Poupe tempo e dinheiro com melhor software de comunicação

Quer seja o proprietário de uma organização multinacional ou trabalhe para uma, quer faça parte de uma pequena empresa com clientes em diferentes estados ou cidades (ou até noutros países), é bastante provável que viajar faça parte do seu trabalho. É difícil transmitir o tom certo através de e-mails ou mensagens instantâneas, por isso as reuniões cara a cara não só ajudam a melhorar a comunicação empresarial, como lhe permitem ver e ouvir os seus clientes, o que o pode ajudar a compreendê-los melhor.

Infelizmente, as viagens de negócios podem ser dispendiosas em termos financeiros e de produtividade. Se os voos forem cancelados ou sofrerem atrasos ou alterações, os custos podem ser ainda maiores. Para além do impacto que as viagens de negócios têm na sua empresa, também afetam os seus colaboradores: jet lag crónico, níveis prejudiciais de radiação, enfraquecimento do sistema imunitário e perturbações da vida doméstica, tudo isto porque você ou a sua equipa precisa de se encontrar com um cliente.

É claro que algumas reuniões presenciais são importantes. No entanto, quando não são absolutamente necessárias, existem soluções de comunicação que lhe permitem ver e ouvir os seus clientes, mesmo que estejam a quilómetros de distância. Sim, as videoconferências são a chave para a redução das viagens. Contudo, nem todas as soluções são iguais. Escolha o seu software de comunicação cuidadosamente e tente encontrar uma opção que inclua:

  • Videoconferências em HD para múltiplos participantes: procure aplicações de reuniões empresariais em que haja espaço para todos no ecrã, de forma a que todos possam participar. Certifique-se também de que tem acesso a áudio e vídeo HD. Assim poderá ver e ouvir todas as pessoas com clareza.
  • Partilha de conteúdos: em praticamente qualquer reunião, partilham-se conteúdos, normalmente num ecrã numa sala de conferências. Faz, portanto, sentido procurar uma ferramenta de videoconferências que permita a todos os participantes partilhar documentos, aplicações, URLs, apresentações e ecrãs, sem dificuldades. Além disso, deve procurar uma solução que lhe permita colaborar em documentos em tempo real, o que torna o trabalho em equipa ainda mais fácil.
  • Controlos de produtor integrados. Com as ferramentas de produtor integradas diretamente na aplicação de comunicação empresarial, pode gerir toda a reunião a partir do seu painel de controlo. Algumas ferramentas até lhe oferecem a capacidade de escolher quais os participantes que podem ver determinados conteúdos, para um controlo mais detalhado da sua reunião.
  • Participação com um só toque: quanto mais passos os utilizadores têm de tomar, menor é a probabilidade de utilizarem um produto, por isso procure software de comunicação em que seja fácil participar nas reuniões. Com o acesso de um só toque a partir de um lembrete de reunião, do calendário, etc., os participantes podem entrar numa reunião sem esforço.
  • Alojamento de terceiros: ao utilizar uma solução de comunicação empresarial alojada por terceiros, não tem de fazer investimentos de infraestrutura para obter as ferramentas e funcionalidades de que precisa. Toda a manutenção é responsabilidade do anfitrião, o que também pode ajudá-lo a poupar dinheiro.

Os custos de enviar um ou dois dos membros da sua equipa para uma reunião podem atingir os milhares de euros em voos, hotéis, refeições e táxis ou alugueres de automóvel, para não falar do tempo perdido no trânsito. Se o fizer várias vezes por ano, os custos acumulados podem ser bastante elevados, quer para si como para a sua equipa. Se estiver à procura de uma solução que o ajude a poupar dinheiro, que reduza o stress dos seus colaboradores e lhe permita manter uma comunicação empresarial aberta e clara com os seus clientes, veja alguns dos softwares de videoconferência disponíveis atualmente. Estes evoluíram imenso na última década, desde que foram criados, e poderão ser um fator de mudança significativo para a sua organização e para os seus clientes.

Acerca do autor

A equipa do Centro de Crescimento tem como prioridade ajudá-lo a iniciar, gerir e liderar a sua empresa.

Introdução ao Microsoft 365

É o Office que já conhece com as ferramentas que o ajudam a trabalhar melhor em equipa, para poder ser mais produtivo em qualquer altura e em qualquer lugar.

Comprar Agora
Conteúdos relacionados
Manage my business

Como configurar o e-mail empresarial como um profissional

Ler mais
Manage my business

Acabar com o isolamento no trabalho: ferramentas para uma melhor comunicação e colaboração

Ler mais
Manage my business

Noções básicas de comunicação unificada: o que as novas empresas precisam de saber

Ler mais

O Centro de Crescimento não fornece pareceres profissionais em relação a assuntos relacionados com finanças ou impostos. Deverá contactar o seu profissional de assuntos relacionados com finanças ou impostos para falar sobre a sua situação.