5 moduri în care aplicațiile de calendar online integrate cresc productivitatea

Ce este un calendar online? 

Cei mai mulți dintre noi avem multe de făcut și ne străduim să urmărim totul. Calendarele de hârtie ajută, dar au câteva dezavantaje: spațiul este limitat, reprogramarea poate duce la dezordine, trebuie să scrieți totul de mână și sunt dificil de partajat cu alte persoane. 

Un calendar online arată destul de asemănător cu originalul, cu toate evenimentele dvs., dar aveți mai multă flexibilitate, deoarece totul este digital. Este simplu să reprogramați lucrurile, să adăugați evenimente recurente și să vizualizați orice perioadă de timp doriți. În plus, vă puteți accesa aplicația de calendar de pe orice dispozitiv și chiar puteți partaja calendarul cu prietenii și colegii. Poate calendarele online nu au desene amuzante precum cele de hârtie, dar sunt mult mai puternice; odată ce le utilizați, este greu de imaginat întoarcerea la stilul vechi. 

Caracteristicile calendarului online 

Aplicațiile de calendar diferă, dar majoritatea au aceleași avantaje: vă ajută să planificați, să rămâneți organizat și să urmăriți termenele limită. Iată ce puteți face cu calendarele online, în funcție de aplicația pe care o folosiți: 

  • Planificați întâlniri personale și de afaceri. 
  • Vizualizați planificările altora și organizați întâlniri în funcție de disponibilitate. 
  • Verificați disponibilitatea sălii de ședințe și alegeți o locație. 
  • Vedeți răspunsurile la invitația la ședință. 
  • Partajați calendarul și ajustați setările de partajare, pentru ca alții să vadă detaliile evenimentului sau pur și simplu că sunteți ocupat sau liber. 
  • Vizualizați mai multe calendare simultan, cum ar fi cel de la muncă, cel personal și cel de vacanță. 
  • Vedeți ziua, săptămâna, luna sau anul care urmează, precum și evenimentele din trecut. 
  • Setați mementouri pentru întâlniri, de la cinci minute la câteva săptămâni înainte de eveniment. 
  • Creați întâlniri recurente, indiferent dacă sunt săptămânale, anuale sau într-o anumită zi din fiecare lună. 
  • Oferiți acces altor angajați pentru a vă gestiona aplicația de calendar de afaceri. 
  • Verificați prognoza meteo. 
  • Clasificați evenimentele după culoare. 
  • Acceptați sau refuzați automat întâlniri, în funcție de disponibilitatea dvs.

Cum se conectează calendarele online la aplicațiile dvs. existente

Unul dintre cele mai bune aspecte ale calendarelor online este că se conectează la celelalte aplicații ale dvs. Iată cum le utilizați împreună. 

E-mail: Atunci când organizați o întâlnire nouă, calendarul online va crea o invitație prin e-mail către participanți, inclusiv cu detalii, de exemplu, dacă participarea lor este obligatorie sau opțională. De asemenea, puteți trimite întregul calendar prin e-mail, pentru ca alte persoane să poată vedea când sunteți liber. În unele aplicații de calendar, glisarea unui mesaj de e-mail din inbox în pictograma de calendar va crea automat o întâlnire nouă cu conținutul mesajului de e-mail în detaliile întâlnirii.

Videoconferințe: Unele aplicații de calendar se conectează la aplicații de videoconferință, astfel încât atunci când faceți clic în calendar pe Întâlnire imediată sau Întâlnire nouă, se creează o invitație la întâlnire care include linkul videoconferinței. 

Documente: Atunci când creați un eveniment nou, unele calendare afișează o opțiune Atașare fișier, pentru a putea adăuga un document, un videoclip sau o imagine la invitație, care să fie examinate de participanți înainte sau în timpul întâlnirii. 

Aplicație pentru luarea de notițe: Atunci când deschideți un eveniment în unele aplicații de calendar, veți vedea o opțiune de creare de minute în aplicația de luare de notițe. Puteți alege dacă doriți să vă partajați notițele sau să le păstrați private. 

Cinci moduri în care aplicațiile de calendar online integrate cresc productivitatea

#1. Planificați întâlniri mai rapid

S-au dus zilele când se făcea schimb de mesaje de e-mail pentru a găsi o oră de întâlnire potrivită pentru toți. Cu asistentul de programări din calendarul online, puteți vedea blocuri de timp liber și ocupat pentru fiecare persoană, astfel încât este ușor să găsiți ora cea mai potrivită pentru o întâlnire. Dacă lucrați cu persoane din alte fusuri orare, puteți alege să afișați ora locală a acestora, ceea ce împiedică întâlnirile în afara orelor lor de lucru. 

