5 sfaturi privind îmbunătățirea ședințelor pentru deținătorii de afaceri mici

Toate firmele, mari și mici, au nevoie de timp alocat colaborării în vederea realizării sarcinilor de lucru. Pentru numeroși angajați, ședințele pot fi uneori o corvoadă. Indiferent dacă sunt prea multe sau prea puține, dacă ar fi putut fi înlocuite cu un e-mail sau dacă reprezintă o pierdere de timp, ședințele neproductive cheltuie resursele dvs. cele mai prețioase: timpul și oamenii. Biroul SUA pentru Statistica forțelor de muncă estimează că firmele americane pierd miliarde de dolari în fiecare an din cauza ședințelor inutile. 

Pe de altă parte, ședințele eficiente vor asigura o colaborare reușită, ceea ce este esențial pentru luarea deciziilor inteligente și pentru atingerea obiectivelor companiei și a țintelor de venit. În esență, acest lucru este valabil mai ales pentru firmele mici. Deoarece firmele mici au mai puțini angajați, fiecare își asumă adesea mai multe roluri. Acest lucru înseamnă mai mult multitasking, mai multe decizii colective și numeroase provocări specifice, care pot fi soluționate numai prin comunicare și planificare eficiente. 

Câteva practici esențiale pot să vă mențină echipele pe drumul corect. În continuare, vă prezentăm cinci moduri simple în care firmele mici pot să își îmbunătățească ședințele de lucru pentru a păstra productivitatea la cote înalte. 

1. Stabiliți un ritm și o rutină 

Dat fiind că sunt atât de multe de făcut, iar angajații sunt puțini, ședințele regulate sunt esențiale pentru firmele mici. Puteți stabili ședințe săptămânale cu angajații, ședințe lunare de brainstorming, ședințe trimestriale retroactive sau chiar verificări zilnice. Important este să stabiliți de comun acord un ritm adecvat pentru personalul dvs. și aliniat la obiectivele dvs. de afaceri. Angajații reușesc cu greu să vină pregătiți la ședințele neprevăzute sau aleatorii, acest tip de întâlniri reducând timpul pe care oamenii îl au la dispoziție pentru a-și îndeplini sarcinile de lucru.

  • Structura este importantă: dacă se știe clar unde se țin ședințele și care sunt subiectele de discuție, fiecare va avea mai multe șanse de a-și gestiona timpul, astfel încât să participe și să contribuie în mod productiv.
  • Stabilirea obiectivelor este esențială: dacă ședințele sunt periodice, este mai ușor pentru fiecare participant să-și stabilească obiectivele, să-și evalueze și să-și monitorizeze performanța și progresul față de obiectivele stabilite.
  • Ședința poate fi rapidă: anumite companii organizează ședințe zilnice “operative (standup)” sau de prezentare a actualizărilor, menite să dureze atât puțin, încât nimeni nu simte nevoie să stea jos. Rolul lor este de a păstra sincronizarea între angajați și de a reduce blocajele, fără a consuma din timpul prețios pentru realizarea sarcinilor de lucru. 

2. Stabiliți o agendă 

 Nimeni nu dorește să participe la o ședință de lucru ambiguă și dezorganizată. În plus, ineficiența costă bani. Un raport din 2019 estimează că ședințele prost organizate costă economia americană miliarde de dolari reprezentând timp pierdut, cu efecte negative asupra relațiilor cu clienții. În continuare, vă prezentăm câteva sfaturi practice pentru stabilirea unei agende: 

  • Întocmiți un plan: dacă veți trasa o agendă clară pentru ședință, fiecare participant poate veni pregătit pentru obiectivul vizat.
  • Păstrați concentrarea: stabiliți un număr limitat de teme de discutat pentru ca ședința să aibă o durată rezonabilă.
  • Stabiliți un obiectiv: alegeți un număr limitat de obiective sau de aspecte de rezolvat. O ședință cu un obiectiv clar va fi mult mai prețioasă pentru participanți.
  • Concentrați-vă asupra soluțiilor, nu asupra problemelor: orientarea pe soluții crește productivitatea ședințelor, în special dacă membrii echipei s-au gândit la soluții dinainte. 

3. Generați feedback mai rapid

 Adesea, proiectele stagnează atunci când o persoană așteaptă ca altcineva să-i trimită părerile. Timpul alocat ședinței poate fi transformat în timp pentru realizarea activității dacă folosiți instrumente de colaborare online care vă ajută să abordați proiectele, să vă întâlniți față în față cu clienții la distanță sau să colaborați pentru realizarea documentelor în timp real. 

