O futuro do planeamento: planear projetos online na nuvem

Para quase todas as empresas, grandes ou pequenas, a gestão de projetos é fundamental para garantir que tudo é (e permanece) bem organizado. Existem múltiplas ferramentas de gestão de projetos disponíveis que visam ajudar a sua empresa a gerir recursos, a projetar e controlar custos, a comunicar com eficiência com vários membros de equipa e a controlar o progresso de qualquer projeto. Embora muitas destas ferramentas possam ser instaladas como software em computadores de rede individuais, muitas delas são baseadas na Web, ou seja, estão disponíveis na nuvem. 

Benefícios das ferramentas de gestão de projetos na nuvem

Poderá muito bem ser uma daquelas pessoas que estremecem ao som da expressão “informática em nuvem”, mas pense bem no que isto significa. Embora as ferramentas de gestão de projetos no local tenham o seu lugar, o software baseado na nuvem vem com um vasto leque de benefícios, incluindo os seguintes:

  • Custos iniciais mais baixos. Quando utiliza software de gestão de projetos no local, tem de pagar por várias coisas, incluindo investimentos em licenças de software, hardware de servidor, equipa de TI para suporte, implementações demoradas e muito mais. Por outro lado, uma solução baseada na nuvem requer apenas, por norma, o pagamento de uma taxa mensal ou anual.
  • Mais segurança do que nunca. Ao contrário daquilo em que muitos empresários acreditavam no passado, a nuvem oferece tanta segurança como as soluções no local. A única diferença é que a empresa não controla os servidores físicos. Tal como sugere um artigo recente na Forbes, "a informática em nuvem deixou de ser um paradoxo".
  • Acessibilidade em qualquer lugar. Desde que tenha uma ligação à Internet, pode aceder ao seu software de gestão de projetos na nuvem. Como esse acesso é feito através de um browser para a Web, também pode permitir que os membros da equipa vejam, editem e façam a gestão de documentos através de dispositivos que não sejam computadores.
  • Uma equipa sempre ligada. Mesmo quando estão separados por quilómetros, os trabalhadores podem sentir que pertencem a um grupo coeso através de uma solução baseada na nuvem. Como todos os membros recebem atualizações ao minuto, ninguém relevante para o projeto é deixado acidentalmente de fora da conversação. Para além disso, as conversações podem ter lugar no espaço do projeto (em vez de por e-mail) e ser guardadas para referência futura.
  • Aumento da produtividade. Graças a uma localização centralizada onde são guardados todos os resumos, tarefas, documentos, newsfeeds e calendários dos projetos, as soluções de gestão de projetos baseadas na nuvem podem poupar tempo. E quando consegue poupar tempo, a produtividade aumenta. Mais do que isso, uma localização centralizada permite aos membros da equipa aceder aos documentos dos projetos em tempo real, estejam onde estiverem.
  • Comunicação em tempo real. Um dos principais benefícios do software de gestão de projetos na nuvem é a capacidade de enviar feedback rapidamente sobre as informações assim que estas são carregadas para a área de trabalho do projeto. Isto também aumenta a produtividade, na medida em que diminui as instâncias de trabalho que têm de ser refeitas.
  • Decisões atualizadas e orientadas por dados. Se quer que a sua empresa se torne e se mantenha rentável, é importante que baseie as decisões em mais do que caprichos e impulsos. Como o software baseado na nuvem é atualizado de forma instantânea, as informações de que precisa estão sempre à mão. Além disso, a maioria das ferramentas inclui relatórios incorporados que lhe dão as informações de que precisa para tomar as decisões relacionadas com a empresa. 
  • TI simplificado. Quando utiliza software de gestão de projetos no local, é normal que seja também responsável pela manutenção do servidor, o que requer a atenção da equipa de TI interna. Já a manutenção do software baseado na nuvem fica a cargo do seu fornecedor de serviços (ou de outro recurso), o que lhe poupa o tempo e esforço de ter de lidar com atualizações e erros, e lhe permite centrar toda a sua atenção na gestão dos projetos, sem percalços.
  • Atualizações instantâneas. Ao contrário do que acontece com o software no local, que o obriga a transferir atualizações sempre que é lançada uma nova versão, as ferramentas baseadas na nuvem são atualizadas automaticamente. Não precisa de pagar para atualizar todo o seu conjunto de aplicações ou de esperar que a sua equipa de TI tenha tempo para implementar as atualizações. 

