Guia para principiantes para utilizar a BPMN nas tarefas quotidianas da empresa

O que é a BPMN? 

“Ver para crer”. “Uma imagem vale mais do que mil palavras”. “Mostra-me, não me digas”. Expressões idiomáticas como estas contribuíram para enorme popularidade da notação BPMN (Business Process Modeling Notation) em muitos tipos de empresa, setores e profissões. Mas o que é a BPMN e como funciona? 

Em poucas palavras, a BPMN é um método de criação de fluxogramas uniformizados que permite criar e partilhar diagramas de fácil compreensão. Estes diagramas podem modelar visualmente os passos de um processo empresarial do princípio ao fim.  

Diagrama de processos de alteração de endereços BPMN
Exemplo do diagrama de processos de alteração de endereços BPMN (acima) 

Apesar de estarem disponíveis vários métodos de modelação de processos, a anotação BPMN tornou-se rapidamente o padrão de-facto para a modelação de processos, e por um bom motivo. 

Quais as suas características? 

Uma das vantagens mais significativas da BPMN reside na sua capacidade para produzir fluxogramas tão simples ou tão complexos conforme seja necessário. Isto facilita aos intervenientes em todos os níveis empresariais (técnicos e não técnicos) a sua compreensão. 

Provavelmente, esta é a característica que explica a popularidade da BPMN. Um estudo de 2016 concluiu que 64% das empresas estão interessadas na adoção da BPMN para simplificar os seus processos empresariais. O objetivo da maioria das empresas é simples: poupar dinheiro ao reduzir os custos e melhorar a produtividade.  

Porque é que é necessário? 

É uma aposta de peso. Vejamos estas estatísticas de um inquérito de 2018 junto de várias empresas: 

  • 37% dos inquiridos comunicaram que as respetivas organizações têm vários projetos de processos empresariais de alto nível em andamento  
  • 93% das organizações inquiridas no inquérito têm vários projetos de melhoria de processos
  • 79% afirmaram utilizar ferramentas de software de processos para modelar os processos que estavam a analisar e a planear alterar 
  • Além disso, 65% dos inquiridos estão de acordo ou totalmente de acordo que os processos e tecnologias BPM ajudaram as suas organizações a melhorar a eficiência, a versatilidade e a satisfação dos clientes  
  • No entanto, a maioria (52%) dos inquiridos afirmaram que só ocasionalmente modelam ou documentam os seus processos empresariais  

Além de melhorar a eficiência, outros motivos relevantes para apoiar o trabalho de criação de processos empresariais incluem: 

  • aumentar a satisfação dos clientes 
  • melhorar a capacidade de resposta organizacional 
  • melhorar a coordenação e controlo empresarial  
  • introduzir um novo produto ou linha de negócio 
  • estar em conformidade com os novos regulamentos 
  • responder a eventos únicos, como uma fusão ou aquisição 

Desde a TI, os serviços financeiros, os seguros e a indústria ao ensino, às telecomunicações, ao retalho, aos computadores e ao software, cada empresa pode beneficiar da melhoria dos processos empresariais ou organizacionais.  

Como é utilizada a BPMN? 

A BPMN tem como objetivo oferecer a todos uma visão clara de um processo do início ao fim. Ajuda a apresentar um percurso visual que irá colmatar as lacunas, mostrando a sequência de atividades empresariais necessárias para ir do início até ao fim de um processo.  

Seguem-se algumas das vantagens de que as empresas podem beneficiar com a BPMN: 

  • Simplificação da comunicação e colaboração para atingir um objetivo 
  • Representação visual simplificada dos passos 
  • Capacidade para personalizar em função das funções dos intervenientes (por exemplo, analistas, participantes no processo, gestores, programadores, equipas e consultores externos) 
  • Identificação dos problemas nos processos que podem precisar de uma solução
  • Insights sobre as áreas potenciais de melhoria 
  • Incentivo à melhoria da qualidade dos resultados 

Exemplos de modelação de processos 

Orientado para os negócios 

Muitos profissionais e organizações pretendem modelar um processo geral centrado nas pessoas. Neste caso, a utilização de apenas alguns símbolos exige menos conhecimentos aprofundados da BPMN, pelo que a notação é muito simples. Por outro lado, estes modelos também podem ser ajustados para serem extremamente detalhados para a TI e outros intervenientes técnicos.

Seguem-se alguns exemplos de tipos de processos que estes fluxogramas podem representar visualmente: 

  • Tratamento das chamadas de reclamação dos clientes 
  • Venda de produtos online 
  • Fluxo de trabalho de fabricação 
  • Tratamento de reclamações em matéria de seguros 
  • Fluxogramas de contratação de colaboradores 
  • Métodos de integração 
diagrama de gateways de processos da BPMN
Exemplo do processo BPMN com diagrama de gateway

Orientado tecnicamente 

Tal como mencionado anteriormente, pode compor os diagramas tão granulares como seja necessário. Por exemplo, na representação de fluxos de processos centrados na TI, na programação e muito mais: 

  • Serviços Web B2B 
  • Visualização da execução de código num programa 
  • Ilustração da estrutura de um Web site ou aplicação 
  • Visualização da forma como os visitantes navegam num Web site  
  • Apresentação do fluxo de dados em sistemas como a introdução de dados, processadores e redes de comunicação 

Em versões mais elaboradas, poderá modelar eventos empresariais complexos, tais como mensagens, temporizadores, regras empresariais e condições de erro. Vamos explorar em mais detalhe estas versões intrincadas da BPMN.  

