Modernizar o seu trabalho com a automatização de processos empresariais

Dizem que quem vive no passado não tem futuro, e o mesmo pode ser dito das organizações que se recusam a aceitar tudo o que a tecnologia moderna tem para oferecer. Quer queiramos quer não, o mundo empresarial de hoje em dia é acelerado e muitas vezes parece impossível acompanhar as tendências em constante mudança. Se juntarmos o facto de que os clientes esperam um atendimento imediato, isso é suficiente para causar uma grande dor de cabeça a qualquer pessoa do mundo dos negócios. Uma forma de estar a par da tecnologia e da atualidade é a automatização de processos empresariais. O software de automatização de processos empresariais (BPA) oferece à sua organização a capacidade de automatizar tarefas que exigem muito tempo, otimizando assim as operações e proporcionando um novo nível de eficiência à sua empresa. Além disso, a automatização de processos permite que os seus colaboradores utilizem os seus talentos nos trabalhos para que foram contratados, em vez de tarefas rotineiras que podem fazê-los perder tempo valioso.

O Que o Software de BPA Pode Fazer Por Si

Um estudo de 2013 divulgado pela CompTIA indicou que as empresas esperam que o software de BPA melhore as seguintes cinco áreas: entraves que atrasam os processos (48%), duplicação de trabalho (46%), falta de interação entre departamentos (39%), dificuldade em localizar documentos (33%) e falta de visibilidade dos processos empresariais (27%).

Especificamente, a automatização de processos empresariais pode ser utilizada para agilizar uma variedade de processos, incluindo:

  • Gestão de documentos
  • Automatização do fluxo de trabalho
  • Alertas de tarefas por e-mail
  • Campanhas de marketing por e-mail
  • Cartas de agradecimento
  • Lembretes de pagamento
  • Revisão e aprovação de documentos
  • Gestão de pedidos de colaboradores

Depois de decidir que processos quer automatizar, pode personalizar os seus fluxos de trabalho ao definir etapas e configurar alertas e aprovações que irão reproduzir os processos reais que normalmente são executados manualmente. Algumas áreas em que estas funcionalidades são populares incluem o marketing, a gestão de clientes e o suporte ao cliente.

Vantagens da Automatização de Processos Empresariais

Além de simplificar os seus processos, existem inúmeras vantagens na implementação da automatização de processos empresariais, incluindo:

  • Custos reduzidos: pode contratar menos pessoas, pois há menos trabalho a ser feito.
  • Utilização mais eficiente da mão de obra: os gestores, por exemplo, podem passar mais tempo a orientar os seus colaboradores e a controlar tarefas importantes em vez de ficarem atolados em revisões, aprovações e pedidos.
  • Colaboração melhorada: o software de BPA pode ser utilizado para criar um espaço onde os membros da equipa possam partilhar ficheiros e receber alertas quando os documentos forem atualizados ou alterados ou atribuídos por um membro da equipa a outro. Isto ajuda a manter toda a equipa atualizada e também melhora a comunicação.
  • Suporte ao cliente melhorado: pode ser difícil para a equipa de suporte ao cliente ou suporte técnico de uma empresa manter-se a par de todos os pedidos ou perguntas sem a automatização de processos empresariais. A criação automática de pedidos de suporte através do software de BPA garante que as questões dos seus clientes não ficam por resolver. Isto ajuda as equipas de suporte ao cliente a responder com mais rapidez e eficiência, resultando em clientes mais satisfeitos.
  • Melhor desempenho geral no trabalho: a utilização da automatização de processos empresariais resulta em menos erros manuais e numa maior concentração por parte dos colaboradores.
  • Colaboradores mais satisfeitos: de acordo com um relatório de 2015 da Society for Human Resource Management, 55% dos colaboradores classificaram a possibilidade de utilizarem as suas competências e aptidões como "muito importante" para a sua satisfação no trabalho. Quando os colaboradores já não têm de realizar as tarefas mais básicas, passam a ter tempo para fazer o trabalho para o qual estão qualificados.

Selecionar o Software de BPA Adequado

Ao escolher a solução de automatização de processos empresariais perfeita para a sua organização, é importante analisar vários fatores, incluindo um preço que se adeque ao seu orçamento, uma solução que se integre com as suas aplicações atuais e a reputação e capacidade de um fornecedor de lhe oferecer um serviço de alta qualidade. Do que está à espera? Dê um passo em direção ao futuro e modernize o seu trabalho com a automatização de processos empresariais.

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