Conheça o retorno sobre o investimento das reuniões online

Por Dianna Booher, Autora Convidada da Microsoft

Conheça os seus números. Não os números da indústria, mas sim os da sua equipa. As reuniões online podem ajudá-lo a poupar imenso tempo e dinheiro em termos de produtividade e custos de viagem. Isto partindo do pressuposto de que tem mesmo de fazer uma reunião.

Tenha em consideração o retorno sobre o investimento em todas as suas reuniões para determinar se poderia (e deveria) trocar mais reuniões presenciais por reuniões online e que reuniões deveriam ser canceladas.

Conheça o Seu Retorno Sobre o Investimento

Os organizadores de convenções e as empresas de seminários públicos sabem dizer-lhe exatamente o retorno sobre o investimento (ROI) que esperam das despesas de capital. As respetivas folhas de cálculo irão apresentar as despesas por reunião, como o aluguer de uma propriedade, o orçamento do orador, as refeições, o entretenimento, a publicidade, entre outros. Também terão uma folha de cálculo para os rendimentos, o que inclui registos gerais, registos pré-conferência e pós-conferência, vendas de produtos e concessões. Por fim, a folha de cálculo irá calcular o lucro a uma capacidade de venda de 100%, 90%, 80% e assim sucessivamente.

Enquanto bom líder de reuniões online, também irá querer calcular o retorno sobre o investimento das suas reuniões com colaboradores ou reuniões sobre projetos para se certificar de que irá obter lucro.

Passo 1: estime o salário médio anual dos participantes da sua reunião (ou utilize os verdadeiros salários se os souber).

Passo 2: divida esse número por 2087 horas (o número médio de horas trabalhadas anualmente, de acordo com a estimativa do Office of Personnel Management (Gabinete de Gestão de Funcionários) dos Estados Unidos. O resultado será o salário médio por hora do participante.

Passo 3: multiplique o salário médio por hora pelo número de pessoas na sua reunião online.

Passo 4: multiplique o custo por hora pelo número de horas que planeia que a reunião dure. (Por exemplo: multiplique por 1 se a reunião durar 1 hora. Multiplique por 1,5 se a reunião durar 90 minutos, e assim sucessivamente.)

Um Exemplo em Euros:

86 400 €= salário-base médio anual do participante

120 960 €= custo total real do participante "médio" (multiplicado por 1,4 para representar o salário-base, impostos e benefícios)

51,91 €= salário por hora do participante médio

x 7= pessoas na reunião

405,70 €= custo da reunião por hora para 7 pessoas

x 1,25= reunião de 75 minutos

506,82 €= custo de uma reunião de 75 minutos (sem incluir qualquer custo de plataforma de reuniões)

Este total de 506,82 € representa o custo da reunião. Pense nos resultados da sua reunião. Será que as ideias, decisões e recomendações valem esse custo? A decisão depende da sua ponderação. Mas esses resultados são o seu retorno sobre o custo da reunião. É claro que umas vezes consegue prever o ROI na sua fase de planeamento e outras não. Muitas vezes, pode determinar imediatamente que não será produtivo dispensar o tempo que estava a planear para um tópico. Com esta informação, poderá cancelar a sua reunião ou ajustar a sua agenda.

Enfrente os Factos

Analise com rigor as suas reuniões sobre projetos, reuniões com colaboradores e reuniões com clientes agendadas regularmente. Faça as contas. Analise os resultados habituais dessas reuniões. Faça as perguntas difíceis:

  • Quais serão os custos reais e tempo gasto na sua reunião?
  • Que reuniões terão resultados reais?
  • Que reuniões presenciais podem ser convertidas em reuniões online para poupar tempo e dinheiro?
  • Que reuniões devem ser canceladas?

Agora está preparado. Resolva o óbvio!

Dianna Booher é a autora de sucesso de 47 livros, publicados em 60 idiomas. Ajuda as organizações a comunicarem de forma clara e os líderes a expandir a respetiva influência através de uma forte presença empresarial. Escreve regularmente para a Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Sobre o autor

Dianna Booher é autora best-seller de 47 livros, publicados em 60 edições em idiomas estrangeiros. Ajuda as organizações a comunicar com clareza e os líderes a expandirem as suas influências com uma presença executiva coesa. Costuma escrever para os blogues da Forbes, HuffPost e The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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