Partajarea în siguranță a fișierelor pentru firme mici

Ca angajat sau proprietar al unei firme mici, trebuie adesea să partajați fișiere cu colegii și clienții. Dar este sigură metoda dvs. actuală de partajare a fișierelor? Păstrați înregistrările importante și datele confidențiale protejate și sigure? 

Să explorăm detaliile de partajare securizată a fișierelor.  

Ce este partajarea securizată a fișierelor? 

Partajarea fișierelor este pur și simplu actul de a trimite fișiere altei persoane. În trecut, este posibil să fi partajat fișiere atașându-le la mesajele de e-mail. Apoi, destinatarii adăugau editări, vă trimiteau fișierele înapoi și așa mai departe. 

Este posibil să fi utilizat chiar și un site de partajare a fișierelor. Ambele metode prezintă numeroase riscuri de securitate. 

Partajarea sigură a fișierelor este actul de partajare a fișierelor astfel încât acestea să fie protejate împotriva amenințărilor online și accesate doar de către persoanele cărora proprietarul le-a acordat permisiunea. Serviciile de stocare în cloud oferă partajare și protecție sigură a fișierelor cu următoarele caracteristici de securitate: 

  • Accesul bazat pe permisiune 
  • Accesul protejat prin parolă 
  • Criptarea fișierelor 
  • Monitorizarea activităților de conectare suspecte  
  • Scanarea pentru viruși  
  • Detectarea ransomware-ului 
  • Autentificarea pe două niveluri 
  • Linkurile de partajare care expiră 

Aceste caracteristici de securitate vă ajută să vă asigurați că doar persoanele care au permisiunea pot accesa fișierul. În plus, vă ajută să vă protejați fișierele de hackeri, malware și alte amenințări online. 

Ce tipuri de fișiere ar trebui partajate în siguranță? 

În mod ideal, toate fișierele pe care le partajează firma dvs. la nivel intern sau cu clienții ar trebui protejate. Partajarea fișierelor funcționează pentru orice fișiere de business, inclusiv: 

  • Informații juridice 
  • Date financiare 
  • Informații despre resurse umane sau personal 
  • Informații private despre angajați 
  • Proiecte secrete 
  • Planuri de fuziune sau de achiziție 

Partajarea securizată a fișierelor vă protejează fișierele împotriva accesului neadecvat, a utilizatorilor rău intenționați, a ransomware-ului, a virușilor și a amenințărilor online.  

Metode de partajare securizată a fișierelor 

Victimele atacurilor cibernetice sunt 58% din timp firme mici. Furnizorii de spațiu de stocare în cloud cunosc foarte bine această problemă. Ei știu că datele și securitatea fișierelor sunt preocupări serioase. Mulți includ următoarele caracteristici pentru a vă proteja fișierele: 

  • Protecția prin parolă. Puteți trimite linkuri către fișierele protejate prin parolă. Doar destinatarii care cunosc parola pot accesa fișierul.  
  • Linkurile care expiră. Linkurile care expiră revocă accesul după un anumit interval de timp. Ele le permit destinatarilor să acceseze fișierele pentru o perioadă limitată de timp. 
  • Permisiunile variate. Cu permisiunile de acces la fișiere, selectați cine poate să vizualizeze, să comenteze, să editeze sau să partajeze fișiere. De exemplu, limitați accesul la o singură persoană, la un grup, la toți angajații firmei sau la oricine.   
  • Istoricul versiunilor. Este posibil ca cineva să adauge modificări nedorite în fișierul partajat. Istoricul versiunilor vă permite să restaurați un fișier înapoi la o schiță anterioară. 
  • Coșul de reciclare. Este posibil să ștergeți un fișier fără să vreți. În acest caz, puteți restaura fișierele din Coșul de reciclare
  • Protecția la ștergerea în masă a fișierelor. Este posibil să ștergeți un număr mare de fișiere din greșeală. În acest caz, furnizorul de spațiu de stocare în cloud va trimite o avertizare. El va enumera pașii pentru a recupera acele fișiere. 
  • Monitorizarea activităților. Furnizorii urmăresc și blochează tentativele de conectare suspecte. Supravegherea automatizată previne accesul neautorizat la contul dvs. 
  • Criptarea. Cu stocarea în cloud, un tip de cod cifrat vă ascunde întotdeauna fișierele de hackerii curioși. 
  • Scanarea pentru viruși. Fișierele sunt scanate în timpul procesului de descărcare pentru a găsi virușii cunoscuți. 
  • Protecția fizică. Centrele de date unde este stocat conținutul dvs. au agenți de securitate și senzori de mișcare. De asemenea, utilizează supravegherea video și avertizările de detectare a intruziunilor. 
  • Protecția în rețea. Rețelele din interiorul și din afara centrelor de date au firewalluri. Acestea limitează traficul din locații neautorizate. 
  • Monitorizarea sistemelor. Echipele de software monitorizează și remediază problemele de securitate pe măsură ce apar. 
  • Seifurile. Trebuie să vă confirmați identitatea înainte de a accesa aceste foldere securizate. Acestea protejează fișierele în cazul în care cineva vă accesează dispozitivul sau contul. 

