Controle o seu e-mail com estes 4 truques

O simples pensamento de demasiado e-mail causa-lhe suores frios? A sua caixa de entrada é uma confusão de mensagens não lidas e tarefas guardadas para mais tarde? 

Não tem de ser assim. O sonho de uma caixa de entrada organizada pode parecer muito longínquo, mas está mais próximo do que pensa. 

O e-mail, como qualquer outra ferramenta, acrescenta valor à sua vida quando é devidamente utilizado. Com um plano inteligente, poderá transformar a sua caixa de entrada num dos seus melhores aliados de comunicação.  

O seu e-mail é parte da sua identidade: proteja-o cuidadosamente 

Este princípio pode ser considerado a Regra de Ouro da gestão do e-mail. Para as pessoas ocupadas, é fundamental que o seu endereço de e-mail só seja conhecido pelas pessoas que dele precisam. Se o seu endereço circular por demasiados sítios, a sua caixa de entrada será sobrecarregada.  

Para proteger a sua identidade, poderá utilizar vários endereços eletrónicos. Um “real” que utiliza no dia a dia, um alternativo para quando preenche formulários, faz compras online, etc. O segundo endereço afasta todas as mensagens promocionais e semelhantes para a caixa de entrada principal se manter limpa.  

Num mundo em que muitas pessoas lutam por manter o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, ter endereços de e-mail separados é um excelente ponto de partida. Basta utilizar uma aplicação que mantenha separadas facilmente as suas contas no mesmo local, mas geridas separadamente.  

Não deixe o pó assentar 

A procrastinação pode gerar problemas em muitas áreas da sua vida. Isto é seguramente verdade quando falamos do e-mail. Se não tratar dos seus e-mails assim que eles chegarem, acabará numa grande confusão.  

Tente definir uma agenda para consultar a sua caixa de entrada. Por exemplo, poderá planear a gestão dos e-mails três vezes por dia, por exemplo, de manhã, após o almoço e antes de regressar a casa. Com três consultas, conseguirá manter-se a par sem ocupar em demasia o seu dia.  

Para concretizar este objetivo, é muito útil recorrer à tecnologia. Experimente a funcionalidade Ouvir os Meus E-mails no Outlook para iOS. Esta funcionalidade lê os e-mails em voz alta, oferece um prático resumo da sua caixa de entrada e do calendário

Quer a utilize para conhecer as novidades na caixa de entrada profissional ou para uma conta pessoal, poderá ouvir e executar ações nas mensagens com comandos de voz simples ou gestos de deslize com um dedo para fazer a triagem em movimento. Para responder a um e-mail, basta ditar uma breve mensagem e enviá-la. É uma excelente forma de atualizar-se pela manhã enquanto se desloca para o trabalho ou durante o intervalo de almoço quando provavelmente terá as mãos ocupadas.  

Eliminação implacável 

Eliminar um e-mail poderá ser difícil. Mesmo que pense que não precisará dessa mensagem no futuro, não deixa de ser difícil premir o botão. Mas é preciso fazê-lo.  

É essencial eliminar os e-mails irrelevantes por poderem ter um impacto psicológico se não forem processados. A sensação de desorganização na caixa de de entrada poderá fazê-lo sentir-se sobrecarregado, mesmo que essas mensagens não sejam necessárias. Ao eliminar periodicamente os e-mails profissionais, está a dar um pequeno passo para a redução dos níveis de stress.  

Ainda não tem a certeza de que consegue adquirir este hábito? Experimente um passo intermédio. Em vez de eliminar os e-mails imediatamente, faça o gesto de percorrer para agendá-los para voltarem a aparecer na caixa de entrada num momento mais oportuno. Caso contrário, remova as restantes e desfrute do fim de semana.   

Não é preciso escrever um romance 

De vez em quando, todos usamos demasiadas palavras. É fácil deixarmo-nos entusiasmar nos e-mails quando certamente uma mensagem mais curta daria conta do recado. 

Habitue-se a escrever mensagens mais curtas quando se corresponde com os colegas e os clientes, bem como com os amigos e a família. Poupe tempo ao escrever e-mails mais curtos, a sua mensagem também ficará mais clara.  

A escrita de e-mails curtos e informativos é uma arte. Ao início, poderá ser difícil, mas com a prática fica mais fácil. Dentro em breve, poderá constatar que as suas mensagens já só têm algumas frases.  

Além disso, poderá utilizar marcas de lista para apresentar algumas ideias de forma rápida e concisa. Os destinatários das suas mensagens vão adorar a brevidade e poderá ser mais produtivo no dia a dia. 

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