O guia para gestores de projetos sobre como planear o projeto perfeito

Ser um gestor de projetos é como ser um malabarista com várias bolas no ar de uma só vez – não é fácil. Existem constantes exigências em termos do seu tempo, com pessoas para monitorizar, pressão para realizar um determinado volume de trabalho e muito mais, naquilo que muitas vezes parece ser um período de tempo impossivelmente curto.

No entanto, também é uma função necessária que pode trazer benefícios extraordinários à sua empresa. Na verdade, de acordo com um estudo realizado pela PricewaterhouseCoopers, mais de 60% das falhas de projeto estão ligadas a questões internas, como recursos insuficientes ou prazos não cumpridos, ou seja, situações que um gestor de projeto pode ajudar a evitar.

Além disso, é um setor em crescimento, pois cada vez mais empresas percebem a importância de uma boa gestão de projetos. Mais especificamente, um outro estudo do Project Management Institute estimou que serão criados quase 16 milhões de novos postos de gestão de projetos entre 2010 e 2020, e que a indústria crescerá em 6,61 biliões de USD. Posto isto, a gestão de projetos é uma grande responsabilidade, independentemente de quem seja o seu empregador. Quer seja um gestor de projetos oficial ou esteja simplesmente a liderar um projeto, as sete sugestões que se seguem deverão ajudá-lo a orientar-se e a preparar o seu projeto para o sucesso.

Sugestão 1: estabeleça objetivos claros para o projeto

Analise a situação geral e determine o que pretende alcançar com este projeto. Se um cliente ou interveniente externo estiver envolvido no projeto, as origens externas ajudarão obviamente a determinar os seus objetivos. Os principais objetivos que deve ter em consideração incluem:

  • Delinear objetivos claros de forma a que o âmbito do projeto esteja sempre sob controlo.
  • Manter-se dentro de um orçamento definido.
  • Concluir todas as tarefas do projeto.
  • Fornecer um trabalho de qualidade.
  • Concluir o trabalho dentro do prazo.
  • Garantir os recursos certos com antecedência.

Sugestão 2: defina as expetativas antecipadamente

Todos têm de estar em sintonia para garantir o sucesso do projeto. Partilhar com clareza as suas expetativas enquanto líder do projeto e pedir que outras pessoas comuniquem as suas próprias expetativas é um passo importante na criação de qualquer projeto. Essas expetativas devem incluir formas específicas para a sua equipa alcançar os objetivos que já estabeleceu. Além destas, também aconselhamos a incluir as seguintes:

  • Lista de materiais a entregar e o prazo.
  • Determinação do âmbito.
  • Funções e responsabilidades definidas.
  • Processo de garantia de qualidade.
  • Plano de comunicação, incluindo a regularidade com que planeia comunicar com os intervenientes/clientes.

Sugestão 3: descreva os potenciais riscos e como irá geri-los caso surjam

Sejamos realistas: mesmo quando tem tudo planeado até ao mais ínfimo detalhe, o inesperado pode sempre acontecer. O que deve então um bom gestor de projetos fazer? Criar um plano para o inesperado, claro! É claro que poderá não conseguir prever qual será o risco exato que o seu projeto enfrentará, desde o mau tempo até às instabilidades políticas, aos erros tecnológicos, etc. No entanto, é possível diminuir o potencial impacto destes riscos através da gestão de riscos.

Sugestão 4: reduza o número de reuniões

Um estudo realizado pela Verizon Conferencing revelou que apenas 22% das reuniões são consideradas "extremamente produtivas" e que 44% são "muito produtivas". Portanto, 34% das reuniões foram consideradas apenas um pouco ou nada produtivas. É claro que as reuniões são uma parte fundamental do planeamento de um projeto. No entanto, pondere se é realmente necessário gastar o seu tempo numa reunião ou se pode optar por utilizar o e-mail ou outro meio de comunicação, como um software de planeamento de projetos, que permita a partilha de ficheiros, atribuição de tarefas e troca de ideias sem ter de estar presente. Quanto mais tempo passa em reuniões, menos tempo tem para trabalhar nas suas tarefas. Tenha isso em consideração antes de enviar outro convite para uma reunião.

Sugestão 5: planear a primeira reunião

Por falar em reuniões, a primeira reunião define o caráter de todo o projeto. Ao planear esta reunião, não se esqueça de seguir as seguintes práticas:

  • Convide as pessoas certas e certifique-se de que os principais intervenientes conseguem estar presentes.
  • Crie um programa detalhado dos pontos a abordar na reunião. Isto irá permitir que todos estejam informados e que compreendam o objetivo da reunião.
  • Determine se a reunião pode ser realizada online ou se precisa de ser presencial. Esta decisão depende da dimensão do projeto, se está a trabalhar com um novo cliente, do orçamento do projeto, etc. Lembre-se de que as reuniões presenciais são normalmente mais complicadas de planear e mais dispendiosas, principalmente se envolverem viagens.
  • Reagende a reunião se os principais intervenientes não conseguirem estar presentes, pois não faz sentido realizá-la sem eles. Poderá ter de organizar outra reunião para os informar ou para receber as suas contribuições.
  • Antes de determinar os assuntos a tratar, certifique-se de que compreende o objetivo da reunião e que informações as pessoas deverão reter no final da reunião.

Sugestão 6: elabore relatórios ao longo do projeto

A única forma de saber se o seu projeto está no bom caminho é através da elaboração consistente de relatórios. Poderá conseguir realizá-los através do seu programa de software de gestão de projetos. Os relatórios ajudam-no a calcular a eficiência da sua atribuição de recursos e a certificar-se de que está no caminho certo para alcançar os seus objetivos de orçamento e cumprir os prazos.

Sugestão 7: obtenha as ferramentas certas

Embora existam muitas ferramentas de gestão de projetos no mercado, nem todas são iguais. Decida aquilo de que realmente precisa e compare os produtos que lhe interessam. No mínimo, certifique-se de que escolhe uma ferramenta que permita fazer o seguinte:

  • Organizar e atribuir tarefas para criar linhas cronológicas e planos.
  • Partilhar informações que lhe permitam comunicar melhor o progresso.
  • Compreender rapidamente como utilizar a interface.
  • Personalizar o seu plano para se ajustar às suas necessidades.

Embora seja difícil, é possível ser um gestor de projetos excecional. Só precisa das competências, conhecimentos e ferramentas adequadas para realizar o trabalho e alcançar os resultados pretendidos.

Acerca do autor

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