Cum să vă protejați și mai mult fișierele din spațiul de stocare în cloud 

Spațiul de stocare în cloud este securizat. Chiar și așa, puteți lua mai multe măsuri pentru a vă proteja fișierele atât în spațiul de stocare, cât și pe dispozitive. Aveți mai multe posibilități:  

Creați o parolă puternică 

O parolă puternică este un prim nivel puternic de apărare. Poate împiedica persoanele neautorizate să ajungă la fișierele dvs. Parola trebuie: 

  • Să aibă cel puțin opt caractere 
  • Să nu conțină cuvinte complete 
  • Să nu includă nume de utilizator sau nume reale 
  • Să difere de celelalte parole 
  • Să utilizeze litere majuscule și minuscule  

Utilizați autentificarea pe două niveluri

Autentificarea pe două niveluri vă protejează contul de hackeri. Aceasta face parte dintr-un proces de conectare complex. Furnizorul dvs. de spațiu de stocare în cloud vă va trimite un cod pe telefon, prin e-mail sau în aplicație. Apoi puteți să-l introduceți și să vă accesați fișierele.  

Activați criptarea fișierelor pe dispozitivele mobile

Furnizorul dvs. poate cripta fișierele pe care le păstrați în aplicația mobilă iOS sau Android. Această criptare vă protejează datele atunci când altcineva vă utilizează telefonul. Dacă telefonul este atacat de hackeri sau furat, criptarea vă poate oferi liniște. Este obligatorie dacă stocați fișiere pe telefon. 

Lucrul în echipă la fișiere partajate 

Colaborarea ocupă cea mai mare parte a timpului nostru la muncă. Având în vedere acest lucru, serviciile de stocare în cloud oferă caracteristici care ajută echipele să lucreze împreună la fișiere. Toate modificările sau comentariile la fișiere se sincronizează în timp real, așa că membrii echipei lucrează întotdeauna la un document actualizat.  

Există mai multe lucruri pe care le pot face destinatarii cu fișierele partajate. Printre acestea se numără: 

  • Vizualizarea. Orice persoană cu care ați partajat fișierul îl poate vizualiza. Nu trebuie să se conecteze la platforma de stocare în cloud pentru a face acest lucru.  
  • Descărcarea. Persoanele cu care ați partajat fișierul îl pot descărca. Dacă doriți mai multă securitate, puteți alege să blocați descărcările.  
  • Editarea. Cu permisiuni complete de editare, destinatarul poate să vă editeze documentul. Este bine să activați urmărirea modificărilor înainte de a partaja, astfel încât să puteți aproba sau respinge mai târziu editările.  
  • Comentarea. Persoanele cu acces la fișiere pot adăuga și răspunde la comentarii din fișier.  
  • Colaborarea. Mai multe persoane vă pot edita fișierul în același timp, folosind colaborarea în timp real. Toate modificările fișierelor se vor sincroniza în timp real și se vor actualiza automat pentru toți editorii. 
  • Partajarea. Persoanele cu permisiuni de editare pot partaja fișierul. Cu toate acestea, persoanele fără permisiuni de editare vă pot redirecționa linkul dacă doresc. Unele servicii vă permit să dezactivați partajarea pentru utilizatori. 

Alegerea unei soluții sigure de partajare a fișierelor 

Pe piață există multe opțiuni de partajare a fișierelor. Pe măsură ce revizuiți opțiunile, căutați aceste cerințe obligatorii:  

  • Opțiuni de securitate. Alegeți o soluție cu opțiuni de securitate robuste. Linkurile protejate prin parole și permisiunile sunt esențiale. Linkurile care expiră sunt utile dacă partajați cu partenerii externi.  
  • Criptarea. Fișierele dvs. trebuie să fie în siguranță atunci când le partajați și în timp ce se află în spațiul de stocare. Alegeți un furnizor care utilizează criptarea.  
  • Utilizare ușoară. Soluția dvs. de stocare trebuie să fie ușor de utilizat. Ar trebui să puteți partaja, primi și lucra rapid la fișiere împreună cu membrii echipei. În plus, nu ar trebui să aveți probleme la modificarea nivelurilor de permisiune. 

Securizați partajarea fișierelor pentru echipa dvs. 

Partajarea fișierelor accelerează proiectele. Dar, fără măsuri de precauție suplimentare, datele dvs. pot fi expuse riscului. Partajarea sigură a fișierelor simplifică fluxurile de lucru ale echipei și vă menține fișierele în siguranță.  

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum

Date și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.