Dirijarea unui proiect prin apele tulburate și stresante ale unei organizații aflate în permanentă mișcare poate fi o perspectivă neplăcută. În zilele noastre, un angajat obișnuit e apăsat de nenumărate termene limită, întâlniri, mesaje de e-mail și activități, iar aceasta înseamnă că probabil nu are timpul sau atenția necesare pentru a-și dedica talentele firmei și proiectului dvs. Din fericire, puteți simplifica lucrurile. Pentru a vă asigura de succesul proiectului, fie că lucrați pentru un client sau pentru un participant direct interesat intern, consultați aceste cinci instrumente de management de proiect care economisesc timp, bani și energie.
Diagramele Gantt și panourile Scrum
Într-o epocă a conținutului infinit, cu armate de cuvinte care se luptă permanent pentru atenția noastră limitată, un element vizual simplu poate fi reconfortant și foarte eficient. Diagramele Gantt utilizează bare orizontale simple pentru a afișa etapele unui proiect și progresul. Dintr-o singură privire, colegii de echipă vor putea vedea la ce lucrați în prezent (sau cel puțin la ce ar trebui să lucrați) și când va fi necesară contribuția lor. De asemenea, vor putea vedea cât timp ar trebui să dureze fiecare etapă.
Panourile Scrum funcționează într-un mod similar și se potrivesc perfect pentru proiecte cu o cronologie mai puțin rigidă și care implică mai multe echipe. Panoul afișează diferite etape de proiect (planificare, executare etc.) și marcaje pentru fiecare echipă. Pe măsură ce parcurg etapele și progresează, echipele își pot muta marcajele de pe panou. Astfel, toți cei implicați pot vedea imaginea de ansamblu și locul lor din aceasta.
Atribuiri de activități
Este ușor să stabiliți că trebuie să faceți ceva, dar este mai greu să vă amintiți să faceți lucrul respectiv. Mai ales atunci când fiecare mesaj rătăcit pare să vină cu o nouă solicitare. De aceasta este atât de valoros un instrument online pentru atribuiri ale activităților. Persoanele responsabile de finalizarea unei porțiuni de proiect, fie că este vorba de proiectarea unei sigle sau de analizarea numerelor finale, pot să se conecteze și să vadă cu ușurință exact ce trebuie să facă. În funcție de setările de cont, ele vor primi și notificări prin e-mail pentru termenele limită iminente.
De partea cealaltă, managerii de proiect își pot monitoriza echipele și se pot asigura că toate activitățile sunt finalizate la timp, fără să defileze prin lanțuri lungi de mesaje de e-mail. Astfel, se evită întârzierile costisitoare și frustrările inutile.
Alocarea resurselor
Într-un mediu de agenție, alocarea resurselor este esențială. Managerii de proiect au nevoie de un instrument eficient pentru a planifica și a urmări programul fiecărui membru al echipei, pentru a preveni supraaglomerarea, termenele ratate și clienții nefericiți. Dar acest mod de organizare nu trebuie să se limiteze la lumea „creativă”. N-ar fi util, chiar și într-un mediu corporatist, să aveți o imagine clară a disponibilității membrilor echipei?
Solicitați-le membrilor echipei să estimeze în avans (atât cât este posibil) când vor fi disponibili pe parcursul proiectului. Cereți-le să marcheze zilele libere, zilele când nu vor putea participa la activități deoarece vor avea multe întâlniri și zilele când au alte termene limită. Dacă înțelegeți cine este disponibil permanent, veți putea construi cronologii realiste. Un instrument online de alocare a resurselor vă va ajuta pe dvs. și colegii de echipă să comparați orele reale cu cele estimate și să ajustați programul în consecință, pentru fluxuri de lucru viitoare mai line.
Instrumente de feedback
Furnizarea de feedback înseamnă altceva pentru fiecare; unii oferă solicitări de editare rigide și imperative, alții oferă sentimente și reacții vagi. Uneori, diferiți participanți direct interesați vor prezenta păreri conflictuale. Toate aceste lucruri înseamnă că va fi greu pentru persoana care primește feedback să știe ce să facă. Pe cine ar trebui să asculte?
Instrumentele de feedback le permit participanților direct interesați să voteze și să evalueze diferite versiuni ale produselor finale, ajutând grupurile să ofere îndrumări consistente într-un mod corect. Dacă opinia unei anumite persoane ar trebui să aibă mai multă greutate (poate pentru că are o expertiză relevantă semnificativă), puteți ajusta votul său cu o pondere dublă.
Rapoarte predefinite
Rapoartele de progres și cele finale sunt părți esențiale ale oricărui proiect și nu trebuie să fie o pierdere de vreme. În loc să petreceți ore valoroase creând un raport particularizat, alegeți o opțiune predefinită. Veți putea să introduceți numerele relevante și să permiteți ca programul să genereze formatarea și vizualizările de date corespunzătoare.
Aceasta înseamnă că veți putea începe să planificați următorul proiect mult mai devreme.
<!–
Related content
- Top three success strategies for the PMO
- 10 tech tips to run your business more efficiently
–>
Echipa Growth Center este axată pe ajutorul în deschiderea, gestionarea și funcționarea firmelor.