Analize de e-mail: Utilizați date pentru a scrie e-mailuri mai eficiente

Scrierea unui e-mail poate fi un proces epuizant pe plan afectiv: ore întregi concepeți o capodoperă pe care o trimiteți în neant, fără certitudinea că va fi citită.

Cu analize de e-mail puteți scoate la lumină rezultatele e-mailurilor. Când știți câți la sută din destinatari v-au deschis mesajul și cât timp petrec în medie uitându-se la el, puteți să luați decizii mai bune. Dacă rata de citire nu este atât de mare pe cât v-ați dori, puteți încerca să rescrieți cu o copie de corp diferită și cu un apel la acțiune mai clar, apoi să retrimiteți pentru a vă asigura că mesajul dvs. ajunge la public.

Acest e-mail are o rată de citire de numai 50%: se recomandă ca utilizatorul să retrimită mesajul pentru a obține răspunsul dorit.

Înțelegeți cât timp petreceți citind și scriind e-mailuri

Ați simțit vreodată că petreceți atât de mult timp citind și scriind e-mailuri încât nu reușiți să duceți la bun sfârșit niciun alt lucru? Nu sunteți singurul: studiul1 arată că un lucrător cu informațiile de nivel mediu își petrece 28% din timp doar gestionându-și e-mailul.

Analizele de e-mailuri personale vă pot arăta cât timp petreceți citind și trimițând e-mailuri. Dacă petreceți prea multe ore cu e-mailul, vă puteți propune să reduceți acest timp. Deseori, cea mai simplă modalitate este să treceți la instrumente bazate pe chat, precum Microsoft Teams, care vă permit să trimiteți mesaje mai scurte și mai familiare.

În cazurile grave de supraîncărcare cu e-mailuri, problema ar putea consta în structura organizațională sau în stilul dvs. de lucru: probabil că aveți prea multe responsabilități sau poate dețineți autoritatea de a lua decizii. Având analizele de e-mailuri personale la îndemână, puteți avea motive întemeiate să delegați o parte din sarcinile dvs., ceea ce vă va ajuta echipa să ia decizii mai bune și într-un timp mai scurt.

Acest utilizator a petrecut săptămâna trecută aproape 11 ore citind și trimițând e-mailuri, sub obiectivul său de 12 ore, ceea ce reprezintă totuși o parte considerabilă din timpul său limitat.

Puneți-vă afacerea pe roate cu un curs-fulger despre Microsoft 365

Oferiți echipei dvs. instrumentele de care are nevoie pentru a fi productivă în fiecare zi, de oriunde, cu Microsoft 365.

Aflați mai multe

De la prelucrarea fiecărui e-mail în parte la prelucrarea ca lot a e-mailurilor

Multe persoane care lucrează cu informații țin inboxul deschis toată ziua ca să consulte fiecare mesaj în parte, de îndată ce sosește. Acest obicei vă poate perturba concentrarea, fiindu-vă mai greu să rezolvați proiectele de maximă prioritate. Unele studii avansează ideea că pot trece mai bine de 15 minute până ce vă puteți concentra din nou asupra activității curente după ce ați verificat chiar și un singur e-mail.²

Cu analizele de e-mailuri personale, puteți să înțelegeți mai bine modelele dvs. de comportament în ceea ce privește e-mailul, iar apoi să le corectați, dacă este cazul. De exemplu, puteți să vă planificați un timp în calendar ca să puteți parcurge toate e-mailurile odată, iar apoi să intrați în modul „Nu deranjați” pentru restul zilei.

Acest utilizator este un exemplu clasic de persoană care prelucrează fiecare e-mail în parte imediat ce sosește: are tendința de a citi și a trimite mesaje de e-mail pe tot parcursul zilei, în loc să le prelucreze ca lot.

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum
Conținut asociat
Sfaturi pentru business

Cum folosește Molly Moon’s analiza datelor pentru a-și crea meniul

Citiți mai multe
Sfaturi pentru business

Analize pentru echilibru între viața profesională și privată

Citiți mai multe

Date și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.