Por que razão a adoção por parte do utilizador é crucial para qualquer implementação de comunicação unificada

Mulher a sorrir para um Surface enquanto trabalha num escritório

Por Blair Pleasant, Autora Convidada da Microsoft

A ideia de que a oferta gera automaticamente procura aplica-se a muitas áreas, mas não à implementação de tecnologias de comunicações empresariais.

A adoção por parte do utilizador final é a chave para uma implementação bem-sucedida de funcionalidades básicas de comunicações unificadas (UC) e de aplicações de colaboração em equipa. Se nos focarmos na utilização e adoção das UC, iremos obter melhores resultados do que se nos focarmos somente no funcionamento da tecnologia.

As comunicações unificadas são definidas pela UCStrategies como “comunicações integradas para otimizar processos empresariais” e incluem ferramentas de comunicação em tempo real e tempo diferido (como mensagens de voz, mensagens instantâneas e conferências de áudio, conferências Web ou videoconferências) com uma única interface unificada para aumentar a produtividade dos trabalhadores. As ofertas de colaboração em equipa (chat, mensagens, partilha de conteúdos e espaços de equipa) permitem uma melhor comunicação e colaboração.

Como pode promover a utilização e adoção das suas novas ferramentas de comunicação empresarial para garantir que tira o máximo partido do seu investimento em UC? Eis algumas sugestões para começar a utilizar uma estratégia de adoção por parte do utilizador.

  1. Comece com uma equipa de patrocínio que inclua proprietários de empresas, uma equipa de TI e gestores de telecomunicações e uma amostragem de utilizadores finais, desde vendedores a administradores. O ideal é que estes participem no processo de planeamento o mais cedo possível.
  2. Em seguida, comece a adesão pelo topo da hierarquia da empresa. Os executivos de nível C e outros executivos podem dar o exemplo e aumentar a adoção do resto da empresa ao utilizar a colaboração em equipa, vídeos e outras funcionalidades de UC para comunicações internas.
  1. Identifique "utilizadores avançados" que poderão vir a ser consultores da solução de UC e, assim, ajudar outras pessoas a compreenderem o valor e as vantagens destas ferramentas. Estes utilizadores poderão ajudar a aumentar a utilização das ferramentas de UC e a torná-las populares.
  2. Desperte o interesse das pessoas e faça marketing interno antes da implementação da solução. Este passo pode ser tão simples como colar cartazes no escritório ou fazer apresentações práticas em que as pessoas possam experimentar os produtos.
  3. A formação nunca é demais. A parte mais importante de uma estratégia de adoção por parte do utilizador é, talvez, a formação do utilizador final. A formação responde a perguntas de "como" e "porquê". Foque-se na forma como as várias funcionalidades serão utilizadas, bem como nos motivos pelos quais os colaboradores devem utilizar a solução de UC e nas vantagens que podem obter. Quando os trabalhadores compreendem que a UC constitui uma mais-valia para a sua produtividade, existe uma maior probabilidade de a integrarem na sua rotina diária.
  4. Foque-se em gerir a mudança. A UC não é apenas uma tecnologia. É uma nova forma de trabalhar para a maioria das pessoas. A utilização de ferramentas de colaboração em equipa, por exemplo, pode ser um desafio para trabalhadores que se sentem mais confortáveis a trabalhar sozinhos do que a trabalhar em colaboração com membros da equipa.

As implementações de UC bem-sucedidas, que resultam nas vantagens e no retorno do investimento esperados, dependem da utilização e adoção das ferramentas e tecnologias fornecidas por parte dos trabalhadores. Se implementar a UC, irá ter procura, mas tenha uma estratégia preparada para garantir a adoção!

Uma analista independente do setor com mais de 18 anos de experiência, que fornece análises e informações de mercado a fornecedores e utilizadores finais. A Blair Pleasant é uma oradora e participante frequente em eventos, podcasts, webinars e conferências do setor sobre a evolução dos mercados de Comunicações Unificadas e Colaboração e contact center.

Os blogues e artigos da Blair podem ser encontrados em http://www.ucstrategies.com e os seus tweets no Twitter têm o nome @blairplez

Acerca do autor

An independent industry analyst with over 18 years’ experience, providing market insights and analysis for end user and vendor clients. Blair Pleasant is a frequent speaker and participant in industry conferences, webinars, podcasts, and other events about the evolving Unified Communications and Collaboration and contact center markets. Blair’s blogs and articles can be found on http://www.bcstrategies.com and tweets on Twitter as @blairplez

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