Com estas ferramentas, é fácil gerir equipas à distância

Se trabalha com base na ideia de que o trabalho à distância está mais popular do que nunca, tem toda a razão. Aliás, “nos EUA, 60% das empresas oferecem posições de trabalho à distância, em comparação com apenas 20% em 1996”, de acordo com a Bloomberg, e é também uma tendência popular na Índia, Indonésia e México. Isto significa que provavelmente já trabalha com uma equipa à distância ou que está prestes a contratar o seu primeiro colaborador à distância. Gerir uma equipa virtual (e fazer parte de uma) traz os seus próprios obstáculos e exige muita confiança de todos os membros.

Claro que a confiança é provavelmente a parte mais difícil de liderar equipas virtuais. É algo que se tem de "sentir". No entanto, existem ferramentas de liderança e toda uma gama de tecnologias que o podem ajudar a criar relações com os seus colegas e subordinados, o que por sua vez contribui para o fácil desenvolvimento de relações profissionais, respeito e confiança mútua. Seguem-se quatro ferramentas eficazes para gerir equipas à distância:

  • Videochamadas: o e-mail é ótimo para transmitir informações sobre projetos de que o seu grupo irá precisar mais tarde como referência, para enviar uma nota rápida sobre uma reunião ou dias de férias, etc. Contudo, para sessões de debates de ideias e análises do desempenho dos colaboradores, ou sempre que precisar de ser um pouco mais persuasivo, não há nada melhor do que uma reunião cara a cara. É aí que entram as videochamadas. Com as videochamadas, as pessoas podem ver-se e captar a personalidade, estado de espírito, nuances e tom de voz umas das outras, o que torna mais fácil partilhar ideias, ter conversações difíceis e apresentar os seus argumentos.
  • Chat/Mensagens Instantâneas: ao liderar equipas virtuais, é impossível atingir o mesmo nível de espontaneidade que teria num cenário de escritório tradicional. No entanto, com um cliente de chat pode ter as mesmas breves conversas que surgiriam naturalmente na copa do escritório. O melhor de tudo é que, se quiser apresentar uma ideia a várias pessoas ao mesmo tempo, a maioria dos clientes de chat oferece essa opção, sendo assim mais fácil desenvolver ideias e resolver problemas de forma imediata.
  • Áreas de Trabalho Partilhadas: quer esteja a gerir equipas internacionais ou simplesmente a trabalhar com algumas pessoas do outro lado da cidade, é muito provável que eventualmente precise de colaborar numa apresentação, num material a entregar ao cliente ou nos seus próprios processos e documentos internos. Pode fazer tudo por e-mail, mas o controlo de versões pode transformar-se rapidamente num pesadelo. É aí que entram as áreas de trabalho partilhadas. Estas proporcionam-lhe um local central onde todos os membros do seu grupo podem trabalhar nos mesmos ficheiros em tempo real e ver aquilo que os outros já fizeram. Conseguirá controlar as versões e simplificar o processo de criação.
  • Listas de Tarefas Virtuais Partilhadas: quando trabalha com equipas virtuais em diferentes fusos horários, manter todos a par dos projetos partilhados é um desafio. Com as listas de tarefas virtuais, a sua equipa (ou os membros que selecionar) podem ver listas com todas as tarefas e o estado das mesmas. Assim, é simples partilhar trabalho e manter todos informados. Para simplificar ainda mais, algumas das aplicações com listas de tarefas virtuais também lhe dão a opção de anexar ficheiros às tarefas, de trabalhar em conjunto nesses ficheiros e até de partilhar notas e conversar acerca das mesmas sem ter de recorrer a uma aplicação diferente. Isto faz com que seja fácil trabalhar em conjunto mesmo que os horários não sejam compatíveis.

Qualquer pessoa que supervisione equipas internacionais e/ou uma força de trabalho virtual conhece em primeira mão os desafios inerentes à gestão de equipas à distância. Porém, a popularidade do trabalho à distância só tem vindo a aumentar, pelo que faz todo o sentido investir na tecnologia necessária para criar experiências de colaboração, desenvolver relações pessoais e realizar projetos de qualidade. Felizmente, essa tecnologia já existe. É uma simples questão de encontrar a solução certa para os seus colaboradores e a sua organização.

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