5 elementos não utilizados do software de gestão de projetos

Desde modelos integrados e ferramentas de agendamento familiares até à colaboração imediata e ao acesso fácil em vários dispositivos, é sabido que o software de gestão de projetos certo pode aumentar a produtividade dos gestores de projetos e das suas equipas, permitindo assim que os projetos sejam executados de forma rápida e fácil. Mas será que as organizações estão a descartar algumas das ferramentas menos óbvias que têm à disposição?

Segundo um estudo recente, as ferramentas de planeamento de projetos mais cobiçadas são as que permitem partilhar ficheiros, controlar o tempo, integrar e-mails e gerar gráficos Gantt. Até aqui, nada de novo. Mas quais são as ferramentas que as organizações têm menor probabilidade de utilizar? Curiosamente, o chat de vídeo, o chat em tempo real, a integração com as redes sociais e o acesso em dispositivos móveis são as ferramentas mais esquecidas no que respeita ao software de gestão de projetos. Tendo em conta que a comunicação é considerada o aspeto mais importante para uma gestão de projetos bem-sucedida, será que os gestores de projetos estão a desperdiçar uma oportunidade de ouro? Em seguida, iremos abordar mais detalhadamente cinco recursos inexplorados e a forma como podem ajudar a executar projetos de forma mais fácil e eficiente.

1 e 2. Chat de vídeo/em tempo real – a escolha de software de gestão de projetos com ferramentas de comunicação integradas permite que os membros das equipas de projeto colaborem no projeto com recurso à voz, ao vídeo ou ao chat. Que grau de importância é que isso tem para o sucesso das equipas? O Project Management Institute (PMI) elaborou um relatório que permitiu concluir que a má comunicação é uma das principais causas de insucesso dos projetos mencionadas pelas empresas. A chave do sucesso dos projetos pode estar na capacidade de comunicar em tempo real com os membros da equipa, quer estejam ao fundo do corredor ou no outro lado do mundo, através de ferramentas concebidas para transmitir as suas conversações importantes de forma rápida e segura.

3. Integração com as redes sociais – A utilização das redes sociais já não passa apenas por atualizar páginas do Facebook e enviar tweets com as últimas tendências. Hoje em dia, estas redes também podem ser utilizadas para aumentar o nível de comunicação entre as equipas e partes interessadas do projeto. Estudos demonstram que a utilização das redes sociais facilita as "conversas de circunstância", o que por sua vez "promove a familiarização para ajudar a construir relações e criar um ambiente mais acolhedor, solidário, colaborativo e de confiança". Assim sendo, porque não tirar partido dessas vantagens para ajudar a promover o sucesso dos projetos? A utilização de software com funcionalidades sociais empresariais, tais como os newsfeeds do Yammer dedicados no SharePoint, pode ser útil para falar sobre detalhes de projetos com colegas em tempo real.

4. Acesso em dispositivos móveis – A utilização de software disponível no Windows, iOS e Android é fundamental para garantir que todos conseguem atualizar as tarefas nos respetivos dispositivos de eleição e ver linhas cronológicas e relatórios em viagem. Como o controlo do tempo é considerado um fator essencial para o sucesso da gestão de projetos, é importante encontrar uma solução que permita que os membros das equipas submetam atualizações em viagem. A melhoria em termos da criação de tarefas e tempo proporciona visibilidade imediata aos gestores de projetos, o que lhes permite tomar decisões informadas mais rapidamente.

5. Definições fáceis de utilizar pelos patrocinadores – de todos os projetos classificados como sendo "de alto desempenho", mais de 80% dispõem de patrocinadores ativamente envolvidos nos mesmos. Vários estudos demonstram que o apoio prestado pelos patrocinadores executivos durante todo o projeto é essencial para que este seja bem-sucedido. Embora os patrocinadores não contribuam para a realização das tarefas quotidianas, estes devem ter acesso suficiente ao projeto para estarem a par do seu progresso e vantagens e, como tal, conseguirem apoiar a equipa quando for necessário e o projeto sempre que possível. Posto isto, é importante dispor de software que permita que o seu Gabinete de Gestão de Projetos ou patrocinador faça a gestão das definições de Gestão de Portefólios de Projetos (PPM) sem precisar de ajuda adicional.

Como o número de equipas que trabalham à distância está a aumentar cada vez mais (mesmo a nível mundial), as competências de comunicação e a gestão de tempo são agora mais importantes do que nunca. O acesso a ferramentas que permitem que as partes interessadas realizem tarefas de gestão em viagem e partilhem rapidamente as últimas atualizações, conversações e linhas cronológicas dos projetos através de um site de projeto dedicado mantém todas as pessoas ligadas e informadas. Saiba mais sobre como pode ver melhor o desempenho do projeto, bem como reduzir orçamentos, aumentar as poupanças e muito mais.

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