4 formas de tirar partido das comunicações empresariais

Por Dianna Booher, Autora Convidada da Microsoft

Soube que as comunicações empresariais tinham atingido um ponto crítico quando ouvi a minha mãe de 87 anos a recostar-se durante o jantar e afirmar com um suspiro profundo: “Desculpa, mas não posso ficar mais tempo. Tenho de ir para casa tratar de e-mails.”

As comunicações empresariais tornaram-se numa tarefa que a maioria das pessoas detesta. No entanto, são poucas as empresas que conseguem funcionar sem as mesmas. A solução para esta questão é tornar as suas comunicações empresariais eficazes, para que não seja uma tarefa cansativa nem negativa para colegas e clientes. Eis quatro formas de maximizar as suas comunicações empresariais e minimizar o tempo e esforço necessários.

Atualize as Respostas Automáticas Que Contêm Informações Desatualizadas

Após contratar uma empresa para fazer uma reclamação sobre os meus impostos sobre o património, recebi uma resposta automática que me forneceu um número de telefone para contactar em caso de dúvidas. Como tive dificuldades em iniciar sessão no site para carregar documentos, liguei para o número fornecido. A saudação automática desse número remeteu-me novamente para o site da empresa.

Uns dias mais tarde, ocorreu o mesmo cenário com um banco importante. Uma resposta automática forneceu-me um número de contacto para obter mais informações. A pessoa que me atendeu explicou que já não eram responsáveis pelo processamento de questões e encaminharam-me para outro departamento. A minha chamada foi transferida cinco vezes antes de chegar ao departamento correto.

Este problema é muito comum. Nem todos os seus clientes serão suficientemente persistentes para aguardar por um final feliz. Não engane os seus clientes com informações erradas e desatualizadas que os farão perder tempo. Encaminhe-os diretamente para o local certo na primeira chamada.

Utilize uma Ferramenta de Calendário e Ferramentas de Gestão de Projetos

Muitas pessoas poderiam eliminar imensos e-mails semanais simplesmente ao utilizar as ferramentas adequadas para agendar reuniões e gerir projetos. Antigamente, antes da criação destas ferramentas mais recentes, os sistemas de e-mail processavam esta atividade de receção e envio. Atualmente, as pessoas produtivas não podem permitir que o sistema de informações seja obstruído por todas estas tarefas não relacionadas.

Organize a sua caixa de entrada para que possa dar respostas aos seus clientes. Obtenha também as ferramentas certas para colaborar com os seus colegas em projetos.

Selecione a Melhor Ferramenta de Comunicação para Negociar Detalhes

Por vezes, a sua estratégia de negociação será "colocá-lo por escrito". Ou seja, planeia ser quem elabora o plano ou os termos, enviando assim uma mensagem subtil a informar que planeia controlar o projeto ou que não irá abdicar dos seus termos.

No entanto, se não for essa a sua intenção, e ao antecipar um debate antes de ser tomada uma decisão, não permita que o e-mail seja o método de comunicação escolhido. Se o permitir, irá deparar-se com um grande volume de e-mails sobre um único tópico. Isto fará com que as pessoas envolvidas precisem de reler repetidamente longas frases para ficarem a par dos detalhes anteriores.

É muito mais prático selecionar a ferramenta de comunicação empresarial adequada para este tipo de comunicações: uma ferramenta de conferências de áudio ou vídeo ou o Microsoft Teams.

Não Utilize o seu Sistema de E-mail para Armazenar Tarefas

Num dos meus programas de comunicação, um assistente administrativo confessou um mau hábito do respetivo chefe: "Tem sempre imensos e-mails sem resposta na caixa de entrada. É inútil alguém tentar enviar-lhe uma mensagem." Este tipo de situação mostra que uma pessoa está sobrecarregada com trabalho.

Para comunicar de forma eficiente com a sua equipa, esvazie a sua caixa de correio diariamente: defina regras e pastas para que os e-mails das pessoas mais importantes sejam encaminhados automaticamente para determinadas pastas, permitindo que os veja o mais cedo possível. Envie artigos online e conteúdos semelhantes para ler durante intervalos para uma pasta separada. Anule a subscrição dos itens de que já não precisa.

Assim, poderá ler e responder facilmente aos seus e-mails diários. Se precisar de reunir informações ou fazer outra tarefa antes de responder, agende uma ação de seguimento, arquive o e-mail e remova-o da sua caixa de entrada.

Ficará surpreendido com o quanto ver uma caixa de entrada vazia irá aliviar o seu stress, aumentar a sua capacidade de resposta e dar-lhe tempo para escrever e-mails concisos!

Melhore significativamente a comunicação geral da sua empresa através de mensagens automatizadas atualizadas que dão resposta aos problemas dos clientes, ferramentas produtivas de colaboração e agendamento e mensagens de e-mail de resposta.

Dianna Booher é a autora de sucesso de 47 livros, publicados em 60 idiomas. Ajuda as organizações a comunicarem de forma clara e os líderes a expandirem a respetiva influência através de uma forte presença empresarial. Escreve regularmente para a Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Sobre o autor

Dianna Booher é autora best-seller de 47 livros, publicados em 60 edições em idiomas estrangeiros. Ajuda as organizações a comunicar com clareza e os líderes a expandirem as suas influências com uma presença executiva coesa. Costuma escrever para os blogues da Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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