Passos para encontrar a melhor solução de gestão de projetos baseada na nuvem para si

Infelizmente, começar a utilizar uma nova solução de gestão de projetos não é tão simples como compreender a diferença entre as soluções de planeamento de projetos online e as no local. Para escolher a melhor solução para a sua empresa, tem de seguir vários passos, mas verá que o resultado compensa o esforço. Siga estes passos para escolher um fornecedor de serviços qualificado.

Passo 1: Faça uma análise de necessidades.

De certeza que já sabe isto, mas cada empresa é diferente, com tamanhos diferentes, objetivos diferentes e necessidades diferentes. Isto significa que cabe à sua empresa decidir exatamente que solução é a mais adequada para si. Certifique-se de que inclui no debate as pessoas que irão efetivamente utilizar o produto. Tenha em consideração fatores como quem está envolvido nos seus projetos, se apenas colaboradores internos ou também clientes externos, ou que tipos de relatórios terá de executar. Depois de estabelecer as suas necessidades, torna-se mais fácil avaliar os fornecedores de serviços em função das funcionalidades que oferecem.

Passo 2: Pesquise, pesquise, pesquise.

Quando estiver à procura de um fornecedor de serviços, esteja atento aos que oferecem as seguintes funcionalidades:

  • Fiabilidade de nível empresarial 
  • Capacidade de adicionar equipas e projetos rapidamente
  • Funcionalidades de relatórios que lhe dão informações rápidas sobre o seu portefólio
  • Um ambiente familiar ou, no mínimo, um ambiente que seja fácil de utilizar e de navegar
  • A capacidade de ver e realizar tarefas numa única localização
  • Funcionalidades de agendamento que lhe permitam planear e gerir tarefas com eficiência
  • Dashboards de resumo para tomar decisões orientadas por dados
  • Suporte de TI 24 horas por dia, 7 dias por semana
  • Cópia de segurança de dados feita continuamente, recuperação após desastre e datacenters globais redundantes
  • Solução dimensionável que cresce com a sua empresa

Passo 3: Experimente primeiro.

Da mesma forma que faz o test drive de um veículo antes de o comprar, também deve experimentar uma solução de gestão de projetos antes de passar à implementação. Experimentar permite-lhe ver mais de perto as funcionalidades de uma ferramenta e imaginar o funcionamento da mesma num contexto semelhante ao seu.

Passo 4: Tenha em consideração a linha cronológica e o processo da implementação.

Se optou por uma ferramenta online para gerir os seus projetos, não importa se esta é perfeitamente compatível com as suas aplicações atuais. Esse é um problema que só se aplica às soluções no local. Contudo, tem de saber quando terá o pessoal e o orçamento necessários para proceder à mudança e, em seguida, coordenar-se com o fornecedor de serviços que escolher para levar a cabo este processo.

Passo 5: Implementação e formação.

Finalmente implementou um novo software de gestão de projetos. Parabéns! Infelizmente, ainda tem trabalho pela frente. É importante que se certifique de que os seus colaboradores têm a formação necessária que lhes permita utilizar a nova ferramenta com eficiência. Organize múltiplas sessões para que todos possam participar com base nas respetivas agendas. Crie também projetos de exemplo para que todos tenham a oportunidade de explorar e se familiarizar com as funcionalidades da ferramenta antes de a utilizarem no mundo real.

A gestão de projetos na nuvem é o caminho para o futuro. Descubra uma ferramenta que se adeque a si e não se deixe ficar para trás. 

Acerca do autor

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