques a cada 39 segundos, aproximadamente, é mais importante do que nunca assegurar a segurança para si e para os espetadores. Escolha uma ferramenta de partilha de ecrã gratuita que esteja totalmente integrada, fácil de configurar e segura. 

Conclusão 

A partilha de ecrã gratuita oferece muitas vantagens, incluindo interagir com as equipas e os trabalhadores remotos, ao mesmo tempo que incentiva a colaboração. É útil e fácil, mas é essencial assegurar que está a proceder corretamente. Está a abrir o seu mundo (muitas vezes privado) a outras pessoas e as implicações de estar mal preparado podem ir do pequeno embaraço à catástrofe. Estar preparado ajuda a evitar uma má experiência para si e para as pessoas para quem está a fazer a apresentação.  

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