<!–

–>

De asemenea, puteți accepta, refuza și reprograma rapid întâlnirile cu ajutorul calendarelor online, deoarece se sincronizează cu e-mailul. Când participanții la întâlnire primesc o invitație prin e-mail, pot accepta, refuza sau sugera o altă oră direct din aplicația lor de e-mail. 

#2. Structurați-vă timpul pentru a respecta termenele limită

Jonglarea cu mai multe proiecte, fiecare cu propriile jaloane, poate fi o provocare. Calendarele online vă ajută să planificați mai ușor. Vizualizați termenele limită importante în calendarele de grup și organizație, apoi creați un program de lucru în calendarul personal pentru a rămâne în grafic. Împărțiți proiectele mari în părți mai mici, oferindu-vă o anumită perioadă de timp pentru fiecare dintre ele, cu mementouri opționale. Blocați-vă timp în planificare, în mod ideal în perioada zilei când sunteți cel mai productiv, pentru a vă concentra pe anumite activități, astfel încât alte persoane să știe să nu vă deranjeze și să puteți face mai multe.

#3. Colaborați mai ușor

<!–

–>

Atunci când adăugați fișiere la programările din calendar, cum ar fi o prezentare partajată sau o simulare de proiectare, participanții le pot accesa mai rapid în timpul întâlnirilor. Apoi se pot concentra asupra participării, în loc să caute documente. Pentru o colaborare productivă, puteți chiar să adăugați întrebări sau solicitări în descrierea întâlnirii, pentru a fi analizate în prealabil.

#4. Luați în calcul absențele

De la vacanțe, concedii medicale, sărbători, până la conferințe, sunt multe evenimente care pot întârzia un proiect. Cu calendarele online, puteți vizualiza mai multe planificări simultan, pentru a evalua disponibilitatea echipei dvs. până la un anumit termen. Apoi puteți planifica acoperirile, evita surprizele și muta termenele limită, dacă este necesar. 

#5. Luați-l oriunde 

Aplicațiile de calendar se sincronizează automat online, astfel încât toate dispozitivele dvs. au automat cea mai recentă versiune a planificării dvs. Puteți chiar participa la o întâlnire de pe telefon dacă invitația are un link pentru videoconferință. 

Mai mult pentru viață, mai mult pentru Outlook

O modalitate inteligentă de a ține pasul cu noutățile din inbox. Recuperați mai mult timp din zi cu Redare e-mailuri în Outlook pentru iOS

Începeți acum

Cele mai bune practici pentru calendarul online

Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să profitați la maximum de aplicația de calendar de business. 

  • Planificați pauze. Blocați timpul pentru prânz și întreruperi scurte, cum ar fi puțină mișcare sau sport. Aerul curat și câteva exerciții fizice ușoare pot face minuni pentru productivitatea dvs. 
  • Delegați un coleg. Economisiți timp oferindu-i unui alt angajat, cum ar fi un șef de personal, acces la calendar și posibilitatea de a adăuga sau a reprograma evenimente. 
  • Trimiteți mai bine un e-mail. Gândiți-vă dacă nu cumva o întâlnire ar putea fi înlocuită cu un e-mail. Dacă o întâlnire este necesară, invitați cât mai puține persoane posibil. 
  • Gândiți-vă la vizibilitate. Ajustați setările de calendar, astfel încât colegii dvs. să poată afla detaliile întâlnirii sau doar să știe că nu sunteți disponibil.
  • Limitați mementourile. Probabil doriți notificări pentru întâlniri, dar poate nu și pentru concediile colegilor. Dezactivați-le pe cele pe care nu le doriți, pentru a limita întreruperile. 
  • Planificați întâlniri mai scurte. Unele aplicații de calendar de afaceri vă permit să programați o întâlnire de 25 sau 50 de minute, în loc de cele tipice, de 30 sau 60 de minute. Încercați aceasta. Colegii dvs. vor aprecia probabil timpul suplimentar.

Calendarele online vă pot ajuta să rămâneți organizat, productiv și conectat la echipă, indiferent unde v-ați afla. Dacă nu sunteți sigur ce aplicație de calendar să luați, încercați Microsoft Outlook pentru firme. Pentru o soluție cuprinzătoare care include Microsoft Outlook, cumpărați Microsoft 365 pentru firme și începeți lucrul imediat.  

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum
Conținut asociat
Productivitate

Sfaturi pentru productivitatea unui birou mobil sau la distanță

Citiți mai multe
Productivitate

Sfaturi utile pentru coordonarea cu eficiență a întâlnirilor cu personalul dvs.

Citiți mai multe
Productivitate

Alegerea celui mai eficient grafic

Citiți mai multe

Date și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.