O guia completo sobre gráficos Gantt

Durante mais de um século, os gráficos Gantt têm desempenhado um papel importante na realização de projetos bem-sucedidos e na orientação dos mesmos desde o início à respetiva conclusão. Projetos de construção civil, casamentos em destinos turísticos, criação de conteúdos, novos sites e praticamente qualquer projeto com um início e um fim pode beneficiar de um gráfico Gantt.  

O que é exatamente um gráfico Gantt? 

Um gráfico Gantt é um gráfico de barras cronológico e uma linha de tempo simples que transforma os detalhes do seu projeto numa representação visual clara. Os gráficos Gantt estão claramente associados à gestão de projetos em cascata. Por outras palavras, cada fase do projeto tem de ser concluída antes do início do próximo passo. Além disso, as fases nunca se repetem. 

Trata-se de um plano linear, ao contrário do Ágil, no qual as necessidades e os requisitos variam e são adicionados ao projeto como resultado de iniciativas individuais e feedback contínuo. Para criar um gráfico Gantt eficaz, o mesmo terá de incluir informações importantes, como: 

  • Âmbito 
  • Tarefas 
  • Dependências 
  • Nível de esforço (tempo) por tarefa 
  • Recursos (pessoas) 
  • Marcos 

Graças ao software de gestão de projetos intuitivo, criar um gráfico Gantt nunca foi tão simples, até para um iniciante. Na verdade, os gráficos Gantt encontram-se consistentemente entre as cinco funcionalidades mais utilizadas e pedidas no software de gestão de projetos. É importante que tenha isso em conta, pois aproximadamente 9,9% de cada dólar é desperdiçado devido ao mau desempenho dos projetos. São 99 dólares por cada 1000 investidos.  

Uma das maiores dificuldades de qualquer projeto é a variação do âmbito, que é a incapacidade de controlar ou ajustar o projeto em função do tempo, custo e recursos. Um inquérito recente efetuado a gestores de projetos indica que 52% dos projetos concluídos nos últimos 12 meses registaram variações no âmbito, um aumento significativo comparativamente aos 43% de há cinco anos. 

Quase todos os projetos podem beneficiar da utilização de gráficos Gantt, uma vez que estes simplificam as suas tarefas de gestão de projetos, mantêm tudo dentro do âmbito e ajudam-no a alcançar o sucesso. Abaixo, apresentamos alguns cenários nos quais um gráfico Gantt pode fazer toda a diferença: 

Cenário: quando uma folha de cálculo é pouco ou demasiado  

Tentar navegar e fazer alterações a uma folha de cálculo excessivamente grande pode ser uma tarefa árdua (ou até mesmo assustadora) para si e para os intervenientes do seu projeto. Além disso, tal não permite a utilização de funcionalidades como o agendamento dinâmico ou as dependências. 

Em vez disso, a transformação desse excesso de informações num elemento visual apelativo pode ajudar a clarificar as tarefas, o que pode melhorar a coordenação, a tomada de decisões, o fluxo de trabalho e muito mais ao disponibilizar uma linha cronológica codificada com cores do início ao fim do projeto. Isto é essencial se tiver em consideração que as empresas bem-sucedidas tendem a ter taxas de sucesso muito mais elevadas (92%) comparativamente às que têm um mau desempenho (32%) e desperdiçam 21 vezes menos dinheiro devido a maus desempenhos em projetos.  

Cenário: quando muitas pessoas estão envolvidas no projeto  

A utilização de gráficos Gantt online é extremamente vantajosa quando são necessárias atualizações contínuas para manter todos em sintonia. A criação de uma linha cronológica online mantém-na fluida e atualizada. Ao contrário de uma folha de cálculo estática, pode ajudá-lo a partilhar rapidamente tarefas e marcos futuros com todos os intervenientes do projeto. 

Pode criar vistas personalizáveis, fazer alterações em tempo real para um controlo de versões instantâneo, utilizar a funcionalidade simples de arrastar e largar, e tirar partido de ferramentas de integração, como funcionalidades de relatórios. À medida que se familiariza com os gráficos Gantt, começará a ver ainda mais vantagens, como a possibilidade de capturar dependências e tirar partido de agendas automáticas, o que não é possível com apenas uma folha de cálculo. 

A boa notícia é que, se já incluir muitos dos seus planos de projetos em folhas de cálculo (como do Excel), muitas ferramentas de software facilitam a importação desses dados do Excel para criar rapidamente o seu gráfico Gantt. 

Quer esteja a controlar um projeto de forma diária, semanal, mensal ou anual, a utilização de gráficos Gantt oferece a todas as pessoas envolvidas uma forma altamente visualizável e facilmente compreensível de controlar as respetivas tarefas. Além disso, pode manter todos os projetos no âmbito pretendido, abrir linhas de comunicação e tirar o máximo partido dos recursos disponíveis. Tudo isto é essencial para manter a flexibilidade e eficiência para cumprir os seus objetivos estratégicos. 

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