Simplificar os conteúdos com gestão de conteúdos empresarial

Materiais de marketing, contratos, mensagens de e-mail, apresentações de clientes, folhas de cálculo, ficheiros de texto, .pdfs, fotografias, vídeos, formulários, faturas, currículos de candidatos. As pequenas e grandes organizações são máquinas a criar conteúdos. Embora possa ser fácil criar esses conteúdos, mantê-los organizados não é assim tão simples.

É aqui que entram as soluções de gestão de conteúdos empresarial (ECM). Permitem-lhe organizar e gerir os seus conteúdos ao longo do respetivo ciclo de vida, desde a sua criação até ao arquivo. Tal como tudo o resto, todos os sistemas de gestão de conteúdos empresarial não são criados de forma igual. Vamos ver algumas das funcionalidades que podem ajudar a manter os seus conteúdos organizados (e acessíveis), enquanto ajudam a sua equipa a trabalhar de forma mais eficiente.

  • Um único repositório para uma variedade de tipos de conteúdos: ao escolher um serviço de ECM que lhe permite armazenar vídeos, folhas de cálculo, imagens, documentos de texto e muito mais numa única localização, pode manter todos os ficheiros de uma iniciativa ou projeto específico juntos.
  • Crie pastas principais com várias subpastas: desta forma, se tiver um projeto ou iniciativa em curso ou que ocorre anualmente, pode criar simplesmente uma pasta principal para “Limpeza de Trilhos” e, em seguida, criar subpastas para todos os anos que trabalhar na iniciativa. Em cada uma dessas subpastas, pode criar subpastas adicionais para itens como contratos, formulários de renúncia voluntária, materiais de marketing, etc.

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  • Edite facilmente os metadados ou as propriedades do documento: com a capacidade de localizar e editar os metadados de um ficheiro a partir de um documento, pode poupar tempo e garantir que os ficheiros estão corretamente etiquetados para pesquisas futuras.
  • Controle o acesso às informações: nem todas as pessoas numa organização precisam de aceder a todos os documentos e com uma ECM que lhe permite aplicar permissões definidas a documentos, grupos de ficheiros, secções inteiras do sistema ou todo o sistema, pode controlar rigorosamente quem vê o quê.
  • Trabalhe de forma colaborativa: algumas soluções de ECM permitem-lhe criar fluxos de trabalho de documentos que ajudam a controlar e colaborar com outras pessoas em processos orientados por documentos ao utilizar os programas em que já confia.
  • Reproduza conteúdos multimédia a partir do seu sistema de gestão de conteúdos empresarial: para organizações que utilizam ficheiros de áudio e vídeo, a capacidade de reproduzir conteúdos multimédia a partir da ECM pode poupar tempo à sua equipa ao reduzir o número de passos necessários para ver ou ouvir os mesmos.
  • Armazene e proteja os registos empresariais e ficheiros legais importantes: com um repositório seguro, pode garantir que os seus registos estão armazenados num estado final e fechado e que também são fáceis de localizar e recuperar se forem necessários para um procedimento probatório. Com acesso conveniente a todos os seus documentos, pode ajudar a reduzir os seus custos gerais de procedimentos probatórios.
  • Pesquisa de palavras-chave: um serviço de ECM que permita que os utilizadores procurem documentos e informações por palavra-chave pode ajudar a sua equipa a localizar ficheiros de que não tem conhecimento, mas que podem ser relevantes para um projeto em que estão a trabalhar, o que pode ajudar a poupar tempo e trabalhar de forma mais eficiente. As áreas pesquisáveis devem incluir o texto do documento, metadados, anotações, etc. Além disso, os documentos também devem ser pesquisáveis pela data de criação.
  • Acessível numa variedade de dispositivos: ao escolher uma solução de gestão de conteúdos empresarial que é concebida para utilizar em computadores, portáteis, tablets e telemóveis, os utilizadores podem aceder aos ficheiros de que precisam, quando precisam – quer estejam no escritório, a trabalhar remotamente, em viagem ou numa reunião fora do escritório.

Com a capacidade de armazenar, proteger, localizar, manipular e criar ficheiros e documentos numa única localização, os serviços de gestão de conteúdos empresarial permitem simplificar a comunicação da equipa, o trabalho do projeto e até mesmo o procedimento probatório. Quer a sua organização tenha apenas alguns colaboradores num único escritório ou tenha milhares de pessoas em todo o mundo, o sistema de gestão de conteúdos empresarial pode ajudá-lo a manter-se organizado.

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