Como utilizar uma solução Kanban para gerir as tarefas da sua equipa

No que diz respeito à gestão diária de tarefas para equipas, o quadro Kanban é uma ferramenta simples e poderosa que pode ter um grande impacto na sua produtividade, eficiência e resultados.

Popularizada nos anos 40 do século XX pela Toyota no Japão, a solução Kanban tem um longo histórico de utilização de quadros físicos para ajudar a visualizar potenciais estrangulamentos e a gerir e melhorar o fluxo de trabalho. Hoje em dia, também é fácil criar quadros digitais com software de gestão de tarefas, o que oferece personalização e várias funcionalidades convenientes para ajudar a poupar tempo e a automatizar processos.

O método Kanban tornou-se popular entre várias empresas de TI que seguem esta abordagem ágil à gestão de projetos e ao desenvolvimento de software, através de sequências de trabalho iterativo também conhecidas como sprints. No entanto, empresas de todas as dimensões e indústrias podem beneficiar de trabalhar com quadros Kanban para gerir tarefas diárias.

Solução Kanban

A solução Kanban, que significa “painel” ou “tabuleta” em japonês, utiliza quadros para organizar tarefas individuais em colunas, o que ajuda a manter o foco no trabalho em curso sem perder a perspetiva dos projetos maiores em mãos.

Geralmente, um quadro Kanban inclui dois elementos principais: cartões, que representam tarefas, e colunas, que ilustram tarefas em várias fases de um projeto. Normalmente, as colunas estão divididas em três secções – “A Fazer”, “Em Curso” e “Feito”. Em alternativa, se está a trabalhar num projeto específico, como a criação de um novo programa de software, pode dar às suas colunas os nomes “Design”, “Desenvolvimento” e “Testes”.

Os cartões de tarefas, que normalmente contêm listas de verificação, tarefas e etiquetas, são distribuídos entre as três colunas. À medida que as tarefas progridem, os cartões movem-se no quadro da esquerda para a direita, o que ajuda a visualizar o estado dos mesmos no fluxo de trabalho, desde “A Fazer” a “Feito”.

Quer seja físico ou digital, o processo Kanban fomenta a colaboração da equipa e a produtividade, o que ajuda a que todos compreendam como os seus esforços individuais contribuem para o projeto. Algumas equipas organizam reuniões diárias curtas em torno de um quadro Kanban para fazer atualizações de estado, receber feedback e monitorizar tendências.

Para ser realmente considerado um quadro Kanban, o seu quadro tem de ter um número limitado de tarefas para garantir que não está a trabalhar acima das capacidades. A solução Kanban também ajuda a monitorizar continuamente o fluxo de trabalho para evitar estrangulamentos, permitindo à equipa sinalizar os itens acumulados numa coluna antes de serem retirados.

Quadros Kanban físicos

Os quadros Kanban físicos são ótimos para as equipas que ainda se estão a familiarizar com o conceito Kanban. Estes quadros são fáceis de ler e gerir, não necessitam de ligação à Internet e podem aumentar o compromisso e a comunicação do local de trabalho para equipas multifuncionais que estão a trabalhar no mesmo projeto.

No entanto, geralmente, não são ideais para tarefas que requerem descrições e informações de base mais aprofundadas. Os conteúdos que cabem num cartão tangível são limitados, enquanto os quadros digitais podem armazenar um número ilimitado de notas e comentários à medida que a sua carga de trabalho aumenta.

Além disso, os quadros físicos são menos flexíveis no que respeita a monitorizar o tempo das tarefas e a cumprir prazos específicos. Os quadros digitais oferecem opções de relatórios personalizáveis para uma avaliação de progresso e dados de desempenho históricos rápidos.

Por fim, se trabalhar com equipas remotas que raramente estão no escritório, é quase impossível utilizar um quadro Kanban físico de forma eficaz. Um quadro digital permite à sua equipa aceder ao sistema de gestão de tarefas em qualquer altura a partir de qualquer dispositivo.

Um homem a trabalhar no portátil numa mesa.

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Quadros Kanban digitais

Se decidiu que um quadro físico cheio de notas coloridas já não funciona, investir em software de gestão de tarefas que utiliza os princípios e conceitos visuais do método Kanban pode ser a opção correta para a sua equipa. Além disso, uma opção digital oferece muitas vantagens que os quadros físicos não podem fornecer, como a apresentação de dados, anexos e histórico de cartões.

Na sua procura por uma solução com a funcionalidade Kanban, procure a que o ajude a criar cartões de tarefas ricos em conteúdo, incluindo listas de verificação, etiquetas e prazos específicos. Também deve sincronizar com programas que costuma utilizar, o que lhe permite anexar documentos de texto, folhas de cálculo e apresentações em cada cartão. Dessa maneira, a sua equipa vai ter acesso a todos os dados necessários num só local sem ser necessário mudar de aplicações.

Para o ajudar a continuar a mover as suas tarefas para a coluna "Feito", considere também o software que pode transformar automaticamente o estado da tarefa em gráficos circulares ou de barras. Isto vai ajudá-lo a obter rapidamente informações sobre quais as tarefas que estão ou não no rumo certo. Por exemplo, poderá ajustar e voltar a atribuir tarefas se vir que um dos membros da equipa não cumpre os prazos com regularidade.

Por fim, à medida que mais empresas estão a mudar para equipas de trabalhadores virtuais, considere utilizar gestores de tarefas baseados na nuvem para ajudar a controlar as suas listas de tarefas a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo.

Benefícios da utilização de uma solução Kanban

Os quadros Kanban fornecem uma base sólida para organizar as suas tarefas de forma coerente e estruturada. São especialmente apelativos para pessoas que se identificam como "aprendizes visuais" e preferem utilizar gráficos, diagramas e outras imagens para interpretar e trabalhar com informações.

Se forem feitos corretamente, os quadros Kanban simplificam o fluxo de trabalho e reduzem as interrupções que surgem inevitavelmente durante projetos e tarefas. Isso deve-se ao facto de todos os membros da equipa estarem focados em entregar trabalho a um ritmo consistente. Os quadros Kanban podem mostrar quando uma tarefa específica está a atrasar um projeto, o que facilita a mudança de rumo, se necessário.

Em última instância, os quadros Kanban focam-se em aumentar a eficiência ao garantir que os membros da equipa não estão a dedicar tempo a tarefas desnecessárias. Em vez disso, cada tarefa contribui para um objetivo mais amplo. Como resultado, a solução Kanban tem potencial para melhorar significativamente a produtividade da equipa no que toca às tarefas.

Conclusão

Um dos mantras mais populares do local de trabalho moderno é "Parar de começar e começar a acabar". A solução Kanban é sobre o foco na conclusão de tarefas.

Se a sua equipa não termina tarefas com frequência, está na altura ideal para experimentar o método Kanban. Pode demorar algum tempo a configurar o seu quadro e a desenvolver um processo até à perfeição, mas com determinação e o objetivo de melhorar continuamente, toda a equipa terá dias mais produtivos no futuro.

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