  • Lucrați la documente în echipă: prin scrierea și revizuirea documentelor în timp real și prin stocarea în cloud a tuturor versiunilor documentelor respective, nimeni nu va mai avea de așteptat feedback și nici nu vor exista confuzii cu privire la cea mai recentă versiune. Totul se poate desfășura foarte rapid, în cadrul discuțiilor.
  • Încercați conferința video: pentru a accelera timpii de răspuns, clienții sau membrii echipei se pot întâlni față în față chiar dacă nu sunt prezenți fizic.
  • Partajați imaginile: instrumentele online vă ajută să partajați ecranul, să colaborați cu privire la cronologiile și programele proiectului și să efectuați multe alte lucruri. 

4. Folosiți un model de decizie

 Dat fiind că rolurile și responsabilitățile angajaților dintr-o firmă mică’ se schimbă mereu pentru a îndeplini cerințele de lucru, este dificil de identificat factorii de decizie și managerii de proiect. Folosirea unei matrice sau a unei diagrame de decizie poate avea un rol crucial (și aduce economie de timp). Iată câteva exemple de instrumente care contribuie la identificarea rolurilor și responsabilităților: 

  • Diagramele RACI/DACI: sunt instrumentele cu ajutorul cărora fiecare știe cine este responsabil pentru aspectele unui proiect sau pentru luarea deciziilor. În mod ideal, aceste lucruri se stabilesc în cadrul unei ședințe, înainte de începerea proiectului. 
    • RACI: grupul decide cine este “însărcinat (Responsible)” să lucreze la o activitate, cine este “responsabil (Accountable)” pentru realizarea activității, cine este “consultat (Consulted)” cu privire la proiect și cine este doar “informat (Informed)” în legătură cu acesta. Puteți să realizați o diagramă enumerând sarcinile de lucru pe axa Y și numele angajaților pe axa X și atribuind fiecărei persoane și activități o literă din modelul RACI. 
    • DACI: în cadrul acestui model similar, “conducătorul (Driver)” este șeful de proiect, “aprobatorul (Approver)” este persoana responsabilă pentru semnarea de închidere a unui proiect, “contribuitorul (Contributor)” este persoana care ajută la desfășurarea proiectului, iar persoanele “informate (Informed)” sunt ținute la curent cu evoluția proiectului.
    • Atât modelul RACI, cât și modelul DACI au rolul de a reduce întârzierile și neclaritățile. De asemenea, dacă o persoană este responsabilă pentru prea multe activități, poate avea un tablou clar al acestora cu ajutorul diagramei RACI/DACI. 
  • Arborele decizional: este unmod simplu, vizual de a reprezenta o situație, opțiunile sale și diversele consecințe sau circumstanțele atenuante. 
  • Elaborați un proces: important este să aveți un model sau un proces, nu contează care este procesul respectiv. Atunci când există un sistem și dacă este aplicat, luarea deciziilor și alocarea responsabilităților se vor realiza mai ușor.

5. Participare colectivă 

 Dacă delegarea activităților și deciziilor este esențială pentru succesul unei firme mici (sau a unei ședințe organizate de o firmă mică), colaborarea cu adevărat eficientă înseamnă participarea colectivă la realizarea obiectivelor și la asumarea rezultatelor. Dacă la fiecare ședință există un simț al responsabilității colective, participanții vor rămâne focusați și implicați.

  • Întâlnire față în față: uneori, pentru a rezolva o problemă, trebuie să renunțați la e-mailuri, să vă întâlniți direct și să vă puneți de acord asupra aspectelor.
  • Evitați mentalitatea de tipul “„Asta nu e treaba mea””: chiar dacă membrii echipei au sarcini diferite, participarea colectivă la succesele și nereușitele companiei înseamnă ca fiecare să fie dispus să se implice pentru progresul grupului.
  • Acceptați perspective diferite: participarea colectivă în procesul de luare a deciziilor poate ajuta o companie să se dezvolte în moduri neașteptate. 

 Înainte de toate, este obligatoriu ca modelele, instrumentele sau programele pe care le alegeți să se potrivească cu structura și cultura companiei dvs. Prin adoptarea câtorva dintre aceste sfaturi puteți reuși să economisiți timp, să îmbunătățiți munca de echipă și să gestionați nenumăratele provocări cu care se confruntă o firmă mică. 

Aflați mai multe despre ședințele pentru firmele mici și despre instrumentele cu ajutorul cărora echipele dvs. pot să colaboreze mai eficient și să inoveze. 

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum
Conținut asociat
Productivitate

5 moduri în care aplicațiile de calendar online integrate cresc productivitatea

Citiți mai multe
Productivitate

Sfaturi pentru productivitatea unui birou mobil sau la distanță

Citiți mai multe
Productivitate

Sfaturi utile pentru coordonarea cu eficiență a întâlnirilor cu personalul dvs.

Citiți mai multe
Productivitate

Alegerea celui mai eficient grafic

Citiți mai multe

Date și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.