Conducerea unui proiect prin apele stresate și stresante ale unei organizații în continuă mișcare poate fi o propunere descurajantă. În zilele noastre, lucrătorul de birou obișnuit este împovărat de un număr incalculabil de termene limită, întâlniri, e-mailuri și sarcini - ceea ce înseamnă că, probabil, nu are timp sau spațiu de gândire pentru a-și dedica toate talentele dvs. și proiectului dvs. Din fericire, puteți ajuta la simplificarea lucrurilor. Pentru a asigura mai bine succesul proiectului - indiferent dacă ceea ce faceți este pentru un client sau pentru o parte interesată internă - consultați aceste cinci instrumente de gestionare a proiectelor care economisesc timp, bani și energie.
5 instrumente de management de proiect care economisesc timp, bani și energie
Diagrame Gantt și panouri Scrum
Într-o eră a conținutului infinit - armate de cuvinte care se luptă constant pentru atenția noastră limitată - o imagine simplă poate fi răcoritoare și extrem de eficientă. Diagramele Gantt utilizează bare orizontale de bază pentru a afișa etapele și progresul proiectului. Cu o privire rapidă, coechipierii dvs. vor putea vedea ce muncă se face în prezent (sau cel puțin ce muncă ar trebui să se facă) și când va fi nevoie de contribuția lor. De asemenea, ei vor putea vedea cât timp se așteaptă să dureze fiecare fază. Panourile Scrum funcționează într-un mod similar și sunt ideale pentru proiectele care au un calendar mai puțin rigid și care implică mai multe echipe. Panoul afișează diferite faze ale proiectului - planificare, execuție etc. - și marcaje pentru fiecare echipă. Pe măsură ce finalizează fazele și fac progrese, echipele își pot muta marcajele pe tablă. Acest lucru permite tuturor celor implicați să vadă imaginea de ansamblu și locul lor în cadrul acesteia.
Atribuiri de activități
Este simplu să fiți de acord să faceți ceva, dar este mult mai greu să nu uitați să îl faceți. Mai ales atunci când fiecare mesaj rătăcit pare să fie însoțit de o nouă solicitare. De aceea, un instrument online pentru atribuirea sarcinilor este atât de valoros. Cei responsabili de finalizarea unei părți a proiectului - fie că este vorba de conceperea unui logo sau de calcularea cifrelor finale - se pot conecta și pot vedea cu ușurință exact ceea ce trebuie să facă. În funcție de setările contului, aceștia vor primi, de asemenea, notificări prin e-mail cu privire la termenele limită apropiate. Pe de altă parte, managerii de proiect își pot supraveghea echipa și se pot asigura că toate sarcinile sunt finalizate la timp, fără a fi nevoiți să parcurgă lanțuri interminabile de e-mailuri. Acest lucru ajută la evitarea întârzierilor costisitoare și a frustrărilor inutile.
Alocarea resurselor
În mediul unei agenții, alocarea resurselor este esențială. Managerii de proiect au nevoie de un instrument eficient pentru programarea și urmărirea orelor pentru fiecare membru al echipei lor, pentru a preveni suprarezervarea, termenele limită ratate și clienții nemulțumiți. Dar acest mod de organizare nu trebuie să fie limitat la lumea „creativă”. Nu ar fi util, chiar și într-un birou corporativ, să aveți o imagine clară a disponibilității membrilor echipei? Cereți echipei dvs. în avans să estimeze - în măsura în care este posibil - disponibilitatea fiecărui membru pe parcursul proiectului. Cereți-le să noteze zilele în care vor fi plecați în vacanță, zilele în care nu vor putea să se odihnească și vor trebui să lucreze până la data întâlnirilor și zilele în care au alte termene limită. Dacă aveți o idee despre disponibilitatea orară, veți putea stabili termene realiste. Un instrument online de alocare a resurselor vă va facilita dvs. și colegilor dvs. urmărirea orelor reale în raport cu estimările și ajustarea în consecință, permițând fluxuri de lucru viitoare mai ușoare.
Management de proiect simplu.
Oricine gestionează proiecte. Microsoft Project vă oferă puterea și simplitatea de a vă ocupa cu succes de orice proiect.
Instrumente de feedback
Oferirea de feedback înseamnă lucruri diferite pentru oameni diferiți - unii oferă cereri de editare rigide și prescriptive, alții au sentimente și reacții vagi. Uneori, diferite părți interesate vor prezenta opinii contradictorii. Toate acestea îngreunează procesul pentru persoana care primește feedbackul. De cine ar trebui să asculte?
Instrumentele de feedback permit părților interesate să voteze și să clasifice diferite versiuni ale livrabilelor, facilitând furnizarea de către un grup a unei direcții coerente într-un mod corect. Dacă opinia unei anumite persoane ar trebui să aibă o pondere mai mare (poate că aceasta se mândrește cu competențe relevante semnificative), îi puteți ajusta votul pentru a conta ca două voturi.
Rapoarte gata de utilizare
Rapoartele intermediare și post-mortem sunt părți esențiale ale oricărui proiect și nu trebuie să fie o pierdere de timp. Mai degrabă decât să pierdeți ore prețioase creând un raport personalizat, alegeți o opțiune gata de utilizare. Veți putea să introduceți numere și cifre relevante și să lăsați programul să genereze formatul și vizualizările de date corespunzătoare.
Aceasta înseamnă că veți putea începe să vă planificați următorul proiect mult mai devreme.
Rezervați-vă timp pentru dvs.
Asigurați-vă că aveți timp liber pentru a vă dedica oamenilor și lucrurilor cu care interacționați în afara serviciului este vital pentru starea dvs. mentală. În cele din urmă, această pauză mentală vă poate ajuta să vă păstrați energia și pasiunea pentru munca dvs. La urma urmei, este important să păstrăm lucrurile în echilibru.
Acest echilibru include, de asemenea, o noapte de odihnă completă pentru a vă reîncărca peste noapte și exerciții fizice regulate - toate acestea sunt esențiale pentru menținerea acelui ritm ascendent de creștere. Într-adevăr, un studiu realizat la Harvard a concluzionat că insomnia poate face ca lucrătorul să piardă în medie până la 11,3 zile de productivitate pe an. Un studiu separat a ajuns la concluzia că o rutină constantă de exerciții fizice ajută la scăderea nivelului de stres, îmbunătățește concentrarea, accelerează abilitățile cognitive și ascute memoria.
Descoperiți mai multe trucuri de productivitate și profitați de modele de afaceri gratuite pentru a vă ajuta să lucrați mai inteligent, mai rapid și mai eficient.
Introducere în Microsoft 365
Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.
Conținut asociat
Gestionați-vă afacerea
Cum să vă pregătiți microîntreprinderea pentru succesul inteligenței artificiale
Gestionați-vă afacerea
Inteligența artificială în prima linie: Aplicații în toate sectoarele de activitate
Gestionați-vă afacerea
Gestionarea în prima linie: Un ghid al liderului înnăscut pentru gestionarea în prima linie
Consolidarea afacerii dvs.
Cum să îmbunătățiți gradul de păstrare și implicare a angajaților din prima linie
Detalii și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a discuta despre situația dvs.
Urmăriți Microsoft 365