As melhores sugestões de produtividade para o seu escritório remoto ou móvel

Trabalhar a partir de um escritório remoto ou móvel oferece uma maior flexibilidade e agilidade empresarial, mas isto coloca vários desafios. A automotivação é fundamental. Veja como as seguintes sugestões importantes também podem ajudar a impulsionar a produtividade. 

Noções básicas do escritório móvel 

A preparação de um escritório móvel pode ajudá-lo a ser mais produtivo quando está em movimento ou num local de trabalho temporário. Existem muitos tipos de escritório móvel diferentes. Uma pessoa pode utilizar o automóvel e outra pode preferir trabalhar à mesa da cozinha. As pessoas podem inclusivamente criar um escritório móvel ou temporário no quarto de hotel. 

Segundo um estudo da Gallup, 43% de todos os trabalhadores nos Estados Unidos trabalham fora do escritório pelo menos uma parte do tempo. As vantagens de um escritório móvel incluem: 

  • Maior flexibilidade  
  • Melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal 
  • Poupanças empresariais  
  • Maior motivação dos colaboradores 

No entanto, um dos principais motivos pelos quais as pessoas utilizam escritórios móveis é simplesmente para serem produtivas. Há mais oportunidades para trabalhar e tempo poupado ao eliminar as deslocações diárias para o escritório. Um escritório móvel permite trabalhar em qualquer lugar e sempre que quiser. Mesmo que sejam só 30 minutos, é tempo que não tem de compensar mais tarde. 

Para trabalhar a partir de um escritório móvel, é necessário ter um portátil decente, um telemóvel, carregadores e uma ligação à Internet fiável. Também deve ter acesso remoto aos seus documentos e software profissionais. 

A otimização pode melhorar a sua produtividade e, ao mesmo tempo, minimizar as distrações para aumentar os níveis de concentração. 

Para tirar partido de todas estas vantagens em termos de poupança de tempo, simplificação e melhoria da vida, precisa de um escritório remoto ou móvel eficaz. Seguem-se algumas formas de aumentar a produtividade. 

Aumentar a produtividade

Onde quer que instale a sua área de trabalho, experimente estas estratégias para aumentar a eficiência e a motivação. 

Organize-se 

Não perca tempo e esforços a carregar equipamentos não essenciais. Dê um passo atrás e determine os equipamentos essenciais que tem de ter sempre à mão para trabalhar. Guarde tudo o resto num lugar de acesso ocasional noutro lugar. 

Em seguida, organize os equipamentos essenciais de forma otimizada. Uma solução de cloud computing pode reunir diferentes aplicações num único dashboard. Todos os equipamentos eletrónicos e ficheiros importantes devem caber numa única mala de bagagem com rodas. 

Tire partido da tecnologia 

Com um desktop virtual, poderá desfrutar de acesso consistente às ferramentas que mais utiliza em qualquer lugar. Mesmo quando está num dispositivo móvel, poderá aceder ao mesmo desktop que veria num cubículo na sede.  

O software de colaboração empresarial permite fazer chamadas de voz e videochamada ou conversar por chat com os colegas ou clientes. Também pode analisar documentos, fazer sessões de brainstorming com quadros, partilhar calendários, agendar reuniões e muito mais. 

Utilize um assistente 

Não precisa de contratar alguém para o ajudar a trabalhar remotamente. Desfrute das vantagens de um assistente virtual com inteligência artificial integrada no software Outlook. 

A Cortana é um assistente de produtividade virtual. A funcionalidade Ouvir os Meus E-mails no Outlook para iOS utiliza a Cortana para gerir o e-mail e os compromissos. A Cortana pode ler-lhe as mensagens na caixa de entrada quando está a deslocar-se, ou quando os seus olhos e as suas mãos estiverem ocupados com outras tarefas. Também pode eliminar, sinalizar, responder e marcar as mensagens como não lidas em modo mãos livres. Perfeito para qualquer trabalhador de escritório remoto!  

Integrada no calendário e nos contactos do Outlook, a Cortana também verifica a sua agenda para detetar conflitos ou para criar novos eventos baseados nos seus e-mails. A interface foi concebida para ajudar as pessoas a manterem-se organizadas e a par do que é mais importante. 

A Cortana também pode falar como homem ou mulher. Assim, poderá ajudar a combater o isolamento do trabalho num escritório remoto. Pelo menos há outra voz humana. É pouco provável que o seu cão ou gato faça boa conversa! 

Faça a gestão das expectativas 

Fale com os seus supervisores e colegas sobre as suas expectativas. Deve saber antecipadamente o seguinte: 

  • Como poderá demonstrar progressos 
  • Como e quando deve contactar os responsáveis hierárquicos 
  • Expectativas para a colaboração em equipa 
  • Que flexibilidade pode ter em termos de horário de trabalho 

Algumas pessoas apreciam o escritório móvel ou remoto porque lhes permite trabalhar em movimento e a qualquer hora. Outros apreciam o ambiente, mas querem trabalhar durante o horário de escritório definido. 

Adote a gestão do tempo 

Os trabalhadores remotos só contam consigo mesmos para se motivarem para serem produtivos. Encare de forma série a gestão do tempo

  • Defina objetivos claros para o dia 
  • Utilize um software de gestão de projetos ou calendário partilhado 
  • Defina um horário em que estará disponível para receber chamadas 
  • Concentre-se nos resultados para medir o sucesso  

Procure a luz natural 

A iluminação poderá não ser a primeira coisa em que pensa. No entanto, faz muita diferença mudar-se para um local com luz natural ou afastar-se do computador e dar um passeio ao ar livre. O movimento pode inspirar novas perspetivas. Apanhar sol melhora a disposição e ajuda a dormir melhor.  

Aproveite ao máximo o seu escritório móvel ou remoto com estas sugestões importantes para aumentar a produtividade. Quanto mais eficiente for, maior a probabilidade de o empregador manter em aberto as suas opções de trabalho.  

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