6 moduri de a scoate în evidență agenda de întâlniri online

De Dianna Booher, autor invitat Microsoft

Foarte multe întâlniri online seamănă foarte puțin cu întâlnirile față în față sub aspectul energiei, al implicării sau al ideilor generate.

Cel mai adesea, aceste întâlniri online deviază de la traseul obișnuit în două moduri: Fie sunt cufundate într-o tăcere de mormânt, cu monologuri unul după altul ținute în stil funebru. Fie sunt dominate de o atmosferă tipică petrecerii unor asociați de vânzări din sala de așteptare a unui aeroport după obținerea unui contract important, în care fiecare încearcă să se bage în vorbă fără a avea o direcție sau un obiectiv precis. Dar nu așa ar trebui să stea lucrurile.

Pentru ca întâlnirile online să fie la fel de animate și de productive precum întâlnirile față în față, analizați următoarele instrucțiuni:

1. Utilizați o agendă oficială.

Dacă nu aveți nicio agendă, participanții vor crede că intenționați doar „să purtați o discuție”, nu să rezolvați sarcini, să faceți schimb de idei și să luați decizii. Dați o formă agendei în scris și trimiteți-o participanților cu cel puțin două zile înainte, pentru a o analiza și a se pregăti.

De asemenea, faceți trimitere la ea din când în când, în timpul întâlnirii. (Veți vedea motivul în cele ce urmează.)

2. Menționați subiectele sub formă de întrebare.

Evitați formatul obișnuit de expunere a unui subiect:

– Vânzări pentru trimestrul al 3-lea

– Stand în expoziția comercială de la Conferința ITH

– Campania de marketing a concurenței în luna august

Mai degrabă, formulați subiectele sub formă de întrebări, astfel încât prezentarea dvs. să fie extrem de concentrată, nu incoerentă:

– Cât la sută din cota din trimestrul al 3-lea s-a realizat până în momentul de față?

– Merită să cheltuim 35 de milioane de lei și să dedicăm 2 zile pentru a fi prezenți la expoziția comercială ITH?

– Care ar fi cea mai bună strategie de vânzări împotriva campaniei de marketing Logard din august?

3. Specificați formatul pentru fiecare subiect de pe agendă.

Pe o agendă scrisă, menționați formatul pentru fiecare subiect: „Pentru dezbatere liberă” „Numai pentru raport” „Întrebări și răspunsuri” „Chestionar pentru participanți” „Pentru recomandare” „De decis”. De multe ori participanții pleacă de la întâlniri gândindu-se că și-au pierdut timpul întrucât nu s-a luat nicio decizie. Însă, în calitate de coordonator de întâlniri, scopul dvs. trebuie să fie acela de a aduce în discuție o problemă și de a aduna opinii. Permițându-i grupului să vă cunoască dinainte scopul, îi ajutați pe toți să aibă un sentiment de împlinire chiar și în aceste chestiuni.

4. Alocați timp pentru fiecare subiect.

Întotdeauna puteți modifica durata unui subiect pe parcursul întâlnirii. Însă faptul de a estima durata îi ajută pe toți să își facă o idee despre așteptările pe care le aveți. Dacă în agenda dvs. este menționat că Eugen trebuie să prezinte rezultatele de laborator, iar timpul alocat este de 5 minute, acesta va ști că nu trebuie să dedice timp alcătuirii unei expuneri de diapozitive de 30 de minute.

5. Avertizați toate persoanele responsabile să aducă suficiente informații.

Dacă vă așteptați ca Ioana să prezinte date ca bază pentru o discuție, nu o luați prin surprindere. Adăugați-i numele în agendă, menționând-o ca „parte responsabilă”, astfel încât ea să vină pregătită la întâlnire.

6. Rezumați concluziile și specificați acțiuni ulterioare ÎN agendă.

Mai ales la întâlnirile online, nu uitați că atenția participanților poate fi extrem de ușor distrasă de ecranele telefoanelor mobile sau de teancurile de hârtii. Rezumați concluziile-cheie și deciziile și introduceți-le în coloana necompletată din agenda prevăzută. Apoi, într-o coloană finală, înregistrați acțiunea de întreprins ulterior: Cine se ocupă de o anumită acțiune, în ce constă acțiunea și care este termenul-limită.

Gata. Agenda completată vă va servi drept proces verbal al întâlnirii. La sfârșit, oferiți agenda atât participanților, cât și celor care nu au fost prezenți (ca document ce se poate descărca pentru fi consultat ulterior)!

Agenda vă face munca mai ușoară. A avut loc o întâlnire online productivă!

Dianna Booher este autor a 47 de bestselleruri, publicate în 60 de ediții în limbi străine. Ea ajută organizațiile să comunice clar, iar pe lideri să-și extindă influența printr-o prezență puternică în structura de conducere. Ea scrie în mod regulat bloguri pentru Forbes, HuffPost și The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum
Conținut asociat
Business Tips

Protejarea mediului înconjurător lucrând de acasă

Citiți mai multe
Business Tips

6 sfaturi pentru a impresiona atunci când folosiți software de prezentare de diapozitive

Citiți mai multe
Business Tips

6 moduri de a face întâlnirile virtuale mai eficiente

Citiți mai multe

Growth Center nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.