Proteger o ambiente e trabalhar a partir de casa

Quer já incentive as suas equipas a trabalhar a partir de casa ou pretenda criar um programa para possibilitar e aumentar este tipo de trabalho, as suas ações não só subirão a motivação e a retenção, como também poderão ajudar a mitigar a poluição do ambiente e levar a sua organização a alcançar os seus objetivos de sustentabilidade. Estas medidas podem ter resultados significativos.

Segundo um estudo realizado pela Fraunhofer USA para a Consumer Technology Association em 2015, “o trabalho à distância reduz o valor anual de milhas percorridas por veículo (VMT) numa média ponderada de quase 1400 milhas por trabalhador à distância.” Nesse estudo, os investigadores determinaram que isto contribuía para uma redução estimada de 10,7 kWh no consumo global de energia nos Estados Unidos. Este número equivale ao valor anual de consumo de eletricidade de quase 750 000 agregados familiares. Além disso, o estudo concluiu que houve uma redução das emissões anuais de gases com efeito de estufa devidas ao trabalho à distância, estimada em 5,9 a 8 milhões de toneladas métricas no total.

Até aqui só falamos das vantagens, mas como pode certificar-se de que, com as suas equipas a trabalhar a partir de casa, estas conseguirão fazer um trabalho de qualidade, colaborar e realizar as suas tarefas da forma que espera? A resposta à sua pergunta é a tecnologia. Vejamos alguns tipos de soluções que podem ajudar a sua equipa a ser produtiva e a combater a poluição do ambiente.

Computadores e Telemóveis

Os primeiros objetos essenciais para quem trabalha a partir de casa são um computador e um telemóvel. Apesar de algumas organizações facultarem computadores e telemóveis aos seus colaboradores, um estudo realizado pelo Pew Research Center, em 2015, concluiu que 73% dos adultos nos EUA já têm os seus próprios computadores ou portáteis, 45% têm um tablet e 92% têm um telemóvel ou smartphone. Isto significa que poderia simplesmente garantir que as suas equipas têm o software de segurança mais recente e a capacidade de guardar cópias de segurança dos seus documentos na nuvem, e a organização não teria de lhes fornecer computadores e outros dispositivos.

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Serviço de Internet

Se vai trabalhar a partir de casa, o acesso à Internet (principalmente de banda larga) é indispensável. Felizmente, a maioria dos adultos nos EUA tem acesso à Internet em casa. Na verdade, “aproximadamente três quartos dos adultos norte-americanos têm serviço de Internet de banda larga em casa“, segundo o Pew Research Center. Portanto, é provável que a sua equipa de trabalhadores já tenha o serviço e o pague mensalmente. Se puder contribuir financeiramente para essa despesa, será um bónus para os membros da sua equipa, mas dado que estes já pagam o serviço de internet de banda larga, é razoável pensar que essa contribuição não seja obrigatória.

Software

Se a sua organização utiliza alguns dos mais populares softwares de processamento de texto, folhas de cálculo e preparação de apresentações, é lógico pressupor que todos os colaboradores terão a versão “pessoal” do mesmo software em casa. No entanto, não tome nada por garantido. Antes de qualquer membro da sua equipa começar a trabalhar a partir de casa, certifique-se de que este tem acesso a todos os mesmos softwares que utiliza no escritório. Deste modo, qualquer pessoa poderá preparar documentos profissionais e colaborar facilmente neles com os colegas. Para se certificar de que a sua equipa tem todo o software necessário, pondere dar-lhe acesso a versões baseadas na nuvem, que serão atualizadas automaticamente e permitirão que todos tenham acesso às mesmas ferramentas onde quer que estejam.

Partilha de Documentos

Um serviço de partilha de documentos baseado na nuvem revela-se útil quando dois ou mais colaboradores precisam de colaborar num único ficheiro. As soluções de partilha de documentos oferecem-lhe um repositório de ficheiros que pode organizar por projeto, cliente ou outras categorias e, enquanto ferramentas de colaboração online, podem melhorar a forma como as equipas trabalham. Ao dar aos membros de uma equipa um lugar para chats de equipa sobre a direção, os conceitos, as necessidades, as preocupações, os prazos, as expetativas e outros assuntos, pode garantir que todos compreendem as tarefas a realizar e entregam atempadamente o que é necessário.

Chats de Equipa e Conferências Web em Tempo Real

Perante a realidade de uma equipa dividida por uma cidade ou pelo mundo, pode ser difícil encontrar uma forma de debater projetos futuros ou novidades da empresa, ou simplesmente realizar uma revisão anual pessoalmente, sem ter de viajar para um local de reunião. No entanto, as inovadoras ferramentas de chat e conferências Web para equipas possibilitam conversações em tempo real e podem simplificar a comunicação com as outras pessoas, estejam onde estiverem. Graças às funcionalidades para ler comentários em tempo real e/ou ver e ouvir um orador, a partilha de informações com uma pessoa ou um grupo torna-se fácil. Como as conferências Web permitem aos participantes das reuniões captar pequenos detalhes e ver materiais, tal como o poderiam fazer se estivessem numa sala de conferências com outros participantes, pode interagir com a sua audiência e ter debates produtivos e relevantes sem a necessidade de se deslocar.

Dar aos seus colaboradores a opção de trabalhar a partir de casa pode ser uma das formas mais fáceis de ajudar o ambiente. Com todos os softwares e ferramentas de colaboração online disponíveis, trabalhar em conjunto a quilómetros de distância pode ser tão fácil como trabalhar em conjunto no mesmo escritório. Tendo em conta os dados sobre o trabalho a partir de casa e a redução da poluição do ambiente, assim como a possibilidade de aumentar a motivação dos colaboradores e a retenção, o trabalho à distância pode ser a solução com que sempre sonhou.

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