Elementos e símbolos BPMN 2.0 

A notação BPMN tem cinco categorias básicas de elementos e, dentro destas, várias formas e símbolos diferentes. Segue-se uma descrição geral rápida: 

Objetos de fluxo 

Mostram o comportamento num processo de negócio e incluem: 

  • Atividades: trabalho efetuado ou tarefas de uma pessoa ou sistema (mostrado sob a forma de retângulo com cantos arredondados). 
  • Eventos: o que acontece durante um processo: Início, Intermédio e Fim (mostrados sob a forma de círculos). 
  • Gateways: representam o percurso do fluxo de sequência num processo (mostrado sob a forma de diamantes). Os detalhes adicionais podem incluir pontos de decisão. 

Objetos de dados 

Oferecem informações sobre os dados num processo. Os dados são representados de quatro formas: 

  • As entradas de dados (mostradas sob a forma de página com um canto dobrado e uma seta à direita) são tarefas dependentes de dados. Não podem avançar enquanto não forem recolhidos dados específicos. 
  • As saídas de dados (mostradas sob a forma de página com um canto dobrado e uma seta à direita sólida) são utilizadas para mostrar quando o processo gera dados. 
  • A recolha de dados (mostrada sob a forma de página com um canto dobrado com três linhas sólidas na parte central inferior) é qualquer atividade de recolha de dados exigida no processo (por exemplo, um inquérito).  
  • Os arquivos de dados (mostrados sob a forma de contentor) são utilizados como local para recolher quaisquer dados obtidos através do processo. 

Objetos de ligação 

Interligam os objetos de fluxo, ou outras informações, e mostram o fluxo de um processo: 

  • Os fluxos de sequência (mostrado sob a forma de seta para a direita sólida) representam a ordem das atividades efetuadas. 
  • Os fluxos de mensagens (mostrados sob a forma de seta para a direita com um círculo no lado esquerdo) representam mensagens e a ordem do fluxo entre participantes. 
  • As associações (mostradas sob a forma de linha pontilhada) associam texto e artefactos a um evento. 

Pistas de diagrama 

Este termo representa piscinas e pistas.  

  • Piscina: o “contentor” para um único processo. 
  • Linhas: classificam a atividade dentro da piscina. Mostradas na horizontal ou na vertical, dividem a piscina em secções para mostrar a responsabilidade e a localização dos eventos.  

Artefactos 

Fornecem detalhes adicionais sobre o processo. Existem dois tipos de artefacto: 

  • Grupos: mostrado sob a forma de caixas entalhadas, são colocadas à volta de um grupo de elementos para mostrar que estão relacionados.  
  • Anotações de texto: notas simples (precedidas por um único parêntese reto esquerdo) que os leitores podem ver facilmente sem aprofundar o nível. Também conhecidos como comentários. 

Simplificar a BPMN com software 

Quando se trata de criar o fluxograma, não é necessário reinventar a roda, sobretudo se estiver a dar os primeiros passos com a BPMN.  

A utilização de uma ferramenta de software permitirá criar mais depressa os seus diagramas e melhorar a eficácia do seu modelo de processo empresarial. Certifique-se de que escolhe um software que permita: 

  • iniciar de forma rápida e fácil a criação de diagramas de fluxogramas BPMN profissionais com modelos e amostras predefinidos.  
  • conferir aos diagramas um aspeto profissional e apelativo com temas e efeitos predefinidos. 
  • tirar partido de funcionalidades intuitivas, como a funcionalidade de arrastar e largar, alinhar e posicionar, e ligar automaticamente para criar diagramas de forma mais eficiente  
  • trabalhar num ecossistema de conteúdos que ofereça o conjunto básico de formas BPMN 2.0 e muito mais, que representam centenas de símbolos gráficos diferentes.  
  • ter um nível de suporte que permite a criação de diagramas BPMN básicos e mais detalhados com lógica de exceções, informações de recursos e funções, informações de fluxos de dados básicas e informações de comunicação entre participantes. 
  • verificar a existência de erros ao validar o seu diagrama com base em 76 regras lógicas relacionadas com a conformidade visual baseada na norma BPMN 2.0 e apresenta uma lista de problemas para análise. 
  • carregar um conjunto personalizado de regras logísticas relacionadas com a conformidade visual.  
  • partilhar o seu trabalho livremente como um anexo, imagem, PDF ou ligação segura baseada na Web e responda a comentários online. 
  • Colaborar com outras pessoas através da cocriação, de comentários e da anotação. 
  • Coeditar diagramas com a sua equipa para manter uma única versão da realidade e minimizar os conflitos entre versões.  
  • saber quem está a trabalhar em partes específicas do diagrama, obter notificações sobre as alterações e escolher quando intercalar essas alterações num ficheiro mestre. 
  • Integrar diagramas associados a dados no dashboard do Power BI. Esta integração pode ajudar a impulsionar a inteligência operacional e empresarial para melhor compreender a imagem global. 
  • Automatize pessoalmente os fluxos de trabalho dos processos empresariais, acelerando o processo de criação e dando mais tempo à TI para se concentrar nas iniciativas estratégicas 
  • Aceda aos diagramas a partir de praticamente qualquer lugar num browser ou numa aplicação para iPad®.

Sugestões para dar os primeiros passos 

Desde os proprietários de processos empresariais estabelecidos aos analistas, existe uma vantagem na simplificação dos seus processos de negócio, qualquer que seja a sua simplicidade ou complexidade. Se as informações parecerem avassaladoras, tenha em conta o seguinte: pode criar um simples fluxograma BPMN e, em seguida, começar a desenvolvê-lo. 

Se pretende vê-lo em ação, estão disponíveis vários modelos e vídeos de procedimentos que o vão ajudar a criar um diagrama básico e, em seguida, pode adicionar alguns detalhes à medida que fica mais confortável. Saiba mais sobre como utilizar processos e software compatíveis com este guia  passo a passo.

Sobre o autor

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